2022.11.29NEW!
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税理士法人Bricks&UKの成長スピードを加速させる秘訣とは?【製販分離の成功事】

製版分離の成功事例① 税理士法人Bricks&UKの成長スピードを加速させる秘訣とは?

成長スピードを加速させ、10年で100名規模まで事務所を拡大したBricks&UK。
それを実現させた『業務の見える化』と『標準化』について、代表の梶浦氏にうかがいました。

 

 

生産性の『見える化』が業務効率化のカギ!

事務所が50人くらいの頃は、一人の担当者+補助者で業務を回していました。
当時は『不夜城』と呼ばれるほどハードワークで、残業時間や労働環境も不安定、
個々の担当者の能力に依存する仕組みに対して、生産性の限界を感じていました。

そこで製販分離体制に踏み切ったんですが、最終目的は人員の定着にありました。
しっかりと職員が安定して働ける環境を仕組みで作ったのです。

この製販分離のシステムが定着してからは、当時、年30〜40%だった退職率も、今は5%を切っています。

この、個々の能力に依存せず、仕組みで業務を回すために絶対に必要なことが
『業務の見える化』と『標準化』なのです。
効率よく業務を回すことが出来るようになると、生産性も上がるので、職員の時間が余ってくるんです。
その余った時間を高付加価値業務に回す、マネージメントに回すことで、
事務所の規模をここまで拡大できたと思っています。

 

新規顧客契約にかかるコストと成長サイクルの関係性

『お金をかければ顧客は獲得できる』という事実に基づくと、
投資回収期間(ROI)で事務所の成長がコントロールできるようになります。

1.顧問契約獲得のコスト
20万円/新規獲得
新規顧客獲得1件あたり20万円の投資額を設定。
この金額は過去の実績に基づいており、DM・メルマガ・紹介など、
どのような手法を取っても、ほぼこの金額になる。

2.効率的な業務運営
40万円/年間顧問報酬
新規顧客の年間顧問報酬を40万円とし、『サービスコスト』と『利益』で按分する。
この時点での『効率的な業務運営』が、成長サイクルのスピードを決める重要なカギとなる。

3.利益を元手に、さらに新規獲得
1年/新規獲得にかけるコスト(投資額)の回収
利益の20万円を、再度、『新規顧客獲得』に回すことで新規顧客を獲得していく。
もしくは、『新たなサービスの構築』、『資産運用』など、適切な経営判断を行う。

4.回収元本を再投資へ
100%/ROI
このサイクルをスピード感を持って繰り返していくことで、無駄な資金を投下することなく、投資回収期間1年間、ROI:100%が達成可能となる。


成長スピードを決定づける秘訣は効率的な業務運営にあり!
上記の成長サイクルのスピードを決定付ける『効率的な業務運営』を、製販分離体制で実現しています。
サービスの安定稼働こそが、事務所の成長に繋がります。(梶浦氏)


 

業務効率化の徹底と、生産管理を追求した製販分離体制!

Bricks&UKの採用している製販分離のポイントの一つに、
各セクションの連携を“紙ありき”でコントロールすることにあります。
その業務フローを解説していきます。

 

結果を出すための〝紙〟での徹底管理

製販分離を実現し、生産性を高めるために最初に徹底すべきこと。
それは無駄な時間をなくすことにあります。
顧問先から回収してきた書類の整理や、必要な資料を探す時間、
業務の進捗や引き継ぎ確認に費やす時間、
これらの時間を極限まで減らす努力の積み重ねが生産性を高めることにつながっていくのです。

この業務設計は『生産工学』を基礎としており、
〝製造業の効率化〞の視点が低いホワイトカラーの生産性の改善に役立っています。
具体的には一連の業務を『加工=付加価値を生み出す業務』と
『非加工=付加価値のない業務(排除すべき業務)』に分離し、
徹底して『非加工』の業務を排除するためのシステムを構築することにあります。

また、これらの作業を個々の担当者の能力に依存せず『誰がやっても、
同じスピード感で進めていける』ためのシステムを作り、業務を属人化させないこと。
そのための『標準化』も必要になってきます。
Bricks&UKでは、この資料管理を徹底してアナログ(紙)で行なっています。
代表の梶浦氏は「クラウド化せずに紙での管理を採用した理由は、
単純に結果を出すための最善の方法を選んだからです」と語ります。

基本的な流れは〝販〞に当たるビジターが回収してきた資料を、
〝製〞のラボに受け渡し、最終的に顧客に納品します。
現在、Bricks&UKの名古屋支社では、1名の正社員と14名のパートタイマーからなる製造部門で、
実に年間600社以上の試算表の作成を行なっています。
同時に、販売部門は一人あたり月額120万~150万円の売上を確保しています。
また営業活動に集中できるため、新規顧問先獲得件数も、年平均で120件を毎年達成しています。

そして、この製と販をつなぐ要とも言える『作業指示書』のメンテナンスを伊神氏、
鈴木氏の両名が行うことで、生産性を上げながら、
全職員の平均残業時間を30時間以下に抑えることに成功しています。
次ページ以降で、この製販分離体制を詳しく解説していきます。

 
 『生産管理』のための組織体制

Bricks&UKでは、パートタイマーがメインの製造部門と営業活動を行う販売部門に分ける、
オーソドックスなスタイルを採用しています。
それぞれの部署の役割と構成を見てみましょう。
 
製造部門【ラボ】 販売部門【ビジター】
業務内容
・入力業務全般
・試算表作成
・源泉徴収簿の作成
毎月600社以上の試算表を作成
構成
15名(正社員1名)
女性パート職が活躍!
業務内容
・営業活動
・5000円の生産性/1時間
・月120万円~150万円/売上上限
新規顧問先獲得 120件/年
構成
50
入力業務をラボが担当することで、
営業活動に専念できる環境に!


 ムダをとことん排除

業務の属人化を排除 業務の標準化で誰でも処理ができるように!
試算表作成に必要となる資料の種類によって、約10種類の工程タイプに分け極力業務を標準化。
イレギュラーな処理に関しては、作業指示書の『申し送り』で対応していきます。

アイドルタイムを排除 → 作業に集中する時間を徹底的に確保する!
日々の業務のすべてを『作業指示書』と、『スループットシステム』に基づいて『見える化』することで、アイドルタイム(=判断する時間)を徹底的に排除します。


 スピードと品質

分離している各部門の連携と品質を保つための“体制作り”も、製販分離を採用する上での欠かせないポイントとなります。

トリプル体制
製造部門と販売部門の連携をスムーズに行うためのメンテナンス。
ラボの作成した試算表を『上長CHECK』と『監査』を通すトリプルチェック。
この徹底した管理体制とチェック体制で、品質管理を行なっています。


製販分離のポイントは業務の標準化と見える化!
個々の部署の業務を『属人化させない』こと、そのための『標準化』『見える化』こそが、
製販分離を効率よく回していくための最大のポイントとなります。(梶浦氏)


 

事務所直撃!
ムダを徹底して排除!製販分離の取り組み!

ここでは、顧客からの資料回収~納品までの一連の業務の流れを、時系列順に紹介していきます。
この一連の流れが『作業指示書』ベースで進んでいることに注目してください。

 ビジター
顧客から回収した資料は専用ボックスへ
・1顧客につき1ボックスですべての資料を管理する。
各資料はそれぞれ種類ごとにルール化された4色のファイルに収納する。
・各ビジター担当ごとに1ラックを使用。
上から順に『資料待ち』『処理依頼』『仕掛け中』『処理済』にわけ、進捗管理している。
・その他資料なども全て、3色のクリアファイルを使用し、徹底的に分類し管理。

ビジターラボ
ビジターが作業指示書作成、ボックスに入れてラボへ
起票した『作業指示書』をクリアボックスへ入れる。
このボックスも進捗度合いに応じて入れる場所がルール化されている。

入力完了後、作業指示書を規定のボックスへ入れ、資料もラックの進捗度合いに応じた段に戻し1日の業務を終える。

ラボ
ラボは作業指示書を元に専用ボックスから必要資料をピックアップ→入力
ラボ担当者は、作業指示書通りに専用ボックスから必要書類を取り出し、ラックの資料を元に無駄なく作業を進めていく。

ラボ
退社前に進捗状況を入力→メンテナンス
作業後、退社前に1日の進捗状況をデータ入力。
チームリーダーが入力されたデータを確認し、翌日に引き継がれる。

ラボ → ビジター
入力完了したらボックスへ。ビジターが資料返却できるように整理しラックへ
入力完了後、作業指示書を規定のボックスへ入れ、資料もラックの進捗度合いに応じた段に戻し1日の業務を終える。

→ 毎回ムダがないか見直す






『生産性』『数値化』して、時間の使い方をチェック

 スループットで実現 

見える化の仕組み!

Bricks&UKの高い業務生産性は、生産管理の考え方を用いた
『Bricks&UK式生産管理システム』で実現しています。
ここではその内容について詳しく解説していきます。

 
 
Bricks&UK式生産管理システム3つのメリット

【1】工数と必要時間が『見える』 → 効率的な人員配置が可能
データに基づいて、各顧客ごとの納期、残り必要工数順に1日の業務が自動計算される。
そのため、ラボの中から適切な担当者を、無駄なく効率良く配置することができる。

【2】上限を設けることでムダな残業代の排除を徹底
1ヵ月に必要な入力工数=『必要回収工数』を事前に把握し、上限を設定することで適切な人員配置が可能となり、無駄な残業代の排除や健全な労務環境にも寄与している。

【3】キャリアアップやマネジメントに注力できる
担当金額上限“150万円/月”を超えた職員は、適正に応じてより高度なコンサルティング業務や体制作りのためのマネージメント業務に従事するなど、キャリアプランを描くことができる。

 
 

生産性が見えれば目標達成課題がクリア

各担当者の売上は、試算表の『納品売上』でカウントされます。
残業時間の上限は月間60時間に設定されており、この納品売上を実労働時間で割った数値が『スループット(一時間当りの生産性)』となります。
Bricks&UKでは、このスループットの基準を5000円に設定しており、この金額達成が一つの指標になります。
スループットが5000円を超えたビジターは、『より高付加価値なコンサル業務を行う』『マネージメント業務を行う』など、個々のキャリアアップの目標を立てることができます。

また、ラボは、納期・必要工数が見える化されているため、各顧客の納品までの必要工数、事務所全体の1日の必要工数、一カ月の必要工数の予測が可能となり、働き方の多様性にも柔軟に対応することが可能。
これによって、ラボの体制作りや採用人員を適切に決定することができ、より強固な事務所作りを可能にしています。

『時間あたりの生産性』『残業時間上限』などすべてを『見える化』
 

Bricks&UK式生産管理システムを支える、毎日のメンテナンス業務

税務担当 コンサルタント 伊神貴成氏チームリーダー 税務担当/コンサルタント
伊神貴成氏
【伊神さんの場合】

生産管理システムをメンテナンスする上で大切なことは、現実とシステム内で見える化した状況を正しく同期させることです。
この二つを正しく同期させることで、正しいマネージメント判断ができるようになります。
日々のメンテナンスはとても重要だと感じながら、責任感をもって臨んでいます。
税務担当 シニアコンサルタント 鈴木早人氏
税務担当/シニアコンサルタント
鈴木早人氏
【鈴木さんの場合】

生産管理システムのメンテナンス作業には、毎日2~3時間程度を要します。
1日の業務時間で考えると決して少ない時間ではありませんが、この数時間によって、毎日数十時間もの事務所の仲間みんなの効率的な時間を生み出していると思うと、気が引き締まります。とてもやりがいを感じます。


多彩な働き方&見える化で離職率も低下

 スループットを駆使すれば 

キャリアパスを明確化できる!

製販分離のための業務の『見える化』『標準化』のもう一つの大きなメリットは、明確なキャリアパスが設定されていること。
このキャリアパスについて見ていきましょう。

Bricks&UKのキャリアパス
 

生産性が見えれば目標達成課題がクリア

Bricks&UKの採用のポイントは、基本的に経験や能力は一切考慮せず、『お客様の前に出せる人であること』『誠実であること』この2点だけだといいます。
個々の能力に依存してしまうと、最終的には一定のラインを超えた人しか残ることができません。
事務所規模を拡大する上で最も大切な人員確保には、〝能力に依存せず、誠実に仕事に向き合えば誰でも一人前になれる仕組み作り〞が不可欠となります。
上記の図の通り、入社後1〜3ヵ月はラボに所属し、
徹底して『生産管理のルール』維持のために業務のインプットを行います。
その後、育成ビジター→ラボビジターと、スループットを確認しながらキャリア形成をし、
自分の適正にあった方向へ進んでいきます。

このように、入社からのキャリアが、明確な数値によって見える化されているので、
業務に誠実に取り組んでいけば、誰でも無理なくキャリアアップしていくことが可能になります。


Bricks&UKが手がけるコンサルティング業務

Bricks&UK伊神氏プロジェクトメンバーにキャリアアップ!

スループットによる業務管理を行うようになってからは、自発的に仕事に向き合えるようになりました。
何をすればキャリアアップするのか明確になり、働くモチベーションも上がります。
現在は業務の標準化と平準化を追求するプロジェクトを進めています。
弊社が生み出したシステムを用いて、日本の士業の事務所様支援に貢献していきたいです。(伊神氏)


会計事務所の生産性を飛躍的に向上させる士業事務所向けシステムが誕生
 
 2018年2月上旬リリース予定! 

Bricks&UK式 生産管理システム 

 Bricks&UK式 生産管理システム
世界一の工場といわれるトヨタの元町工場を見学されたことがあるでしょうか。
とても驚くのですが、世界一と言われる元町工場は機械化をあまり行っていません。機械化により生産性を高めるのではなく、高度な生産管理によって『人を活かす』ことで高度な生産性を実現しています。Bricks&UKがチャレンジするのは、会計事務所でこの『人を活かす』生産管理を実現することです。優秀な会計人材の時間から無駄を省き、その能力を最大限に発揮させる。
Bricks&UK式生産管理システムがそのお手伝いをします。

詳細・お申し込みはこちら
★「プロパートナーを見た」と一言お伝えください。


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Bricks&UK税理士法人Bricks&UK

設立/2006年4月1日
代表者/代表社員 税理士 梶浦 潮氏
従業員数/118名
本社所在地/東京都中央区日本橋1 箱崎町20番7号 ITOビル6階
http://www.bricksuk.biz/