士業の業務改善に書類の電子化は有効か? 記事



新型コロナウィルスは、私たちの生活様式を一変させました。
士業のみなさまにおかれましては、どのような影響がありましたでしょうか?

ここ数か月、士業含め多くの企業から「紙書類の扱いをどうしていくべきか」とのご相談をいただいています。
・テレワークを始めたが、紙書類へのアクセス環境が整っていない。
・テレワークを始めたことで、オフィス縮小を考えている。伴って保管書類を減らしたい。
・書類へのアクセスをスムーズにし、顧客対応へのレスポンススピードを上げたい。

同じような悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか?

とはいえ、多くの書類を目の前に何からどう始めたらいいのか…
そのような悩みをお持ちのみなさまに、
書類の電子化とはから書類電子化で気を付けるべき点実施手段についてご紹介します。


 

書類の電子化とは

上記でご紹介したように、紙書類においてよく見られる課題は以下3つです。
・リモートからの閲覧ができない
・保管場所が必要でコストがかかる
・検索や共有に時間や手間がかかる

これらを解決する手段は紙書類の電子化です。
一般的には次の2つの対応が検討されます。
①    デジタルデータでやり取りする(紙の発生を抑える)
②    書類をスキャン電子化する(紙の管理方法を変える)

可能な限り①を実現するのが理想的ですよね。
自らが作成する書類はデジタルデータで管理する、
顧問先やクライアントから受け取る書類についても極力デジタルデータで受け取るということです。
メールでのやり取りはもちろん、コミュニケーションツールなどを使って
簡単に管理・共有を行える環境を整えることも継続的に①を実現する秘訣といえるでしょう。

しかしながら、すでに過去発生してしまった紙書類、どうしても紙でやり取りせざるを得ない書類は存在します。
その場合は②で対応していくことになります。

今回のコラムでは②の対応が必要となっているみなさまに、お役に立てる情報をお届けしたいと思っています。


 

書類電子化のメリット・デメリット

では、書類電子化にはどのようなメリット・デメリットがあるでしょうか。
一般的には以下のようなことが言われています。

 

【メリット】

検索しやすくなる
どこからでも閲覧できる
セキュリティ管理が容易になる
共有しやすくなる
紛失リスクが減る
保管スペース・コストが削減できる

 

【デメリット】

電子化する時間と人手の確保が必要
大量の書類への対応が必要な場合がある
電子化のルール設定と運用が必要

検索しやすく、どこからでも閲覧ができれば、メンバーとの情報共有、顧客への対応もスムーズになります。
そして、あまり知られていませんが、情報漏洩の多くは紙書類からといわれており、
データで管理することで紛失リスクも軽減できます。
また、紙書類が減ることで保管スペースやコストが削減できるのは言うまでもありません。

以上のように書類を電子化することは多くのメリットをもたらすように思われます。
では、なぜいままであまり取り入れられてこなかったのでしょうか?
または定着してこなかったのでしょうか?


 

書類電子化が進まない・定着しない理由
~書類電子化で抑えるべきポイント~

士業において電子化が進まないひとつの理由として、
検索性は低くとも閲覧性が高い紙書類のほうが重宝されてきた面があると考えられます。
しかし、行動様式を変えざるを得ないいま、書類電子化は避けられない課題でしょう。
ここからはデメリットを紐解きながら、書類電子化を推進するにはどんなことが懸念され、
どんなことに気を付けてすすめるべきかをご紹介したいと思います。

 

①    想像以上にかかる手間と時間…思うようには進まない。

電子化作業をするには「人・機械・時間」が必要となります。
電子化を行うには対象となる書類のボリュームに応じた
「人・機械・時間」という資源を確保できることが前提となります。
特に人手と時間については慎重に検討されないことが多く、
想定していたように電子化が進まなくなってしまうケースがあるので注意が必要です。
実際にどのくらいの人手と時間が必要となるかをテストすることをおすすめします。

 

②    大量の書類をスキャン電子化する必要がある…と思われている。

検索メリットを高めるには、対象となる書類数は多いに越したことはありません。
しかし、①で述べた通り、電子化作業にはいくつかの資源、つまり多くのコストを必要とします。
よって大量の書類の電子化が必要と考えること自体を改める必要があります。
電子化をする必要がある書類はどれであるか、その選定が書類電子化を検討するうえで最も重要な作業となるでしょう。
電子化せずに廃棄する、保管は必要だが閲覧頻度が高くないものは外部倉庫に保管する、
などの手段も含めて検討しましょう。

 

③    気づけば電子のごみ箱に…環境維持には多少の工夫が必要です。

データ化することで検索性は上がりますが、
管理方法としては紙書類と一緒でルールを設け書類管理をしていく必要があります。
容易に電子化でき紙のときよりも多くのデータを保管できることから、
気づけば不要なデータであふれているという状況が発生しがちだからです。

例えば、次のような管理方法があります。

・フォルダの階層
一般的に3階層までに収めると管理しやすいとされています。
・版管理、廃棄サイクルの設定
古いデータは一定期間で削除するなど、誰が見ても最新版がわかるよう版管理のルールを設けましょう。
・フォルダへのナンバリング
フォルダが複数存在する場合にはナンバリングして管理するとよいでしょう。
不要なフォルダを作らせない効果もあります。

難しいルールではないですが、維持するのは意外と難しいもの。
ルールを明確にし、定期的に教育、棚卸をすることで、
いつ誰がアクセスしても保管先が常に同じ状態で保たれているという状況を作ることを心掛けましょう。


 

書類電子化の実施手段

電子化作業は、先に述べた通り、人・機械・時間が確保できれば自社で行うことが可能です。
想像以上に手間や時間がかかる作業になりますので、余裕をもって計画的に行うようにしましょう。

一方、人手や時間の確保が難しそう、電子化すべき書類の選出方法が分からない…など、
なかなか実行が難しそうという印象を持たれた方もいらっしゃるかもしれません。
そのような企業・事務所さまには、書類電子化のアウトソーシングの利用をおすすめします。
電子化という専門領域で培ってきたノウハウで電子化業務を効率よくデザインし、人・機械・時間を提供してくれます。
きっと不安に感じた項目についても多種多様な業界業態のお客様に対応してきたベンダーであれば、
適切なアドバイスをしてくれることでしょう。

書類電子化でひらける業務の新しい形、書類電子化の注意ポイントと実施手段についてご理解いただけましたでしょうか?
生活様式の変化に伴い、働き方だけでなく人々の価値観もさらに多様化することが想像されます。
これからはどこからでも繋がれる分、お互いを理解するためにコミュニケーションをとることが
さらに重要となってくるのではないでしょうか?
良質なコミュニケーションのためにも情報アクセスに不自由を感じない環境を整えることから始めませんか?

キヤノンマーケティングジャパンはみなさまの書類電子化を支援します。


 

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プロフィール

渡辺 香奈(わたなべ かな)

キヤノンマーケティングジャパン株式会社
BPO企画部

中堅企業担当の営業部にて様々な業種のお客様の営業、営業支援を担当した後、現在のBPO企画部へ。
BPO事業のマーケティングを担当し、お客様により有益な情報をお届けできるよう日々情報収集にあたっている。

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キヤノンマーケティングジャパン株式会社
設立:1968年
従業員数 連結:16,860名 単独:5,126名(2020年4月1日現在)
本社:東京都港区港南2-16-6
HP:https://canon.jp/ja-JP/corporate/profile
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