士業業界でも、広報担当者を置き、PR活動に力を入れ始めている事務所が増えている昨今。
記事を取り上げてもらうためには、メディア側との信頼関係構築がポイントとなります。
元・日経新聞の記者で、現在は広報コンサルタントとジャーナリストの二足のわらじを履く
日高広太郎氏が2022年5月に上梓した『BtoB広報 最強の攻略術』（すばる舎）から、
その方法論について解説した箇所を抜粋・再編して紹介します。

3回目となる今回も、長年、記者をしていたからこそわかる、
メディア関係者との信頼関係の築き方のコツについて解説します。

BtoB広報の極意Vol.２はこちら


 

記者と会うときは当該メディアを事前にチェック

記者と会う際にできればやっておきたいのが、その日の新聞、最新号の雑誌、
ウェブサイトなどを読んでおくことです。
テレビの記者と会う際には、最近のその局の番組や、
その記者やディレクターの担当番組をチェックしておくとよいでしょう。

記者と実際に会うと、必ずと言っていいほど最近のニュースの話が出ます。
記者は自分のメディアで報じたニュースについて話すことも多いため、
そのメディアを読んでいないと話についていけない場合があります。
あるいは、記者が所属しているメディアの企画を話すこともありますが、
広報担当者がそのコーナーや企画記事をそもそも知らなければ、
「不勉強だな」と思われかねません。
記者に会うのにもかかわらず、広報担当がその記者が所属しているメディアを
一度も読んだり見たりしたことのない状態は、極力避けてください。
特に誰でも容易にアクセスしたり、購入したりできる有力なメディアの場合には、
広報担当者が事前にそのメディアをチェックしていなければ、
記者から「怠慢で、不勉強な人だ」と思われても仕方がありません。

一方で、購読手段が限られている業界紙や専門誌などの場合は、
相手の記者も「読んだことがなくても仕方ないな」
と思ってくれる可能性が高いでしょう。
ただ、こうしたメディアであっても、
最近ではインターネットのニュースサイトを開設している場合が多いので、
最低限、電子版だけでもチェックしておくべきです。

こうした「予習」を地道に行うのは、必ずしも難しいことではありません。
しかし、実際にこうした努力をコツコツと続けられている広報担当者は少ないのが実情です。
だからこそ、記者からすると、こうした努力をしている広報担当者はよい意味で目立ちます。
「この広報担当者は誠実に仕事と向き合っているな」
「よく勉強しているな」
「できるな、普通の広報とは違うな」
などと記者に好印象を与えることができれば、
信頼関係をつくるうえで大きなプラスになるでしょう。


 

記事掲載後の対応は「次の掲載」へのスタートと心得る

最後に、自社に関する記事がメディアに掲載されたときには、
短くてもよいので必ずお礼の連絡をすることです。
電話、メール、ショートメッセージなどで連絡すればよいだけのことです。
ただし、相手に気持ちが伝わりやすくするコツはあります。

まず記事が掲載されたことがわかったら、できる限り早くメールしましょう。
記者からすれば、記事が掲載された当日に連絡がなければ、
記事を見たのかどうかがわからず、自分から連絡をするしかありません。
何日も経過してから感謝の意を示されても、記者側からすれば、
感謝されている実感はあまり湧きません。

記者によっては、掲載をメール等で自ら知らせてくれる方もいます。
こうした記者は広報担当者としてもありがたい存在です。
しかし、こうしたメールに対してさえ返信しない広報担当者も一定数いるのです。
こうした広報担当者は、記者側から見ると非常に無礼に感じるものです。
記者からメール等で記事掲載を連絡してくれた場合は、
すぐに感謝のメールを返信しましょう。
すぐに返信できない広報担当者は、二つのパターンに分かれます。

一つは、そもそもあまり相手に感謝の気持ちを持てない、
あるいは面倒くさいと思ってしまう人です。
こうした方は、正直に言えば、
広報や営業など人とのコミュニケーションを取る仕事にあまり向いていないのでしょう。

もう一つは、丁寧なメールを出そうとするあまりに時間がかかってしまうパターンです。
こうした方は感謝の気持ちはあるものの、うまく表現できない、
あるいはより良くしようとしすぎて時期を逸してしまうわけです。

しかし、記者に感謝を示すときはシンプルでいいのです。
たとえば、以下は実際に私がある記者に送った感謝のメールです。
「〇〇様 記事を掲載していただき、ありがとうございます！
記事の反響は非常に大きく、問い合わせがきています。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。 日高広太郎」
極めてシンプルです。正直言って大した内容ではありません。
しかし、記者側から見ると、そんなに長い文章はいらないのです。
なぜなら、彼らの目的は
（1）取材先が記事を読んだかを確認する
（2）記事に反響があったかを確認する
（3）間違いがなかったか確認する
ということだからです。
この三つを確認するのには、短い文章で十分です。
また長い文章を読むのは大変ですから、かえって迷惑だと感じる人すらいます。
感謝の気持ちを示すメールは、あくまでシンプルであることが重要でしょう。

ただし、もしも大きな記事を掲載してもらった場合には、違う対応も必要でしょう。
私の場合は必ず記者に電話をして、感謝の気持ちを直接伝えるようにしています。
電話で伝えるのは、
（1）記事を掲載してくれたことへの感謝の気持ち
（2）社内や経営陣も感謝していること
（3）記事にどのような反響があったか
です。
記者側は毎回電話されると面倒ですが、大きな記事を書いた場合には、
メールの定型文での連絡では物足りなく感じるのです。
記者にしてみれば「自分の記事はその程度の反響なのか」というわけです。
ですから、電話をして広報担当者の感動を直接伝えると喜ばれます。

このように、記者などのメディア関係者との信頼関係を構築するコツには、
さほど奇抜なものはありません。
しかし、実際にしっかりと実践できている広報担当者は、あまりいません。
その分、当たり前のことを当たり前に続けることで、
ライバル企業の広報に差をつけることも十分可能ですから、
ぜひ参考にしてほしいと思います。

 

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『BtoB広報 最強の攻略術』 単行本：336ページ 出版社：すばる舎 発行日：2022年5月23日 詳細はこちら