開業2年目で売上1億2,000万円!システム自社開発で手続き漏れを防止
- 2020.05.26
- 株式会社 アックスコンサルティング
村田社会保険労務士事務所では、システムエンジニアを職員として雇い、手続き業務や助成金の申請、給与計算を顧客別に管理できるシステムを開発しました。
なぜ自事務所でシステムを開発しようとしたのか、その経緯について代表の村田吉典氏にお伺いしました。
人的ミスをなくすために業務管理システムを開発
社会保険労務士の根幹業務である社会保険や労働保険の手続き。この手続き業務が最も重要だと村田氏は言います。
手続き業務をおろそかにする社会保険労務士は、顧客から信頼を獲得できないからです。
しかし、手続きのプロである社会保険労務士でも、顧問先を多く抱えているとタスク漏れが起きてしまう可能性があります。
村田氏はこのような人的ミスを少しでもなくすために、業務管理ができるシステムを導入しようと考えました。
ただ、市販の社会保険労務士向けのシステムは発展途上のものが多く、村田氏が満足するシステムは見つかりませんでした。
前職がシステムエンジニアだった村田氏は、「ないなら自分で作ろう」と自事務所でシステム開発することを決意。
元同僚に声をかけ、社会保険労務士業務の管理ができるシステムを開発したのです。
このシステムは手続き業務だけでなく、就業規則の作成や助成金の申請も管理ができます。
村田氏が必ず付けなければならないと感じた機能は、手続き業務や申告業務の過程をスケジュールに落とし込めるものなのです。
「社会保険の手続きや就業規則の作成は、お客様から依頼があった日にすぐ行えるものではありません。
お客様に資料をそろえていただく必要がありますし、私たちも依頼を受けた日に時間が空いているかわからないですからね。
手続きや申請するまでのタスクを洗い出し、スケジュールに落とし込まないといけないのです」
システムに顧客の会社情報を入力すると、依頼を受けた業務のタスクが自動的にリストアップされ、スケジュールに登録されるしくみ。
職員は作成されたスケジュールに従って、業務を進めればいいのです。
労務の知識がない人でも入力できるので、人件費の削減にもつながります。
「このシステムのおかげで、他の事務所と比べ、2分の1の人員で業務を回せています」
と村田氏は語ってくれました。
経営者と同じ目線に立った言葉を選ぶ
実務面をシステムで補う一方、顧客のサポートは人手を使って丁寧に対応しています。経営者と面談する際に一番重要なことは、「経営者と同じ目線で話す」ことだと村田氏は言います。
具体的には、経営者へ労務について説明するとき、専門用語を使わないように村田氏は意識しています。
ほとんどの経営者は労務に詳しくなく、社会保険労務士では当たり前のように話す「有期社員」という言葉も、「期限を設けて雇っている社員」と噛み砕かなければ、伝わらない場合があります。
「ITの専門用語をいきなり話されてもわからないですよね。
労務についても同じです。
ほとんどの経営者は会計については勉強しても、労務を学びませんからね。
私たち社労士は、経営者にわかりやすく労務を伝える必要があるのです」
経営者が労務関係で最も困るのは、従業員から労働審判を起こされたときです。
裁判となると弁護士の業務領域になるが、村田氏はできるだけ最後までフォローするようにしているそうです。
なぜ、そこまで丁寧な対応をしているのでしょうか。
「お客様を最後まで見届けるのは、私たちの役目だからです。
また私自身の勉強にもなるので、裁判にはなるべく立ち会うようにしています。
お客様に裁判の事例を話すことで、労務の問題点を理解してもらいやすいですから」
業務漏れを防止し、丁寧な顧客サポートを徹底することは、顧客満足度の向上と、新規の紹介につながります。
村田社会保険労務士事務所では、2年目から紹介だけで新規案件を獲得できる状態になりました。
全国展開を視野に入れ事務所の拡大を目指す
次年度の売上目標を2億5,000万円に掲げている村田氏。現在、全国展開も視野に入れています。
「おかげさまで、全国の経営者様とお付き合いさせていただいております。
東京以外の方たちにも充実したサポートができるように、事務所数を増やしていきたいですね」
事務所規模を拡大していくためには、職員数を充実させなければなりません。
採用は売り手市場になっていますが、求人票の打ち出し方と、事務所の見せ方を工夫するだけで、300人の求職者を獲得できると村田氏は言います。
「求人票には、『将来、支社の社長をお任せします』と打ち出しています。
求職者の具体的な将来像を求人票に記載しておくと、業務内容だけが記載されている求人票よりも反応がいいんですよね。
また、面接にいらっしゃった方には、私が外部のセミナーに登壇した際に撮影した動画を見ていただき、事務所の雰囲気を伝えるようにしています。
動画を活用している社労士事務所は少ないので、求職者の印象に残ると思いますね」
村田社会保険労務士事務所は、売上目標2億5,000万円へ向けて、今後も成長速度を加速していくことでしょう。
プロフィール
村田社会保険労務士事務所
(東京都港区)
代表 社会保険労務士
村田 吉典(むらた よしのり)氏
2014年9月に開業。労務手続きや就業規則の作成、給与計算などの労務業務だけでなく、労務裁判が起きた後のフォローも行っている。
経営者目線のサポートを徹底しており、顧客満足度が高い。
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