【お悩み所長の駆け込み寺】ベテラン職員による顧客の持ち出しが発生!防ぐにはどうするべき? 記事



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今回のご相談は・・・

 

ベテラン職員による顧客の持ち出しが発生!
防ぐにはどうするべき?



 

担当の属人化を防ぎ事務所に惹きつけよう

業界人なら一度は耳にするのが、〝職員による顧客持ち出し問題〞。
ベテランの所長先生だと、実際に経験された方もいらっしゃるでしょう。
事務所にとって大きな損失をもたらすこの問題。絶対に、避けたいですよね。

まず、現実的な防止策として、就業規則を改めることが挙げられます。
「業務上知り得た顧客の情報について在職中、退職後を問わず、
自らあるいは第三者のために利用してはならない」など、
顧客の持ち出しを禁止する内容を明記しましょう。
その上で、入社時に必ず口頭で伝え、事務所のルールとして認識してもらいます。

しかし、これだけでは根本的な問題は解決できません。
持ち出しが起こる原因は、顧問先が担当の職員に対して「この人に任せたい」と思っていること
すべての顧問先が、職員ではなく事務所にひもづくようにしましょう。

その手段として最も有効なのが、定期的に担当者を入れ替えること
2〜3名のチームを組んでその中で1年に1回、担当者を替えるのです。
担当を外れても次の担当者が同じチームにいれば、情報共有もスムーズに進められます。

しかし、後任の担当者の能力が低いと「前の担当者に戻してほしい」と、
言われてしまうこともあります。
それを防ぐためには、業務の標準化が必要です。
マニュアルを作成し、全職員が一定のレベルを保てるようにしましょう。

加えて、顧問業務以外の面でも「この事務所と付き合うことでメリットがある」と
顧問先に感じてもらえればなお良いと思います

顧問先限定のセミナーを開催して経営に役立つ情報を提供したり、
交流会を開いて経営者同士のつながりづくりをサポートすることで、満足度を高めていきましょう。

※月刊プロパートナー2019年10月号より抜粋

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『月刊プロパートナー』2019年10月号では
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プロフィール

横山祐作

株式会社アックスコンサルティング コンサルタント
全国の士業事務所の売上アップや業務効率化など、幅広くサポートを行う。