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  • 危機管理のプロが教えるリスクマネジメント

     第1章 天災などの緊急事態下でも危機管理対策で事業継続経営活動には、コンプライアンス遵守といった法整備や、自然災害・感染症への対策と備えが不可欠。〝何か〟が起こってからでは、取り返しのつかない場合も。そこで危機管理対策のプロである田中直才氏が、事業を継続するための危機管理対策の重要性とポイントを解説します。 危機管理対策が今後ますます重要に新型コロナウイルス感染症によるパンデミックが世界を席巻しています。2020年3月にWHOがパンデミックを宣言してから1年以上経過しましたが、これほど長期間、コロナ禍が続くとは誰も思っていなかったのではないでしょうか。2009年に新型インフルエンザが一部で猛威を振るいました。このときが感染症蔓延という災害に対する危機管理を検討する絶好の機会でした。この世界的なパンデミックという災害に際し、万全とはいかないまでも、ある程度の備えをされていた事務所はどれだけあったでしょうか。新型コロナウイルス蔓延という大災害によって、感染症対策が焦眉の急となっています。対策には万全を期すべきですが、我々が警戒すべき災害は感染症だけではありません。日本で業務をする限り、地震や台風などの自然災害に遭遇するリスクも、避けることはできません。特に地震は、日本中どこにいても被災する可能性があります。とりわけ、発生確率が高いとされている東海地震や東南海地震、南海地震、首都直下地震などで甚大な被害が発生すると予測されている地域では、特に注意が必要です。いつ発生するかわからない地震は、施設などの物的被害だけでなく、従業員や顧客などに死傷者が発生することもありえます。従業員とその家族に対する安否確認手段の整備など、応急対応に関する体制の確立が求められます。また、火山学者の間では、富士山はいつ噴火してもおかしくないといわれています。噴火に伴う溶岩の流出や火砕流などによる被害は限定的ですが、火山灰によって、大きな被害が発生すると想定されています。噴火の規模、風向きによっては、関東地方でも10㎝の降灰があると想定されており、停電や交通機関の麻痺などの被害が長期間にわたるともいわれています。 不測の事態に備えた事業計画策定が肝感染症蔓延や地震などの災害により事務所の業務が中断することは、なんとしても避けたいところです。そのような事態に陥ることがないよう、ＢＣＰ（BusinessContinuity Plan／事業継続計画）を策定することが求められます。ＢＣＰとは、会社・事業所が自然災害や大規模テロなどの緊急事態に直面しても、事業を絶えることなく継続させていくための手段や手法などを取り決めておく計画のことです。緊急事態は突然発生します。策定したＢＣＰにもとづき、有効な手立てを講じないと、事務所機能が中断し、顧問先をはじめとする関係各所に迷惑をかけてしまうことになりかねません。ＢＣＰを策定していない事務所は、ぜひともこの機会にＢＣＰ策定を検討してみてください。2020年の帝国データバンクの調査によると、BCPを策定している会社は、現在策定中も含めると、調査対象約2万2000社中26・3％です。まだまだBCPを策定していない会社が多く存在します。先生方の顧問先においても、BCPを策定されていない会社が多いのではないでしょうか。いつ襲ってくるか分からない自然災害に備え、顧問先などに対してもBCPの策定を奨励することで、顧問先を守ることができます。災害に遭遇した際、何も備えをしていない会社では、事業の復旧が大きく遅れて事業の縮小を余儀なくされたり、廃業に追い込まれたりする恐れがあります。一方、BCPを導入している会社では、緊急時でも中核事業を維持・早期復旧することがきるうえ、その間の対応が取引先などから評価され、緊急事態前よりも業績が向上したとの例もあります。このように、BCPを導入しているかどうかで災害時の事業存続や業績に大きく影響します。自らの事務所はもちろん、顧問先を守るうえでも重要ですので、ご興味がある先生は、ぜひ当事務所までご連絡ください。今回は、災害などの外部要因に対する危機管理の必要性について、BCPの策定を中心に言及しましたが、備えるべきリスクは外部要因だけではありません。所内のハラスメント、不適切なSNSの発信による炎上、重大なコンプライアンス違反などの内部要因から発生するリスクについても、具体的な危機管理策を講じておく必要があります。第2章では、内部要因から発生するリスクについて取り上げ、そのリスクに対して講ずべき対策について言及します。 第2章 規程・罰則・教育の徹底でSNS炎上を回避TwitterやFacebook、YouTubeといったSNSは、認知拡大やブランディング、ファンづくりにおいて、士業事務所でも不可欠の時代に。その一方で、何気ない投稿が命とりになる恐れもあり、「炎上」してからでは、取り返しのつかない場合も。SNS上での炎上防止策を解説します。 便利なツールだからこそ利用ポリシーを明確に第1章では、事務所経営上の外部リスクとして、地震や台風、感染症などの自然災害を取り上げて、その対応策について言及しました。安定した事務所経営をしていくうえでは、このような外部リスクだけではなく、セクハラ・パワハラなどのハラスメントや、能力や素行に問題がある従業員に対する対応など、社内に潜むリスクへの備えが必須です。内部リスクは多岐にわたるため、各種リスクに応じた対策を講じる必要があります。今回は、昨今問題視されているSNS（ソーシャルネットワーキングサービス）の、「従業員による発信に関するリスク」について言及します。SNSの発展は目覚ましいものがあります。手元にスマートフォンさえあれば、誰でも気軽に自分の考えを世の中に発信することができるようになりました。プライベートで差し障りのない発信をしているうちは問題ありませんが、世間から反感を買うようなモラルを逸脱した発信をすると、いわゆる「炎上」という状態になり、世間からバッシングの集中砲火を浴びることになります。特に士業業界のビジネスでは、「信用・信頼」が大事な要素ですから、SNSでの炎上トラブルは死活問題です。万が一、事務所と関わりがないところで一個人が炎上してしまい、その個人の所属先が特定されてしまうと、世間からの非難の目が所属先にも向けられることになります。また、顧客の経営数字や給与情報など、重要な個人情報を多く扱う士業事務所においては、従業員によるSNSの発信によって個人情報が流失するといった事態は、絶対に避けなければいけません。軽い気持ちでSNSに投稿したことで、これまで事務所が築き上げてきたブランドイメージが一瞬にして崩れ去ってしまうリスクが、どの事務所にも内在しています。「SNSはプライベートなことだから」と、個人の自由に任せるのではなく、危機管理の観点から、事務所として何らかの対策を講じることが強く求められます。これらの対策として、大きく二つあげられます。対策①ソーシャルメディア利用ポリシーなど規程を整備する顧客情報や人事情報など、事務所内で保有している機密情報は、事務所の公式アカウントはもちろん、個人アカウントでも発信を全面禁止とする規程を策定し、抵触する行為をしたものは懲戒処分と明示しておきます。また、ソーシャルメディア利用ポリシーなどを定めて、SNS使用に関する事務所としての考え方を明確にしておきます。対策②従業員に向けた研修の実施一昔前に話題になりましたが、某外食店のアルバイト社員が、客に提供する料理をゴミ箱に入れる動画をSNSで公開し、炎上しました。これをきっかけに、ほかの外食店でも同じような動画が次々と発掘され、投稿される度に炎上し、報道されたりと、社会的に物議を醸しました。誰が見てもおかしいと感じることであっても、人はSNSに投稿してしまいます。それは、理性より承認欲求が勝ってしまうことが大きな要因の一つと考えられます。従業員に対してリスク研修をする際には、この点も念頭におき、一時の承認欲求を満たすために行った行為が、自分や事務所にどう跳ね返ってくるか想像できるように説明することが重要です。また、研修の際には事務所が策定したSNS使用に関する規程内容について、十分な時間をとって説明します。違反した際の懲戒処分の内容についても説明し、事務所として違反者に対して厳しい姿勢で臨むことを明確にしておきます。以上、従業員の不適正SNSの発信に絞り、必要なリスク管理について言及しましたが、先述のとおり、内部要因に関するリスクは、不適切SNSだけではありません。事務所に内在するリスクをすべて洗い出し、それらに適切に対応していくことが求められます。―――――――――――――田中直才氏の著書『中小企業の危機管理がわかる本』を抽選で5名様にプレゼント！下記アンケートに回答いただいた方のなかから抽選で5名様に、リスクマネジメントのプロフェッショナル・田中直才氏の著書『中小企業の危機管理がわかる本』をプレゼント！アンケート回答はこちら↓↓https://forms.gle/rAsFxZZ8JTEa2tB59『中小企業の危機管理がわかる本』単行本：176ページ出版社：セルバ出版発行日：2021年6月9日自然災害への対応、社員の不適切SNS対策、トラブルメーカー社員に対する対応など中小会社に影響のあるリスクとその対応策を実務的に解説。机上の空論ではなく、理論と経験をミックスすることで得られた独自の見解を踏まえ、具体策を提示しています。 
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    すべて自分たちで決めるから 当事者意識が生まれる

    『働きがいのある会社ランキング』（GreatPlacetoWork）小規模部門で三度の1位に輝いたアクロクエストテクノロジー株式会社。経営方針や給与まで全社員で決めるというIT企業です。型破りとも思えるこの仕組みが機能する風土とは？取締役副社長の新免玲子氏にお聞きました。 誰が言ったかではなく何を言ったかが大事弊社には、〝MA（MeetingofALL staff）〞と呼んでいる月に一度の全社員会議があります。会社の方針からルールまで、現在取り組んでいるさまざまな施策はMAで決まりました。MAは、〝多数決をしないこと〞〝役職で発言内容の良い悪いを判断しないこと〞が特徴で、最後の一人が納得するまで話し合います。また、〝誰が言ったか〞ではなく〝何を言ったか〞が大事なので、社長の発言も新人の発言も同等に扱われます。社長である私の夫はヘビースモーカーでしたが、MAで〝全社禁煙〞と決まったことで、たばこをやめました。社長が喫煙者だろうが、自分たちが良いと思えばそれを貫くのです。弊社は技術者集団ですから、自分が良いと思った技術を提案したい人が多い。それが、上の人の意見だけで進むのではなく、社員全員で決めるという社風につながっています。こういった方針は、創業時から変わりません。「技術者が楽しく働ける会社をつくりたい」という思いが基本にあります。社長も技術者ですが、前職で経営者とのコミュニケーションがうまくいかない経験をしましたので、「ワンマン社長にならないためには、全員で話しながら物事を決めることが必要」と考えたのです。  成果を数値化して給与も全員で決める全員で話し合って決める最たるものが、〝ハッピー査定360〞という全体査定です（サイト下部参照）。社員の給与を、全社員で話し合って決めます。よく、「ギスギスしませんか？」と聞かれますが、自分と周囲の実力の現状を正しく見ることができれば、オープンにして悪いことは何もありません。もちろん、自己評価と周りからの評価が違うことはあります。このときも、最後の一人まで、全員が納得するまで話します。これができるのは、エンジニアの集まりだということも大きいかもしれません。理系集団なので、論理的で、すべて数字で根拠を求められます。例えば、新人が「このプロジェクトは大変でした」と言えば、「どのくらい大変だったか数値化して」となる。するとグラフが出てきて、「あなたがやった部分は5％だけど、先輩は20％やっている」と言われて、納得せざるを得ない。ギスギスする余地がないんです。また、〝特性領域主義〞が基本です。欠点はマイナスなので、直してもプラスにならない。ならば、長所を伸ばしてプラスを大きくした方が、はるかに価値がある。特性も成長曲線も人によって違いますから、それぞれで伸びていけばいいのです。弊社が目指しているのは、オーケストラです。ピアノもいれば、バイオリンやチェロもいる。自分の担当楽器で一番を目指せばいい。みんながリーダーである必要はありません。全員が集まった時にどんな音色を奏でるのかが、会社としての実力だと思うのです。 ちょっとした受け答えで会社との距離がわかるこの文化をつくってきたのは社員たちです。社長や私がどれだけ言っても、社員が動かなければ意味がない。社長や私のポリシーに社員が賛同し、実行してきたのです。当事者意識が高いんですね。例えば、弊社の玄関は明るい色のカーペットと木目調のドアで、温かい雰囲気にしています。以前はグレーの無機質な玄関でしたが、MAでリフォームが決まりました。私たちのような小企業にとって、そこに数百万円かけるというのは大きいですが、「お客様に良い印象を持ってもらうことの方が大切」と全員が考えた結果です。この玄関を見たお客様が、「きれいですね」と言ってくださったとき、社員が「はい、頑張りました」と答えたのです。普通は「ありがとうございます」だと思うのですが、「自分たちが頑張って、お金を出してきれいにした」という意識が、そう言わせたのでしょう。また、創立記念日にホテルで開く会食は、全員自腹です。5〜7000円しますので、「会社から出そう」と言ったこともありますが、断られてしまいました。「こんな小さな会社が何年も続いているのを喜んでいるのは社員ですから、お金は自分たちで払いたい」と言うんです。感動しました！「それなら、経営者としては別のところで還元しよう」と決めたのです。こんなちょっとした受け答えでも、会社との距離がわかります。例えば、会社のビジョンやポリシーを聞かれて、社員が「会長がつくった社是がありまして……」と言った時点で違いますよね。会長の社是を綿々と守っていくことに当事者意識は出てきません。 経営者に必要なのはポリシーを貫くこと「なぜ、こういう会社になるんですか？」と聞かれることがありますが、会社が変わらないのは、経営者の考え方が原因です。