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  • 危機管理のプロが教えるリスクマネジメント

     第1章 天災などの緊急事態下でも危機管理対策で事業継続経営活動には、コンプライアンス遵守といった法整備や、自然災害・感染症への対策と備えが不可欠。〝何か〟が起こってからでは、取り返しのつかない場合も。そこで危機管理対策のプロである田中直才氏が、事業を継続するための危機管理対策の重要性とポイントを解説します。 危機管理対策が今後ますます重要に新型コロナウイルス感染症によるパンデミックが世界を席巻しています。2020年3月にWHOがパンデミックを宣言してから1年以上経過しましたが、これほど長期間、コロナ禍が続くとは誰も思っていなかったのではないでしょうか。2009年に新型インフルエンザが一部で猛威を振るいました。このときが感染症蔓延という災害に対する危機管理を検討する絶好の機会でした。この世界的なパンデミックという災害に際し、万全とはいかないまでも、ある程度の備えをされていた事務所はどれだけあったでしょうか。新型コロナウイルス蔓延という大災害によって、感染症対策が焦眉の急となっています。対策には万全を期すべきですが、我々が警戒すべき災害は感染症だけではありません。日本で業務をする限り、地震や台風などの自然災害に遭遇するリスクも、避けることはできません。特に地震は、日本中どこにいても被災する可能性があります。とりわけ、発生確率が高いとされている東海地震や東南海地震、南海地震、首都直下地震などで甚大な被害が発生すると予測されている地域では、特に注意が必要です。いつ発生するかわからない地震は、施設などの物的被害だけでなく、従業員や顧客などに死傷者が発生することもありえます。従業員とその家族に対する安否確認手段の整備など、応急対応に関する体制の確立が求められます。また、火山学者の間では、富士山はいつ噴火してもおかしくないといわれています。噴火に伴う溶岩の流出や火砕流などによる被害は限定的ですが、火山灰によって、大きな被害が発生すると想定されています。噴火の規模、風向きによっては、関東地方でも10㎝の降灰があると想定されており、停電や交通機関の麻痺などの被害が長期間にわたるともいわれています。 不測の事態に備えた事業計画策定が肝感染症蔓延や地震などの災害により事務所の業務が中断することは、なんとしても避けたいところです。そのような事態に陥ることがないよう、BCP(BusinessContinuity Plan/事業継続計画)を策定することが求められます。BCPとは、会社・事業所が自然災害や大規模テロなどの緊急事態に直面しても、事業を絶えることなく継続させていくための手段や手法などを取り決めておく計画のことです。緊急事態は突然発生します。策定したBCPにもとづき、有効な手立てを講じないと、事務所機能が中断し、顧問先をはじめとする関係各所に迷惑をかけてしまうことになりかねません。BCPを策定していない事務所は、ぜひともこの機会にBCP策定を検討してみてください。2020年の帝国データバンクの調査によると、BCPを策定している会社は、現在策定中も含めると、調査対象約2万2000社中26・3%です。まだまだBCPを策定していない会社が多く存在します。先生方の顧問先においても、BCPを策定されていない会社が多いのではないでしょうか。いつ襲ってくるか分からない自然災害に備え、顧問先などに対してもBCPの策定を奨励することで、顧問先を守ることができます。災害に遭遇した際、何も備えをしていない会社では、事業の復旧が大きく遅れて事業の縮小を余儀なくされたり、廃業に追い込まれたりする恐れがあります。一方、BCPを導入している会社では、緊急時でも中核事業を維持・早期復旧することがきるうえ、その間の対応が取引先などから評価され、緊急事態前よりも業績が向上したとの例もあります。このように、BCPを導入しているかどうかで災害時の事業存続や業績に大きく影響します。自らの事務所はもちろん、顧問先を守るうえでも重要ですので、ご興味がある先生は、ぜひ当事務所までご連絡ください。今回は、災害などの外部要因に対する危機管理の必要性について、BCPの策定を中心に言及しましたが、備えるべきリスクは外部要因だけではありません。所内のハラスメント、不適切なSNSの発信による炎上、重大なコンプライアンス違反などの内部要因から発生するリスクについても、具体的な危機管理策を講じておく必要があります。第2章では、内部要因から発生するリスクについて取り上げ、そのリスクに対して講ずべき対策について言及します。 第2章 規程・罰則・教育の徹底でSNS炎上を回避TwitterやFacebook、YouTubeといったSNSは、認知拡大やブランディング、ファンづくりにおいて、士業事務所でも不可欠の時代に。その一方で、何気ない投稿が命とりになる恐れもあり、「炎上」してからでは、取り返しのつかない場合も。SNS上での炎上防止策を解説します。 便利なツールだからこそ利用ポリシーを明確に第1章では、事務所経営上の外部リスクとして、地震や台風、感染症などの自然災害を取り上げて、その対応策について言及しました。安定した事務所経営をしていくうえでは、このような外部リスクだけではなく、セクハラ・パワハラなどのハラスメントや、能力や素行に問題がある従業員に対する対応など、社内に潜むリスクへの備えが必須です。内部リスクは多岐にわたるため、各種リスクに応じた対策を講じる必要があります。今回は、昨今問題視されているSNS(ソーシャルネットワーキングサービス)の、「従業員による発信に関するリスク」について言及します。SNSの発展は目覚ましいものがあります。手元にスマートフォンさえあれば、誰でも気軽に自分の考えを世の中に発信することができるようになりました。プライベートで差し障りのない発信をしているうちは問題ありませんが、世間から反感を買うようなモラルを逸脱した発信をすると、いわゆる「炎上」という状態になり、世間からバッシングの集中砲火を浴びることになります。特に士業業界のビジネスでは、「信用・信頼」が大事な要素ですから、SNSでの炎上トラブルは死活問題です。万が一、事務所と関わりがないところで一個人が炎上してしまい、その個人の所属先が特定されてしまうと、世間からの非難の目が所属先にも向けられることになります。また、顧客の経営数字や給与情報など、重要な個人情報を多く扱う士業事務所においては、従業員によるSNSの発信によって個人情報が流失するといった事態は、絶対に避けなければいけません。軽い気持ちでSNSに投稿したことで、これまで事務所が築き上げてきたブランドイメージが一瞬にして崩れ去ってしまうリスクが、どの事務所にも内在しています。「SNSはプライベートなことだから」と、個人の自由に任せるのではなく、危機管理の観点から、事務所として何らかの対策を講じることが強く求められます。これらの対策として、大きく二つあげられます。対策①ソーシャルメディア利用ポリシーなど規程を整備する顧客情報や人事情報など、事務所内で保有している機密情報は、事務所の公式アカウントはもちろん、個人アカウントでも発信を全面禁止とする規程を策定し、抵触する行為をしたものは懲戒処分と明示しておきます。また、ソーシャルメディア利用ポリシーなどを定めて、SNS使用に関する事務所としての考え方を明確にしておきます。対策②従業員に向けた研修の実施一昔前に話題になりましたが、某外食店のアルバイト社員が、客に提供する料理をゴミ箱に入れる動画をSNSで公開し、炎上しました。これをきっかけに、ほかの外食店でも同じような動画が次々と発掘され、投稿される度に炎上し、報道されたりと、社会的に物議を醸しました。誰が見てもおかしいと感じることであっても、人はSNSに投稿してしまいます。それは、理性より承認欲求が勝ってしまうことが大きな要因の一つと考えられます。従業員に対してリスク研修をする際には、この点も念頭におき、一時の承認欲求を満たすために行った行為が、自分や事務所にどう跳ね返ってくるか想像できるように説明することが重要です。また、研修の際には事務所が策定したSNS使用に関する規程内容について、十分な時間をとって説明します。違反した際の懲戒処分の内容についても説明し、事務所として違反者に対して厳しい姿勢で臨むことを明確にしておきます。以上、従業員の不適正SNSの発信に絞り、必要なリスク管理について言及しましたが、先述のとおり、内部要因に関するリスクは、不適切SNSだけではありません。事務所に内在するリスクをすべて洗い出し、それらに適切に対応していくことが求められます。―――――――――――――田中直才氏の著書『中小企業の危機管理がわかる本』を抽選で5名様にプレゼント!下記アンケートに回答いただいた方のなかから抽選で5名様に、リスクマネジメントのプロフェッショナル・田中直才氏の著書『中小企業の危機管理がわかる本』をプレゼント!アンケート回答はこちら↓↓https://forms.gle/rAsFxZZ8JTEa2tB59『中小企業の危機管理がわかる本』単行本:176ページ出版社:セルバ出版発行日:2021年6月9日自然災害への対応、社員の不適切SNS対策、トラブルメーカー社員に対する対応など中小会社に影響のあるリスクとその対応策を実務的に解説。机上の空論ではなく、理論と経験をミックスすることで得られた独自の見解を踏まえ、具体策を提示しています。 
  • 高品質のサービスを安定して提供する極意とは?

    拡大する相続市場で士業事務所に求められるものは何なのか?いま注目の税理士・島根猛氏が相続のトップランナーたちと語り合う特別対談企画です。資産税特化で拡大し、 現在では100名以上の職員を有する税理士法人深代会計事務所の深代勝美氏、花島宣勝氏と、高次元でクオリティを維持するための社内教育について話します。 法人・資産税部門を超えた協力体制がカギ花島宣勝氏、以下:花島2020年は新型コロナウイルス感染症の影響で、4月から2カ月弱はお客様の所へ訪問することができませんでした。深代勝美氏、以下:深代ラインツールも導入しましたが、 それでも限界があります。ただ、 緊急事態宣言の解除後は、少しずつ訪問を再開できるようになってきました。もちろん、感染対策を講じつつですが。島根 猛氏、以下:島根私のところも同じです。やはり直接お会いしないと話せないことも多いですしね。花島 相続では遺産分割協議などもあるので、皆様に集まっていただかざるを得ないですから。深代 相続に関しては、コロナ前からですが、 新規の金融機関や不動産業者との取引が増えてきていますね。  要するに相続というものを皆さんが真剣に考えるようになってきた。  専門的な知識を持っている会計事務所との仕事を  希望されている潮流のようなものは感じています。花島 昔は個人のお客様が中心でしたが、  最近では法人のお客様からの相談も増えていますね。島根 わかります。私のところも金融機関や不動産の仲介会社、 ハウスメーカーとの取引が中心です。  不動産の仲介会社であれば、支店に電話をして、  営業担当者と一緒にお客様のところへと足を運んで  ご挨拶をさせていただくというところから始まります。深代 弊社は基本的に受け身のスタイルでやっていまして、営業部門もないんです。  「仕事は取りに行かない」というのが事務所の方針でして、  お客様からご紹介いただいて、間接的に広がっていくことが多いですね。花島 受け身なので実際にお客様と話してみないとどんな仕事になるかは分かりません。  法人化や遺言書づくり、確定申告まで、  会計事務所ができることは何でもやるというスタンスです。  弊社は資産税部門と法人部門に分かれているのですが、  例えば法人部門の担当者が顧客の不動産管理会社に話を聞きに行ったら、 実は相続の相談だったということもある。  そうなると、資産税部門の出番になるわけです。島根 なるほど、仕事を受けてから各部門に割り振るのですね。花島 さらに今は法人部門が5部まであるので、 仕事をもらってきたときに全体の仕事量を見て割り振り、 偏りが出ないようにしています。深代 完全には分かれていないというか、 資産税部門でも法人の確定申告を手伝ってもらったり、  逆に法人部門の担当者が付き合いのあるお客様の相続を担当したりもします。  お客様も馴染みの担当者が対応してくれる方が助かるはずですから。 チェック表と記録簿でクオリティを担保島根 深代先生のところは、売上高の数字目標を設定しないとお聞きしました。深代 そうですね、こなしてほしい件数などは指標として伝えていますが、  売上高については設定していません。花島 おかげさまで業績も悪くないので、掲げる必要はないと思っています。  全体的に業務は多いのですが、部門をまたいで流動的に仕事を割り振れば対応できる。  同時に、仕事自体の質は300項目ほどあるチェックリストを使って担保するようにしています。深代 相続業務も細かい要点も記載した 独自のチェックリストを活用することで高い品質を維持でき、   お客様に安心感を持ってもらえていると思います。花島 社内にチェックリスト委員会がありまして、年に1回更新を行うんです。  過去のミスや税務調査で指摘されたことなどを盛り込んで、  バージョンアップさせています。島根 規模が大きくなると、  高次元でクオリティを維持するための標準化の体制は重要になりますよね。  私のところは今、正社員と派遣社員を入れて3人で回しているので、  まだチェックリストは必要ありません。  相続の場合だとヒアリングのときにすべて書き出しますし、  これまでに500件以上の相続問題を担当してきたので、  レベルの低い仕事はしていないと思っているのですが。深代 なるほど、島根先生の経験が質の担保になっているわけですね。 確かに相続案件は経験がものを言う場合もありますから。 経験を積むことはとても大切です。島根 あと、細かい業務は社員がやりますが、 最終的にはすべて私がチェックしているのも、質の担保につながっていると思います。花島 そうなんですね。弊社でも担当者のほかに、上司と審査部がチェックしています。 もちろん、実務的な動きに関しては、ある程度、担当者に一任しています。島根 担当者がヒアリングからお客様に関わるということですよね。  とても素晴らしいですね。それを上司がフォローするイメージでしょうか?花島 そうですね。 例えば、お客様にマストで聞くことなどもチェックリストの項目に入っていて、  それを上司が毎回、確認していきます。  また、お客様との打ち合わせ後は、どんな話をしたのかを複写の記録簿に付けてもらって、  1枚は上司に、もう1枚はお客様に渡します。  お客様にとってはそれが議事録代わりになりますし、上司にとっては報告書になる。 それを確認することで、次回にプラスαで聞くことなどを指示できるというわけです。深代 お客様にも「今回はこういうご説明をしました」ということが記録に残るので、 やりとりも遡ることができて好評なんです。島根 お客様と事務所の双方で記録簿を保管することで、  過去のやりとりの記録を遡ることができますね。  細やかなチェックリストと 記録簿があれば、  経験が浅くても安心して業務を遂行できる体制になっているんですね。 知識が身につく研修で未経験でも実務に対応深代 弊社は新卒も採用しますしもともと会計事務所にいたけれど、 資産税を手掛けたことがないという人にも来てもらっています。花島 まず、入社1年目に行う研修では、簡単な仕訳や消費税、  不動産収入の明細の見方など、すべてを教えるんです。  それも長いスパンではなく、 2〜3週間で学び、あとは実務で経験を積んでもらう。  1〜2年経つと、仕訳が完璧に理解出来るようになるので、  そこからは資産税研修を別で行います。 新卒でだいたい3年目から、  資産税が未経験の中途社員は、入ったときから受けてもらいます。深代 この研修に関しては、外部講師ではなく、近くの先輩が教えるようにしています。  教わる立場の人に近い人が指導するのがいちばんだと思うんですよ。 島根 確かに年次の近い先輩が、  自分自身がつまずいた要点を踏まえたうえで指導するのはとても効果的ですよね。  研修は教育テキストがあるのでしょうか?花島 あります。相続税の基礎知識、土地の評価、非上場株式、  法人シミュレーション、遺言書の5つが基礎として、  これを実務と行して学んでもらいます。  同時に月に数回ですが会議の前に勉強会なども行っていて、  法改正があったときなどは、私や深代が講師になって教えたりもしますね。深代 全部を外部に任せることもできますが、  やはり内部で行うことで意思統一もできるし、全体の能力も把握できる。  個人のレベルアップにもつながっていくことなので、そこは力を入れていますね。島根 社員のレベルは顧客の満足度に直結しますからね。  結局、どれだけお客様のニーズに応えられるのかが重要なのだと思います。 私も経験しましたが、こちらの仕事に満足していただければ、 何年も前に担当したお客様から連絡が来ることもありますから。深代 おっしゃる通りです。これからの会計事務所に求められているのは、 小さな相談でも対応できる柔軟性だと思っています。  「ここに相談すれば安心だ」と思ってもらえることが、  生き残るうえで大切なのではないでしょうか。島根 そうですね。相続は次の世代へのバトンのようなもの。 お客様の記憶に残る仕事ですから、 満足していただけるよう柔軟な姿勢が大切です。 花島先生、深代先生、 ありがとうございました。ー 対談を終えて ー100名を超える職員全員の知識の底上げや、業務の標準化が確実に行われていることに大変驚きました。また、職員の方の事務所や業務に対する満足度が高いことが、結果として、お客様へ質の高いサービスを提供することに繋がるということを、今回お話をお聞きして改めて実感しました。社員研修や社内体制など、私がこれから組織をつくっていく上で、参考になる事がとても多く、組織運営方法について大変勉強させていただきました。(島根氏)※月刊プロパートナー2021年1月号より抜粋いかがだったでしょうか?『プロパートナーONLINE』は、士業のための「明日役立つ」記事やセミナー動画などオンラインのコンテンツに加え毎月1冊、士業専門雑誌「月刊プロパートナー」をお届けするサービスです。月額3,000円のサービスを今なら14日間無料でお試しいただけます。▼14日間の無料体験はこちらから▼
  • 【特別動画】コロナ禍で「限界だ」と感じた社長に伝えたい“撤退する選択肢と譲る選択肢”

  • 【特別動画】いま、選択すべき成長戦略

  • 新型コロナウイルス感染症の“困った”に応える 危機対策Q&A

    新型コロナウイルス感染症の感染拡大に伴い、営業時間の短縮やテレワークの導入、職員様への感染予防行動周知など、緊急時の対応に苦慮された先生もいらっしゃるのではないでしょうか。本レポートは、実際に総務部や人事部が対応に困った事例をリサーチし、対応策について、社会保険労務士法人ビルドゥミー・コンサルティング代表社員の望月建吾先生に解説いただきました。ご事務所内での対応はもちろん、顧問先様から相談を受けた際にも、参考にしていただけるかと思います。また、今後も起こりうる天災や感染症蔓延に備え、ご事務所の就業規則やルールの見直しにもご活用下さい。
  • 今見直すべき、労務管理とリスク対策『士業事務所の危機管理』

    新型コロナウイルス感染症(COVID-19)により、テレワーク導入や職員が感染した場合の対策など、働き方や労務管理の変化が求められています。また、緊急時には情報開示や従業員の行動規制など、リスク対策の適切な判断も迫られています。そこで、総務部や人事部が今回の新型コロナ感染症の対策について困ったことを、社会保険労務士とリスク管理の専門家に解説していただいたレポートを作成しました。
  • 【特別動画】いま会計人に求められているもの

  • 月刊プロパートナー6月号特別付録「士業事務所の新型コロナ対策レポート」

    月刊プロパートナー2020年6月号をご購読いただいている方限定で、特別付録をこちらのページよりダウンロードしていただけます。※閲覧には『月刊プロパートナー』6月号(P.10)に記載されているパスワードが必要です 新型コロナウイルス感染症(COVID-19)拡大防止のための外出自粛や休業要請などを受け、多くの企業が経営危機とも言える状況を迎えています。顧問先や顧客が経営難に陥れば、士業事務所への影響は必至です。そこで、プロパートナー編集部では、 2020年4月16日〜22日に全国の士業事務所に緊急アンケートを実施しました。このアンケートでは、新型コロナにより士業事務所にどのような影響が出ているのか、新たにどんな取り組みを始めているか、今どのような不安や課題を抱えているのか、といったことを調査しました。『月刊プロパートナー』6月号では、このアンケート結果をもとに、士業事務所がおかれている現状を分析。今後も訪れるであろう危機に負けない士業事務所をどうつくるか?顧問先、事務所の永続のために、今提案すべきサービスとは何か?などを、士業コンサルタントが解説しています。本レポートには、誌面に掲載しきれなかったアンケートのすべての質問と回答(一部抜粋)を掲載しております。ほかの士業事務所がどういった課題を抱えているか、どんな取り組みをしているかを知ることで、今後の事務所経営の見直しやサービス強化などにお役立てください。さまざまな業界でビジネスモデルの見直しや働き方の変化が迫られている現在、それをサポートする士業事務所に求められる役割は、さらに大きくなっています。私たち編集部も、これまで以上に有益な情報をお届けし、士業の先生方のサポートに全力を尽くす所存です。本レポートおよび月刊プロパートナーが、ご事務所の、そして顧問先様の永続・発展の一助になりましたら幸いです。   【士業事務所の新型コロナ対策レポート】 目次Q1.  新型コロナウイルス感染症により、 事務所の経営に影響が出ていますか?                        Q2. Q1で「かなり影響が出ている」「多少影響が出ている」と答えた方、どのような影響が出ていますか?Q3. Q2で「顧問先や既存顧客からの相談・問い合わせ・依頼増」「新規 顧客からの相談・問い合わせ・依頼増」と回答した方、どのような相談・問い合わせが増えていますか?Q4. Q2で「顧問先の倒産・業績悪化による解約」と回答された方、新型コロナウイルス感染症の影響による解約は何件ありましたか?Q5. 飲食業、観光業以外で、特に相談や問い合わせが増えた業種を教えてください。Q6. 新型コロナウイルス感染症の影響で、テレワーク(在宅勤務)を導入しましたか?           Q7. テレワークを導入したいが進まない理由、もしくは導入後に課題になっていることを教えてください。Q8. テレワーク導入済みの方、テレワークへの移行により、生産性が上がった業務と、その理由を教えてくださいQ9. テレワーク導入済みの方、テレワークへの移行により、生産性が下がった業務と、その理由を教えてください【COLUMN】士業コンサルタントが解説テレワーク本格導入前にクラウド対応した業務標準化の準備をQ10.  新型コロナウイルス感染症により、テレワーク導入以外で、ご事務所の体制や使用するシステムで変更したこと、新しく取り入れたものなどを教えてくださいQ11. 今後、新型コロナウイルス感染症が落ち着いたあとも、今までと変えようと考えた活動・仕組みなどがあれば、概要で構いませんので教えてください【COLUMN】テレワーク実践事務所が教える〝デジタル士業〟への第一歩まずはアナログ業務の棚卸から始めよう!Q12. 現在、特に必要としている情報は何ですか?  Q13. 融資や助成金、補助金、今後の経営課題に関する情報など、顧問先への情報発信は十分にできていますか?   Q14.新型コロナ感染症を受けて、顧問先や顧客に新しく提供し始めたサービスを教えてください【COLUMN】SNS や動画サイトを活用し、要件変更にもこまめに対応緊急時の素早い情報発信&対応が顧問先を救う!  Q15. 顧問先や顧客のサポートに関して、現在課題となっていること、不安に感じていることを教えてくださいQ16. ご事務所の経営や組織体制に関して、現在課題となっていること、不安に感じていることを教えてくださいQ17. そのほか、現在課題になっていることや不安なこと、今後に備えてどんな情報を知りたいかなど、率直なご意見をお聞かせください【COLUMN】士業コンサルタントが解説業務効率化と顧客満足度向上を両立させた改革が必要特別付録は以下よりダウンロードいただけます。※閲覧には『月刊プロパートナー』6月号(P.10)に記載されているパスワードが必要です 今回ご紹介した『月刊プロパートナー』の最新号「2020年6月号」のご案内と試し読みは以下から可能です。 ぜひご覧ください!