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タグ “AI仕訳システム” を含むコンテンツを表示しています。

  • コンサルタント野口が直撃!ムダをとことん省けば生産性がみるみるUP! 残業50%↓・生産性79%↑ 超効率化手法公開!

    一時期は所長自らが担当顧問先55件を抱え、業務に追われていたという税理士法人町田パートナーズ。劇的な業務効率化で残業50%カットを実現した秘訣に迫るべく、事務所へ直撃!! かつては申告書作成の一つをとってもやり方が統一されていない、職人集団だったと話す税理士法人町田パートナーズ代表の町田孝治氏。そこで2017年、町田氏が先陣を切って現場に立ち、無駄な工程を洗い出し、効率的なやり方に統一した。加えて、送付状の作成や発送履歴管理など、簡単にできるところはすべてシステムを構築。時間の使い方の見直しで残業時間を減らし、生産性を向上させた。「ツールの導入直後は慣習化させるのに時間はかかりますが、統一性のあるルールを守ることが結果的に生産性向上につながります」。●効率化による変化   Before After   残業(全体) 747時間 → 372時間 担当件数 27件 → 56件 ※2017年1月と2019年1月を比較残業↓生産性↑ 町田流  ITツールでかんたん&高品質&効率的に業務に集中1 顧問先の領収書を自動取込&自動仕訳で劇的に効率化 AI仕訳システム『ちあロボ』(現在、開発中)は「ScanSnap」と連動し、顧問先から送られてくる帳票を一気にクラウドに取り込み。自動で科目ごとに仕訳ができ、手書き帳票にも対応。   POINT!!ちあロボで人の10倍の速さで人よりも正確にデータ化します 「ScanSnap」 Wi-Fiでクラウドに直接保存可能なのも使い勝手が良い。POINT!!手書きの領収書も自動仕訳できる!!現在、月間で約2万仕訳を入力。『ちあロボ』の開発によって顧問先獲得の受け入れ体制も万全な状態に。 2 取込完了したデータを入力担当が項目チェック『ちあロボ』で自動仕訳した項目を入力担当者が確認。勘定科目で異常値がないか、不整合はないかしっかりチェック。POINT!!チェックはタスクアプローチで行います。取込信頼度の低い項目や間違いやすい仕訳を中心にチェック!3  進捗管理から必要書類の出力まですべて一元管理!Microsoft Accessで顧客データベース管理のシステムを構築。約300社の顧客情報や対応履歴を管理。請求書や送付状・発送履歴すべて管理つい後回しにしてしまうような、送付状作成もボタン一つで出力可能。発送時の送り状番号の履歴も残すことができる。POINT!!面倒な事務作業ほど機械化。アクセスのシステム開発担当の職員が、使い勝手の良いようにカスタマイズしてくれています。4  チェック項目を分担 トリプルチェックで完璧!書類がそろっているかなど、形式的なチェックは アシスタントが対応。 実質チェックは担当者、最後に税理士資格者が税務チェックを行う3段階でトリプルチェックを実行。必要書類と一緒に誰が、どの段階を、いつ確認したかがわかるチェックリストを回覧。ここもCHECK! ダラダラ会議抹消!会議招集者が司会進行会議をはじめる前に、目的と議題を共有。会議の主催者が司会を行う。プロジェクト会議での、「やる」「やらない」の判断は、理念に沿っているかどうか。軸があると判断に迷いがなくなり、効率的に物事が進む。会議残り5分は、行動する時間にあてる会議終了5分前は、議事録をまとめたり、関係者にメールを送るなど作業の時間にあてる。「会議で決まったのに実行しなかった」ということがないよう、必ず次につながる行動をとる。憶測で話を進めない「あの人だったら、難しいかもしれない」など、物事を推察しない。会議で決議されたものは、「誰が」「いつまでに」実行するか明確にして共有する。生産性↑ 町田流  顧客に元気を与える印象アップのワザPR施策グリーンカラーで統一HPや名刺、各ツールなど、クライアントの目に触れるものはグリーンカラーで統一し、安心感や健康的な印象を与える。エントランスのマットもロゴ入りでブランドイメージを訴求。 オフィス・ミーティングルームオフィス内にもグリーンをちょい足しオフィス家具もグリーンで統一。事務所のイメージがHPやDMなど、見る媒体で異ならないようにトーン&マナーをルール化。POINT!!「思ってた印象と違う…」ということがないように意識しています生産性↑ 町田流  職員に元気を与える気配りワザ1  性格特性を見極めてコミュニケーションを図る変化を好むタイプや、同一性を好むタイプなど職員の性格もさまざま。すべての職員に、同じように声掛けをしても効果的ではない。特性を知り、彼らに合わせたコミュニケーションをとること。 2 組織を意識づける登山研修で助け合いを体験社員研修として、屋久島登山に。自然の中で共にゴールを目指していると、役職・肩書関係なく自然と協力し合うように。到達したときの達成感はひとしお。夜はお酒を交えながら、本気で打ちとけられる場を設けて結束を図る。 3 飲み会や社外活動で普段聞けない考え方を知る代表も含め、職員同士がお互いのスキルを共有したり、関係性を深めた結果、事務所の利益に貢献することが、社内コミュニケーションの目的。業務時間ではかしこまって聞けない本音をフランクに聞き出し、改善できることは即対応する。 税理士法人町田パートナーズ 代表 町田氏とコンサルタント野口の対談 「業務効率化って何からはじめましたか?」の記事はこちら!  2020.01.30