昨今では、日本企業でも、「広告」だけに頼らない「広報」の取り組みが重視されるようになっています。
士業業界に目を向けても、広報担当者を置き、PR活動に力を入れ始めている事務所が増えています。
しかし、広報担当者がいざ「記事を売り込もう」と思っても、
メディア側との信頼関係がなければ継続的に取り上げてもらうことは難しいもの。
この信頼関係構築は、「簡単そうで、実は難しい」地道な努力を、
広報担当者や経営者がいかに誠実に続けられるかにかかっています。
元・日経新聞の記者で、現在は広報コンサルタントと
ジャーナリストの二足のわらじを履く日高広太郎氏が2022年5月に上梓した
『BtoB広報 最強の攻略術』（すばる舎）から、
その方法論について解説した箇所を抜粋・再編して紹介します。


 

よい関係が構築できれば、メディアでの露出につながる

企業の広報担当者とメディア側の記者との関係構築は、
当たり前ですが「誠実な対応」が前提となります。
企業広報とメディアは、常に利害が一致するわけではありません。
逆に利害が対立することもあるでしょう。
そんなときでも誠実に交渉し、双方の落としどころを見つけていくには、
記者との持続的で強固な信頼関係が必要です。
長年、記者をしていたからこそわかる、
具体的な信頼関係の築き方のコツをいくつかお伝えします。

 

■メールは可能な限りの「即時返信」を

メディア関係者に対して広報担当者が行える、
具体的な「誠実な行動」の一つとして、まずメールの「即時返信」を紹介します。

私自身、広報の仕事をするようになってからは、記者からのメールがあれば、
５分以内に返信するよう努力しています。
記者が毎日、各種の締め切りに追われていて、
問い合わせ先からの迅速な回答を求めていることを自らの経験として知っているからです。
「その程度のことで？」と思うかもしれませんが、
記者からのメールに対する迅速な回答を心がけることは、
多くの広報担当者の予想以上に、関係構築の面で大きな効果を生むでしょう。

返信を早くもらえると、記者は相手が自らを尊重してくれていることに感謝します。
一方で、いつまでたっても返信がないと、
相手に「無視されている」「軽視されている」などと誤解することさえありえます。
これは、社内の人間関係でも同じですよね？
メディア関係者からのメールへの迅速な返信は、簡単なことのようですが、
私の経験では実際にこうした行動を取っている広報担当者はあまりいませんでした。
皆さんは、記者から質問がきた際に、どのくらいの時間で回答をしていますか？

 

■すぐに返信できない事情があるときの対処法

私が記者だった際に困ったのは、企業側にメールで質問をして、
1日たってもその会社の広報担当者から何の連絡もない、というケースです。
こうした広報担当の方に返信が遅かった理由を聞くと、
回答は大きく二つのパターンに分かれました。

一つは、「忙しかったから」という理由です。
しかし、本当にメールすらできないほど忙しかったのでしょうか？
少なくとも私が知っている広報の方で、1日中、
メールを書くのに必要な数分程度の時間もない、
という人はいらっしゃいません。
私は仕事柄、著名な政治家や政府高官、
大企業の経営者など多くの方々を取材してきましたが、
これらの方々のなかでも、非常に忙しいだろうと思われる人ほど
早く返信をくれていた気がします。
「忙しい」という理由でメールに返信できない方は、本当に忙しいのか、
それとも忙しいというのは自分への言い訳にすぎないのか、
一度考えてみるべきでしょう。

もう一つの理由は、
「すぐに回答できない内容の質問だったため、社内取材をしていて遅くなった」
「じっくり考えてから回答したかった」というものです。
こちらの場合、広報担当者の社内取材が進まなければ、
いつまでたっても記者に連絡ができません。
その間、記者側は、そもそも広報担当者がメールを読んでいるかどうかもわからず、
イライラして待っているかもしれないわけです。
たまに「何日も経過してから連絡したが、記者からは何も不服を言われなかった」
とおっしゃる方もいますが、それは記者が我慢して、何も言わなかっただけでしょう。
そういうとき、実際の記者は、締め切りが迫って焦っていたり、
残念に思っていたりするものです。

返信が常に遅く、評判の悪い取材先の情報は、
新聞社内や記者クラブの記者の間で共有されていることもあります。
そうした対応が積み重なれば、多くのメディア企業から
「傲慢な会社・担当者」だと認識されてしまう恐れさえあるのです。

記者側に喜ばれるのは、質問に対して即答できない場合でも、
いったん簡単な返信を迅速にすることです。
たとえば「〇〇様 ご連絡ありがとうございます。
社内で確認したうえで回答します。〇〇日までには回答できると思います。
何かありましたら、私の携帯までご連絡ください」
といった短い返信だけでも、記者にとっては非常に助かるものです。
記者側としては、広報担当者が自分のメールを確認したことがわかりますから、
まずは安心できます。締め切りが近づいている場合は、
携帯電話に連絡してくるでしょう。

メディア関係者からの問い合わせがあったとき、
広報担当者としては「じっくり考えてから回答したい」と慎重になるのもわかるのですが、
記者側はそうした広報担当者の頭のなかまでは忖度してくれません。
まずは短い「速攻メール」を返信しましょう。
それだけで記者の心象はよくなります。

「自分が記者だったらどうしてほしいか」を考えれば、
「ぜひ返信を遅くしてほしい」などという答えは出てこないはず。
記者との信頼関係を築きたいのであれば、
メールへの返信を迅速にすることがその第一歩となります。

 

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『BtoB広報 最強の攻略術』 単行本：336ページ 出版社：すばる舎 発行日：2022年5月23日 詳細はこちら