コンサルタント野口が直撃!ムダをとことん省けば生産性がみるみるUP! 残業50%↓・生産性79%↑ 超効率化手法公開! 記事

一時期は所長自らが担当顧問先55件を抱え、業務に追われていたという税理士法人町田パートナーズ。
劇的な業務効率化で残業50%カットを実現した秘訣に迫るべく、事務所へ直撃!!
 

かつては申告書作成の一つをとってもやり方が統一されていない、職人集団だったと話す税理士法人町田パートナーズ代表の町田孝治氏。
そこで2017年、町田氏が先陣を切って現場に立ち、無駄な工程を洗い出し、効率的なやり方に統一した。加えて、送付状の作成や発送履歴管理など、簡単にできるところはすべてシステムを構築。時間の使い方の見直しで残業時間を減らし、生産性を向上させた。
「ツールの導入直後は慣習化させるのに時間はかかりますが、統一性のあるルールを守ることが結果的に生産性向上につながります」。

●効率化による変化
  Before After  
残業(全体) 747時間  372時間
担当件数 27件  56
※2017年1月と2019年1月を比較

残業↓生産性↑
 町田流 
ITツールでかんたん高品質効率的に業務に集中

顧問先の領収書を自動取込&自動仕訳で劇的に効率化

 


AI仕訳システム『ちあロボ』(現在、開発中)は
「ScanSnap」と連動し、
顧問先から送られてくる帳票を
一気にクラウドに取り込み。
自動で科目ごとに仕訳ができ、
手書き帳票にも対応。  
 

POINT!!
ちあロボで人の10倍の速さで
人よりも正確にデータ化します



 

「ScanSnap」 Wi-Fiでクラウドに直接保存可能なのも
使い勝手が良い。






POINT!!
手書きの領収書も
自動仕訳できる!!






現在、月間で約2万仕訳を入力。
『ちあロボ』の開発によって
顧問先獲得の受け入れ体制も万全な状態に。


 

取込完了したデータを入力担当が項目チェック

『ちあロボ』で自動仕訳した項目を入力
担当者が確認。勘定科目で異常値がない
か、不整合はないかしっかりチェック。


POINT!!
チェックはタスクアプローチで行います。
取込信頼度の低い項目や
間違いやすい仕訳を中心にチェック!




3  進捗管理から必要書類の出力まですべて一元管理!

Microsoft Accessで顧客データベース管理のシステムを構築。約300社の顧客情報や対応履歴を管理。


請求書や送付状・発送履歴すべて管理
つい後回しにしてしまうような、送付状作成もボタン一つで出力可能。発送時の送り状番号の履歴も残すことができる。


POINT!!
面倒な事務作業ほど機械化。
アクセスのシステム開発担当の職員が、
使い勝手の良いようにカスタマイズしてくれています。



4  チェック項目を分担 トリプルチェックで完璧!

書類がそろっているかなど、
形式的なチェックは アシスタントが対応。 実質チェックは担当者、最後に税理士資格者が税務チェックを行う3段階でトリプルチェックを実行。

必要書類と一緒に誰が、どの段階を、いつ確認したかがわかるチェックリストを回覧。


ここもCHECK!

ダラダラ会議抹消!
会議招集者が司会進行
会議をはじめる前に、目的と議題を共有。会議の主催者が司会を行う。プロジェクト会議での、「やる」「やらない」の判断は、理念に沿っているかどうか。軸があると判断に迷いがなくなり、効率的に物事が進む。
会議残り5分は、行動する時間にあてる
会議終了5分前は、議事録をまとめたり、関係者にメールを送るなど作業の時間にあてる。「会議で決まったのに実行しなかった」ということがないよう、必ず次につながる行動をとる。
憶測で話を進めない
「あの人だったら、難しいかもしれない」など、物事を推察しない。会議で決議されたものは、「誰が」「いつまでに」実行するか明確にして共有する。


生産性↑
 町田流 
顧客に元気を与える印象アップのワザ

PR施策
グリーンカラーで統一
HPや名刺、各ツールなど、クライアントの目に触れるものはグリーンカラーで統一し、安心感や健康的な印象を与える。エントランスのマットもロゴ入りでブランドイメージを訴求。
 


オフィス・ミーティングルーム
オフィス内にもグリーンをちょい足し
オフィス家具もグリーンで統一。
事務所のイメージがHPやDMなど、見る媒体で異ならないようにトーン&マナーをルール化。


POINT!!
「思ってた印象と違う…」
ということがないように意識しています




生産性↑
 町田流 
職員に元気を与える気配りワザ

 性格特性を見極めて
コミュニケーションを図る

変化を好むタイプや、同一性を好むタイプなど職員の性格もさまざま。
すべての職員に、同じように声掛けをしても効果的ではない。
特性を知り、彼らに合わせたコミュニケーションをとること。



 


組織を意識づける登山研修で助け合いを体験
社員研修として、屋久島登山に。
自然の中で共にゴールを目指していると、役職・肩書関係なく自然と協力し合うように。到達したときの達成感はひとしお。
夜はお酒を交えながら、本気で打ちとけられる場を設けて結束を図る。



飲み会や社外活動で普段聞けない考え方を知る
代表も含め、職員同士がお互いのスキルを共有したり、関係性を深めた結果、事務所の利益に貢献することが、社内コミュニケーションの目的。
業務時間ではかしこまって聞けない本音をフランクに聞き出し、改善できることは即対応する。

 

税理士法人町田パートナーズ 代表 町田氏とコンサルタント野口の対談 「業務効率化って何からはじめましたか?」の記事はこちら!
 





プロフィール

町田 孝治(まちだ たかはる)氏

税理士法人町田パートナーズ 代表
2006年開業。日本の経理の最適化(最も効率的に数字を作り、最も効果的に数字を使う)こそ会計事務所のミッションと考える。組織開発から人材育成まで起業サポートを行うワールドユーアカデミーで新世代の経営者が集うヒーローズクラブに在籍。

税理士法人 町田パートナーズ
創業/2006年9月 従業員数/27名 所在地/東京都港区芝3-43-15