加速するDX （デジタルトランスフォーメーション）の波。
多くの中小企業を顧問先に抱える士業が、DXに取り組む意義とは。
社会保険労務士法人スマイングの成澤紀美氏に、
株式会社SmartHRの小杉和明氏が聞きます。

 

社労士がDXに取り組む3つのメリット

１. DXを進めることで業務の効率化はもちろん、
     場所を問わずに勤務できるようになるため、
     事務所と顧問先の働き方が変わる！
     また、事務所のBCP対策としても有効

DXを推進することで、戦略的な業務に移行する

効率化で時間が生まれると、より価値の高い業務が見える。
そこにDXの意義があります（成澤氏）


 

デジタル化することで BCP対策も可能になる

小杉 成澤先生は、士業事務所向けにもクラウドサービス導入のコンサルティングをされていますが、
デジタル化が進んでいない事務所は、どんなところがボトルネックになっていることが多いですか？

成澤 士業事務所はミスの許されない業務が多いこともあり、
トライアンドエラーを嫌う人が多いんです。
最初から完璧なものを求める。
でも、クラウドサービスは日々バージョンアップを繰り返していくものです。
突然サービスがなくなってしまうこともあれば、
気がついたら既存のシステムよりも良い機能がたくさん装備されていることもあります。
ただ、その感覚に戸惑いを感じる人は多いのかもしれません。

また、業務フローが変わることに不安を覚える職員は一定数います。
所長が旗を振っても、なかなか動かないケースもあります。

小杉 そういった場合、どのようにサポートするのですか？

成澤 大事なのは、不安感を取ってあげること。
同時にその人たちに「仕事は無くならない」という安心感を与えてあげることです。
例えば地方の場合、お客様がまだデジタル対応できていないこともあります。
その場合、アナログ専門のチームとして活躍してもらうことも一つの方法です。

とはいえ、デジタル化は進んでいきますから、
「お客様とのデータ共有の仕方、チェックの仕方が変われば、あなたたちも楽になるんだよ」ということを知ってもらう。
そして、「どうしていきたいか？」を自分たちで考えてもらうことも大切です。

小杉 答えを見せるのではなく、考えてもらうことが大事なんですね。
ほかにも、デジタル化すべき理由はありますか？

成澤 繰り返しになりますが、圧倒的に業務が効率化できることです。
情報をお客様が入力し、その情報を預かって社労士事務所で入力し、また同じ情報を会計事務所でも入力している。
それを１カ所に集約すれば、今まで１００だった業務が25くらいになります。

また、「BCP（事業継続計画）対策になりますよ」ということもよく話します。
士業はお客様から重要なデータを預かっていますから、ローカルで管理するのは絶対にダメ。
セキュリティのしっかりしたクラウド上で管理することが必要です。
セキュリティ対策ができていることをアピールできれば、お客様にも安心してもらえます。


 

SmartHRは 人事DBとしても有効

小杉 先ほど、効率化することで新たなサービスが生まれるという話がありましたが、
士業事務所のビジネスチャンスを広げるという意味で、
デジタル対応していることのメリットはありますか？

成澤 あると思います。
特に最近の傾向として、お客様の方が先にクラウドサービスを使っているケースが多いんです。
実際当社にも、「SmartHRを導入したいので、対応できる社労士事務所を探しています」
というお問い合わせが増えています。
すべてが成約になるわけではありませんが、月に10件くらいは来ますよ。

小杉 そうですか！ それは想像していたよりも多いですね。
実際にお問い合わせが来た際やお客様に提案される際に、他社のシステムとも比較されると思うのですが、
SmartHRが向いている企業かどうかというのは、どこで判断されていますか？

成澤 「従業員に使ってもらいたいか」というのは一番のキーワードです。
SmartHRはUI（ユーザーインターフェース／サイトの使いやすさ）が良いので、
「従業員に自分で情報を入力してほしい」「管理を簡単にしたい」という場合は特におすすめしています。
人事・労務を専門に担当する社員がいない企業や、
人事担当者の労務周りの業務を効率化して人材開発や採用に力を入れたい企業などにはハマりますよ。

また、最近では人事・労務領域のクラウドサービスがたくさん出てきていますが、
多くの企業が悩んでいるのが、「人事データベースの核をどうするか」ということ。
その点、SmartHRは勤怠管理や給与計算などでAPI連携しているシステムが多いので、
人事データベースの基盤としても使いやすいと思います。

小杉 ありがとうございます。
私たちも、人事情報の収集のしやすさ、使い勝手の良さという点に関しては、強みを感じています。
逆に、SmartHRのデメリットはどのあたりにあると感じていますか？

成澤 士業事務所としての視点ですが、電子申請のバリエーションでしょうか。
申請の内容によっては、他社のシステムの方が使い勝手が良いこともあります。
その場合は、SmartHRからデータを落として、他社のシステムで申請しています。
 ただ、公文書などはすべてクラウドサーバー上で管理して、二重管理にならないようにしています。
特に当社の場合はいろいろなシステムを使っているので、管理するデータは１箇所に集約することで効率化しています。


 

事務所で運用するなら UIの良さは絶対必要

小杉 ご事務所内での使い方について、もう少し教えてください。
SmartHRはUIが良いというお話がありましたが、職員さんからの評判はいかがでしょうか？

成澤 とても良いですよ。
当社の場合、未経験で入社する職員も多いんですね。
それこそ、「事務職は初めてです」という場合もあります。
採用する基準は、〝華があること〟と〝自立していること〟なので、実務経験は問いません。
もちろん、基本的なパソコン操作ができるかどうかは確認していますが、
「労務関係のシステムは使ったことがありません」という人もいます。

さらに、使っているシステムの数もかなり多いと思います。
だからこそ、UIが良いというのは絶対です。
そうでなければ、事務所のなかで根付かなくて、職員からブーイングが出ます（笑）

小杉 なるほど。未経験の方でも使いやすいというのは、
システムを導入して運用するうえでも重要なポイントですね。
評判が良くて安心しました（笑）

成澤 あとは、必須入力項目が多いシステムだと、
情報が１００％集まっていなかったときに業務が止まってしまうんです。
それはかなりのストレスです。
でも、SmartHRの場合は比較的自由に設定できるので、
そういった点でもストレスは少ないですね。

小杉 ありがとうございます。
おかげさまで、SmartHRは少しずつ認知が広がっているのですが、まだまだ努力が必要です。
社労士の先生方が新たな領域に挑戦できるよう、
ご事務所へのサポートはもちろん、
顧問先企業の人事・労務担当者の効率化にも貢献していきたいと思います。


DXを進めることで戦略的な業務に移行できる。
そのための効率化に貢献したいと考えています（小杉氏）

 

クラウド達人・成澤氏に聞く！ SmartHRのメリット＆デメリット

●メリット
UIが良いため、未経験者でもすぐに使いこなすことができる。
また、入力項目なども比較的に自由に設定できるため、
操作へのストレスが少なく、事務所でも顧問先でも運用しやすい

●メリット
勤怠管理システムや給与計算ソフト、タレントマネジメントシステム。
採用管理システムなど、多くのサービスとAPI連携しているため、
人事データベースの基盤になるシステムとして使える

●デメリット
電子申請の内容によっては、他社のシステムの方が使い勝手が良いことも。
その場合は、SmartHRからデータを落とし、別システムで申請。
ただし、公文書などの管理場所は一つにすることがポイント


登録社数4万社以上。人事・労務の大幅な業務効率化を実現。
https://smarthr.jp/
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