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    【税理士替えたい110番】会うたびに替わる担当者に不信感爆発！

    顧問先の不満の声から、契約解消を防ぐヒントを紹介。今回は、担当者が何度も替わってしまったために解約へつながってしまったケースです。 会うたびに替わる担当者に不信感爆発！飲食店を始めて30年。10年前から現在の税理士事務所と顧問契約を結んでいます。確定申告料も含めて年35万円と、その安さが何よりも魅力的でしたし、２〜３カ月に一度は弊社への訪問もあり、よく相談にも乗ってもらっていたので、特に不満はありませんでした。しかし、ここ数年は、訪問のたびに担当者が替わっているような状態でした。「こんなにコロコロ担当者が替わるなんて、大丈夫かな……」と、心配になってしまいました。そんな不安が的中。確定申告が迫る２月に、ある事件が起こりました。今年度の確定申告に必要な書類一式を送ったにもかかわらず、そこから一切連絡が来なくなったのです。さすがに心配になり、事務所へ連絡をしたところ「今は確定申告の手続きに追われていて、ほかの業務もあり、とにかく忙しい」と言われ、進捗の報告も訪問もありませんでした。その後、３月のはじめに、会ったことのない職員が突然訪問してきたのです。連絡がなかった理由を聞いてみると、「前任者からの引き継ぎが上手く行われておらず、対応が遅くなってしまった」とのこと。申告自体も不慣れな様子で、なんとも頼りなかったですね。今後は店舗の大規模修繕を行う予定です。そのため、銀行からの資金調達や、ゆくゆくは事業承継も考えているので、新たに税理士事務所を探して、そこに相談したいと思っています。このままこの税理士事務所にお願いするのは不安なので……。 引き継ぎの仕組み化と、離職防止が解決へのヒント今回の問題点は大きく二つ。担当を引き継ぐ際の仕組みが整っていなかったことと、職員の離職率が高いことです。後任の担当へ引き継ぐ際には、誰でもわかるようなフォーマットを作成して、必要な顧問先の情報を管理していく仕組みを、職員全員に習慣づけさせることが大切です。離職防止に関しては、職員の事務所への愛着度を高めることが大切です。そのために従業員一人ひとりの資質を見極めて育成することや、上司や所長と1対1でのミーティングを定期的に行って職員の現状を把握することが、効果的な解決策といえるでしょう。※月刊プロパートナー2019年10月号より抜粋いかがだったでしょうか？『月刊プロパートナー』2019年10月号では生産性のアップする士業事務所の働き方改革について、『組織づくり』『人材育成』『効率化＆単価UP』の3つの側面からそれぞれの課題にあわせてできる仕組みづくりをご紹介しています。『月刊プロパートナー』のバックナンバーも読み放題のプレミアム会員 14日間無料体験ならその他様々な記事もお楽しみいただけます。ぜひご事務所の経営にお役立てください。▼月刊プロパートナーバックナンバー読み放題はこちらから▼ 2020.04.16
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    社員の定着率は会社の空気の良し悪しで決まる！

     社長のメンタルを蝕む社員の離職問題中小企業の社長の悩みの一つは、社員の離職です。「募集してもなかなか人が来ない。そんな中でやっと採用できたのにすぐ辞められてしまってはたまらんな」というのが社長の心情です。私は2年前に職員が全員辞める予定となっていて困っているS動物病院の院長のM先生を紹介されました。既に誰が何月に辞めるということまで決まっていました。動物病院は職員の離職率が高い業界で、離職率に限らず、院長の悩みは人の問題です。売上が順調に伸びている動物病院であっても人に関する悩みは尽きないそうです。M先生との初対面では覇気がなく鬱状態の印象を受けました。まだ開業して間もなく、職員は3名でしたが、全員辞めると言われるのは精神的にもきつかったと思います。一気に全員に辞められるということは、院長ご自身を否定されたような気になり、精神的ダメージも大きくなるからです。私への依頼内容は、次の3点でした。・職員が定着する組織への変革・職員を自律型人材に育成・院長に対するコンサルティング普通は「とにかく職員をなんとかしてくれ」と言われることが多いのですが、M先生からは、「職員が全員辞めるということは、私にも問題があると思うので改善したいと思っています。私に対してもご指導いただけないでしょうか。組織や人については分からないことばかりなので、トップとしての考え方も教えていただきたいです」。と言われました。 結論から言うと、開業から2年経って職員は2倍に増え、院内の雰囲気も良くなり、定着率も良くなりました。元々思考がネガティブで、ついてこられなくなっていった職員は辞めていきましたが、それ以外のスタッフは前向きに仕事に取り組んでいます。しかしここに至るまでは苦難が続きました。この経緯については別の機会でお伝えするとして、この動物病院で組織のbefore・afterを体験したことから何が違うのかということをここからお伝えしていきたいと思います。 人が辞める根本的な原因は空気である！社員が辞める会社と辞めない会社の大きな違いは『空気』にあります。空気とは会社の雰囲気のことですが、組織風土とも言い換えることができます。良い組織風土の会社は次のような感じです。・業績は良くても危機感を持っている。・前向きな発言が多い。・社員同士の仲が良い。・仕事にやりがいを感じている社員が多い。・会社が好きな社員が多い。・社内のイベント（飲み会、旅行など）の参加率が高い。・社員が会社の方向性を理解している。・良い意味で厳しさがある。・挨拶がきちんとされている。このような組織は社員の定着率が良く、会社を嫌で辞める社員は少ないです。ちなみに悪い組織風土の会社はこの逆です。社員の離職率が高い会社の社長は、給料を高くしたり、評価制度を導入して頑張った社員とそうでない社員の差をつけてモチベーションを高めようとしますが、給料を高くしても評価制度を導入しても、根本的な課題を解決しない限りは社員の離職率の改善にはつながりません。低すぎる給料は退職理由につながりますが、標準的な金額であれば辞める要因にはなりません。特に女性の場合は、働きやすい職場かどうかということが重要です。転職には結構なエネルギーが必要です。職探しもそうですが、入社後に新たな人間関係を築かなければなりませんし、会社によって仕事の進め方が異なるのでそれに合わせなくてはいけません。人は変化を嫌う生き物ですから、できれば慣れた環境でずっと過ごしたいと考える人が多いです。なので特に大きな不満もなく、自分にとって良い環境であれば辞めるという選択肢は独立を考えている人でない限りは選ばないと思います。 キツいけれど効果抜群の手書きの作業では良い組織風土はどうやったらできるのか？という話ですが、当然ながら一朝一夕ではできません。最初にやることは、社長がどのような会社にしたいのかということを明確にすることです。私はその場で紙に書いてもらうようにしています。「社長はどのような会社にしたいのですか？」という質問から始まり、理想の会社像を考えながら手書きで紙に書いてもらいます。PCで打ち込んだ方が楽かもしれませんが、手書きで文字を書いた方が脳が活性化され、記憶を意識のより深い部分へ定着させる効果があるので手書きにした方がよいのです。儲かればよいとだけ思って経営している社長の会社と、5年後にはこういう会社にしたいと考えながら経営している社長の会社の数年後は差が出るはずです。私が5年前から組織作りの支援をしている動物病院の院長はお会いした時から、「こういう病院にしたい」という明確なイメージがあり、5年経った今もぶれていません。そして5年経った現在はスタッフは4倍に増え、業績も順調に推移しています。やはりイメージを明確にすることは大事だということを改めて実感しました。これをやるとほとんどの社長が「けっこう疲れたけどこういうのは普段じっくり考えなかったし、頭の中が整理できました。」と仰ります。重要だけれど優先度が低いことは誰かから言われなければなかなかやりません。社長を支援するパートナーとしての専門家はこういうことを一緒にやることが大事なのではないかと思います。 2018.07.05