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  【お悩み所長の駆け込み寺】ベテラン職員による顧客の持ち出しが発生！防ぐにはどうするべき？

  事務所経営のあらゆるお悩みを専門コンサルタントが解決します！今回のご相談は・・・ ベテラン職員による顧客の持ち出しが発生！防ぐにはどうするべき？ 担当の属人化を防ぎ事務所に惹きつけよう業界人なら一度は耳にするのが、〝職員による顧客持ち出し問題〞。ベテランの所長先生だと、実際に経験された方もいらっしゃるでしょう。事務所にとって大きな損失をもたらすこの問題。絶対に、避けたいですよね。まず、現実的な防止策として、就業規則を改めることが挙げられます。「業務上知り得た顧客の情報について在職中、退職後を問わず、自らあるいは第三者のために利用してはならない」など、顧客の持ち出しを禁止する内容を明記しましょう。その上で、入社時に必ず口頭で伝え、事務所のルールとして認識してもらいます。しかし、これだけでは根本的な問題は解決できません。持ち出しが起こる原因は、顧問先が担当の職員に対して「この人に任せたい」と思っていること。すべての顧問先が、職員ではなく事務所にひもづくようにしましょう。その手段として最も有効なのが、定期的に担当者を入れ替えること。２〜３名のチームを組んでその中で１年に１回、担当者を替えるのです。担当を外れても次の担当者が同じチームにいれば、情報共有もスムーズに進められます。しかし、後任の担当者の能力が低いと「前の担当者に戻してほしい」と、言われてしまうこともあります。それを防ぐためには、業務の標準化が必要です。マニュアルを作成し、全職員が一定のレベルを保てるようにしましょう。加えて、顧問業務以外の面でも「この事務所と付き合うことでメリットがある」と顧問先に感じてもらえればなお良いと思います。顧問先限定のセミナーを開催して経営に役立つ情報を提供したり、交流会を開いて経営者同士のつながりづくりをサポートすることで、満足度を高めていきましょう。※月刊プロパートナー2019年10月号より抜粋いかがだったでしょうか？『月刊プロパートナー』2019年10月号では士業事務所の働き方改革について、組織づくりや人材育成などの状況別に差がつくポイントを解説しています。『月刊プロパートナー』のバックナンバーも読み放題のプレミアム会員 14日間無料体験ならその他様々な記事もお楽しみいただけます。ぜひご事務所の経営にお役立てください。▼月刊プロパートナーバックナンバー読み放題はこちらから▼ 2020.03.26