【劇的生産性UPを実現！】電話対応時間を削減する3つのメリットとは？
- 2022.12.08
- プロパートナーONLINE 編集部
「気がつけば職員が電話対応ばかりしている……」
「集中モードのときに電話が鳴ると、やる気がそがれる……」
「電話番のためにリモートワークや休憩ができない職員がいる……」
という悩みを解決するためには、
「電話受付代行サービスを利用する」という選択肢があります。
そこで、電話受付代行サービス『fondesk』を活用している3事務所に、
実際の活用事例と導入の効果を聞きました！
電話対応の代行サービスで、仕事の効率がアップ！
重要な業務に時間と労力をかけられる！
事務所の電話受付をオペレーターが代行し、チャットやメールで電話の要件を連絡してくれる『fondesk』。
営業電話や折り返しが不要な電話に対応する必要がなくなるので、
所長先生や職員さんは業務に集中することができます。
電話対応時間を削減する3つのメリット
- 電話対応で作業が途切れないので、効率が上がる
- オフィスに人がいないときでも電話対応ができる
- 事務所のリソースを戦略的な業務に集中できる
活用事例を紹介します。
事例1：行政書士法人GOAL
1日20件以上の電話対応がゼロに！集中が途切れないから作業効率が向上！
行政書士法人GOAL
代表 石下貴大氏
職員数：15名
2014年に開業。産業廃棄物関係や建設業、運送業の許認可などを専門とし、
身近な相談役としてサポート。
行政書士向け実務講習の場である「行政書士の学校」の校長を務めるほか、
補助金検索サイト「みんなの助成金」の開発・運用も手がける。著書も数多く出版。
Before
●1日約20件以上の電話対応で作業が途切れる
●集中したい書類作成のときに電話が鳴る
▼
●1日約20件以上の電話対応で作業が途切れる
●集中したい書類作成のときに電話が鳴る
After
●電話が鳴らなくなり、集中が途切れない
●全体会議や研修も全員で参加できる
●電話が鳴らなくなり、集中が途切れない
●全体会議や研修も全員で参加できる
以前は、1日20件以上の電話があり、その都度職員の作業の手が止まってしまっていました。
特に、集中したい書類作成のときに電話が鳴るのを避けたいと考えたことが、
fondeskを導入したきっかけです。
導入後は、電話対応で作業の手が止まることなく、
集中して業務を進められるようになり、作業効率が向上。
全体会議や研修などの際も、電話を気にすることなく全員で参加できるようになりました。
「誰からどんな電話がかかってきたのか」の連絡をChatworkでもらえるのも便利ですね。
職員も、「これまで効率化のために入れてきたツールのなかでも、
fondeskは無くてはならないものの一つ」と話しています。
もちろん、電話で話せることを好むお客様は一定数いますし、
既存のお客様とのやり取りは担当者の携帯を使うなど、
電話でのコミュニケーションも残しています。
ただし、電話は「言った、言わない」という事態も起こり得ます。
話したことをほかのツールでも共有して補完するなど、
使い分けることが必要だと思います。
事例2：中村太郎税理士事務所
電話当番が必要ないから全体研修に集中でき、スキルアップにつながる！
中村太郎税理士事務所
代表 中村太郎氏
職員数：15名
2011年開業。中小企業を中心とした法人・個人への税務・財務指導を300社超経験。
税理士として中小企業の節税コンサルティングを得意とし、
中小企業の独立・起業相談や税務・財務・経理・融資・補助金等についての堅実なサポートに定評がある。
Before
●全職員での研修が電話で中断される
●昼休みに全員で離席できない
●営業電話によって集中力がそがれる
▼
●全職員での研修が電話で中断される
●昼休みに全員で離席できない
●営業電話によって集中力がそがれる
After
●全員で研修に参加できるようなり、スキルアップにつながった
●昼休みも気兼ねなく休憩が取れる
●作業に集中でき、事務所の作業効率や生産性が向上
●全員で研修に参加できるようなり、スキルアップにつながった
●昼休みも気兼ねなく休憩が取れる
●作業に集中でき、事務所の作業効率や生産性が向上
fondesk導入前は、「全職員が参加する研修が電話で中断される」
「電話対応のために昼休みに離席できない職員がいる」といった課題がありました。
導入後は、電話を気にすることなく研修に集中できることで
全体のスキルアップにつながったり、
休憩時も気兼ねなく全員で離席できるようになったりと、
メリハリのある働き方が可能に。
もちろん、作業に集中できることで効率も上がり、生産性も向上しました。
営業電話の対応をしなくて良いので、職員の満足度も非常に上がっています。
また、折り返しが必要な電話はChatworkで連絡をもらい、
折り返しが終わったらアイコンマークをつけて
完了したかどうかを確認できるようにすることで、
抜け漏れも減っていると思います。
導入直後は、fondeskを経由することで、
すぐに職員と連絡が取れないと不満を持たれていたお客様もいらっしゃいました。
しかし、急ぎの連絡は職員に持たせている携帯にかけていただくようにしたことで、
その不満も解消できました。
重要な案件で感情の共有が必要なケースなど、
今後も電話や面談でのコミュニケーションは必要ですが、
複数のコミュニケーションツールに対応できることは、
士業事務所が生き残るうえで重要です。
LINEやChatworkをメインに使っているお客様を逃さないためにも、
さまざまなコミュニケーションに対応できる仕組みづくりが大事だと思います。
事例3：はやし総合支援事務所
生産性向上や差別化などの戦略に集中する時間を確保できる
はやし総合支援事務所
代表社労士 林 雄次氏
職員数：10名
大手IT企業でシステム開発に従事。社会保険労務士と行政書士の資格を取得し、2018年に開業。
開業以来、職員全員がテレワークを実施するなど、ITを駆使した効率的な事務所運営を行っている。
また、中小企業診断士、情報処理安全確保支援など多数の資格を所有し、
企業の業務改善も数多く手がける。
Before
一人で業務を行なっていたため、電話に出る時間がない
▼
一人で業務を行なっていたため、電話に出る時間がない
After
業務中でも電話対応ができ、2人以上いるような動き方が可能に！
業務中でも電話対応ができ、2人以上いるような動き方が可能に！
fondeskを導入したのは、まだシステムエンジアとしてフルタイムで勤務していた時期。
自由に電話に出られるわけではなかったので、電話代行のサービスを探していたところ、
通知方法が多彩で「良さげ」なfondeskを見つけて、飛びつきました。
本業をしていても電話を受けることができるので、実際は私1人なのに、
“2人以上いるような動き方”ができるようになりました。
職員を採用したあとも、電話で集中力が途切れることがなく、
やるべき仕事の合間に電話対応ができるので、非常に助かっています。
また当事務所では、ChatWorkとkintoneを連携して、
折り返し対応などのタスクを共有できる仕組みにしているので、
全員がリモートワークの環境でも漏れることなく電話対応できています。
士業事務所は小規模なところが多いので、
少数精鋭部隊に電話対応をさせるのはもったいないと思います。
今は、「士業のライセンスを持っていれば安泰」という時代ではありません。
生産性を上げたり、差別化を考えたりといったコア業務に時間と労力を集中させるためにも、
fondeskのようなサービスを活用していくことが重要だと思います。
fondeskなら簡単な手続きで、すぐに始められる！
まずは資料請求を！
「本当に面倒な設定はいらないの？」「打ち合わせ中だけの利用もできる？」
「導入前に、ほかの事例も知りたい」
など、fondesk導入前の疑問や、実際の導入事例が3分でわかる資料を用意しています。
資料請求は下記の必要事項を記入し、お申込みください。
〔会社概要〕
株式会社うるる
お問い合わせ：info@fondesk.jp（平日10:00〜19:00）
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