【お悩み所長の駆け込み寺】退職者の業務を後任へと漏れなく引き継ぐにはどうすればいいの? 記事



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今回のご相談は・・・


 

退職者の業務を後任へと漏れなく引き継ぐにはどうすればいいの?



 

業務の進捗を見える化退職時はリストを活用

前任が引き継ぎを正しく行わないまま退職し、業務記録や顧客との接触履歴も残っておらず、
後任の職員があたふたしてしまうのは、ありがちなトラブルです。

そのトラブルに対して、一から後任の職員に業務フローの説明をするのは、効率的ではありません。

このような状況を防ぐためにまず行うべきことは、
日ごろの務業の進捗やお様客とのやり取りを
タスク理管ツールや日報で共有し、常に〝見える化〞することです。

こうすることで、当事者しかお客様情報や業務内容について把握していないという状況を解消できます。

さらに、決算時の資料や、提案書などの成果物を
日ごろから全員が見られるクラウドサーバーを用意する。
月に一度、事例の発表会を行うなどすれば、職員全体で業務の共有ができると同時に、
若手職員の参考になり、職員教育にもつながります。

業務プロセスの可視化を徹底していくと、
担当の配置換えがあったとしても引き継ぎ業務をゼロにすることも可能です。
ジョブローテーションがしやすい状態になるため、人材の定着にもつながります。

また、実際に退職者が出た際に行うべきこととして、
退職時提出物チェックリスト』を用意しておきましょう。
これは、お客様とのやり取りの記録など、引き継ぐべきものや、
事務所に提出すべき書類を一覧にまとめたものです。

退者職は、どうしても次の仕事や職場に意識が向いているため、
退職者と後任職員だけに引き継ぎを任せると、
引き継ぎが〝できているつもり〞になりがちです。

退職後に「実は抜け漏れがあった」ということを防ぐためにも、
引き継ぎにはチェックリストを活用し、必ず上司が立ち会いましょう。

※月刊プロパートナー2019年7月号より抜粋

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プロフィール

野口陽司

株式会社アックスコンサルティング 経営コンサルタント
士業事務所の業務改善や営業手法への具体的なソリューションを提供。
人事・採用分野のサポートも行う。