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  • 危機に負けない事務所をつくる12STEP

    未曾有の経済危機のなか、顧問先を守るためには士業事務所も従来型の業務やサービスからの脱却が必要です。業務効率化と顧客満足度向上を両立させた事務所をつくるために必要なことを、士業コンサルタントが解説します。 STEP1．顧問先の状況を把握する新型コロナの影響は、飲食業や観光業に限らず、さまざまな業界に波及しています。まずは、顧問先にどのような変化が起きているのか、今後どのような影響が考えられるのかをヒアリングしましょう。 STEP2．支援が必要な顧問先を分類するSTEP1のヒアリングをもとに、今までのように事業継続ができるかできないかで、クライアントを分類します。事務所からの対策、支援が必要か必要でないかを分類の目安にすると良いでしょう。 STEP3．コロナ対策プロジェクトの立ち上げ所長をリーダーに、支援が必要な顧問先を担当している職員全員が参加してプロジェクトチームを立ち上げます。資金調達や調達後の事業計画策定のほか、事務所でサポートできることがないかを話し合いましょう。また、事務所で対応できない場合も専門家を紹介するなどの支援をします。月次の業務に加える形でコロナプロジェクトの業務を担当させることで、業務管理をしていきます。 STEP4．業務管理をクラウド化する社内サーバーや個々のパソコン内での資料保管、Excelでの顧客管理はリモートワークに向かないほか、業務の属人化にもつながるため、クラウドで管理するようにしましょう。①顧問先にある文書、事務所内の書類のデータ化②業務ソフトのデジタル化、もしくは遠隔ソフトで外部からのアクセスを可能にする③事務所および自宅のインターネット環境を整備する④機密保持ルールを整備する STEP5．クラウド化に対応した業務標準化データを共有する場合、個人での保管ルールのままでは、ほかの人がファイルを探しにくいなど、非効率です。ファイル名の付け方やフォルダ分けのルールなどの整備を行いましょう。 STEP6．成果管理ルールの設定「何をもって仕事をしたと判断するのか？」のルールを決めます。アウトソーシング業務のように、「何時間でこの業務を終える」というルールを決めることで、成果を管理しやすくなります。 STEP7．リモートワークを導入するSTEP1～6を実施せずにリモートワークを導入しても、うまく進みません。本格導入を考えているのであれば、再度見直しをしてみましょう。 STEP8．顧客セグメントの再設定有事の際にも対応品質を落とさずにフォローできる顧客や、有事の際に伸びた業種をターゲットに設定します。例えば、日常のフォローを訪問ではなくチャットで行う場合、それに対応できる顧客を増やすことで、有事の際も同品質のフォローが可能です。また、ユーチューバーに特化した税務会計サービスなどは、今後ニーズが高まると考えられます。 STEP9．マーケティング方法の再検討STEP8で設定したターゲットに合わせたマーケティングを検討します。今回、対面での営業ができない状況になったように、もはやWebマーケティングは必須です。独自のメディア構築には時間もコストもかかるため、所長や職員の人脈を活用できるSNSやレポート活用が有効です。①事務所のSNSページを作成。顧客、提携先など、 すでにあるネットワークに友達申請し、Web上で常につながっている状態をつくる②無料でダウンロードできるレポート（例「特別融資の申請方法完全マニュアル」など）を 事務所サイトやSNSにアップし、問い合わせが来たら無料相談のアポを入れる STEP10．事務所の強みの再構築顧客にとって、「なぜこの事務所に依頼するのか？」の理由が明確であることが重要です。例えば、新型コロナを受け、資金調達、資金繰りサービスは、もはやスタンダードなサービスであると認識する顧客が多いでしょう。PLの改善よりBSの改善提案ができることなど、顧客が自社を選ぶ理由を明確にし、新たな強みを構築しましょう。 STEP11．２軸のビジネスで価値提供例えば、アウトソーシング業務は固定費削減の対象になりやすいですが、日頃から経営相談にも対応していれば、解約される可能性は低くなります。また、アウトソーシング業務を受任していれば、試算表をすぐに作成できて融資の計画表作成にも素早く対応できるため、コンサル業務に加えてスポットの売上も見込めます。収益の柱を複数持つことで、有事の際のリスクヘッジができるのです。提供できるサービスをメニュー化し、アウトソーシングと付加価値業務の２軸でビジネスを進めましょう。 STEP12．定期的な情報発信網を用意するメルマガやSNSなど、有事の際でもすべてのお客様に情報を発信できる手段を準備しましょう。特にメルマガは、開封率や開封履歴がわかるシステムであれば、追加で個別の連絡が必要かどうかもわかります。しっかり活用するためには、常に顧客データーベースの管理、メルマガの配信管理をしていることも重要です。実は、STEP12の定期的な情報発信網があれば、STEP１～11もスムーズに進みます。例えば、顧問先に「現状を教えてください」とアンケートをメルマガで配信することで、ヒアリングが効率化できます。顧客データベースの構築とアップデートは、必ず取り組んでください。 顧問先を支援するならまずは事務所改革を新型コロナの影響を受け、IT化推進を決意した先生も多いと思います。IT化を効率良く、高品質で進める近道は、「成功した人のやり方を真似ること」です。業務効率化のためのITツールは豊富にあるため、自分で勉強してから導入しようとすると、なかなか進みません。ですから、成功した人が使っているツールを取り入れて使ってみる。そして、詳しい人に聞きながら慣れていくのが一番です。IT化支援サービスを使うのもおすすめです。また、アンケートのなかで、「顧問先がオンライン面談に納得してくれるか」「既存の方法を変えることに不満を持つのではないか」という声がありました。しかし、成長している会社は、新しいツールや仕組みを上手に活用しています。これからリモートワークはさらに浸透していくでしょうから、「会社を伸ばすためには、こういったツールを取り入れることが必要です」と提案し、時代に合わせた変化を促すことが、顧問先の成長にもつながるのです。今後、新型コロナ以外にも、競合他社の出現や人材流出など、顧問先1社1社に異なる危機が訪れます。そのとき、顧問先にとって価値ある士業事務所とはどんな事務所なのか？価値あるサービスとは何なのか？もはや、資金調達や資金繰り改善は、顧問先にとって「当たり前」のサービスになっていくでしょう。それに加えて、より経営戦略に踏み込んだ提案や、今後を見据えたビジネスのヒントを与えてくれる士業事務所へのニーズが高まるはずです。そのニーズに応える体制は整っていますか？顧問先をしっかりサポートするためには、STEP１〜12を繰り返し、まずは士業事務所から変化することが重要です。今こそ、事務所のビジネスのあり方を見直すタイミングではないでしょうか。※月刊プロパートナー2020年6月号より抜粋いかがだったでしょうか？『月刊プロパートナー』2020年6月号ではリモートワークの導入やビジネスモデル見直し、顧問先への新サービスなど、withコロナで士業事務所をどう変えるか、詳しく解説しています。『月刊プロパートナー』のバックナンバーも読み放題のプレミアム会員 14日間無料体験ならその他様々な記事もお楽しみいただけます。ぜひご事務所の経営にお役立てください。▼月刊プロパートナーバックナンバー読み放題はこちらから▼

  • 『+αの差別化戦略』フレキシブルな組織体制で スピーディーに事業を推進

    他事務所との”差”を生み出すノウハウを紹介！難易度が高い実務や扱う人が少ない実務、効率的な組織運営などで、他事務所と差別化している事務所の戦略を大公開！常に成長を続けるためには、何に取り組めば良いのでしょうか。”組織体制”をテーマに「変化に対応できる体制づくり」について紹介します。アークアウトソーシング株式会社の事業開発チーム『XERO（ゼロ）』へのインタビューを通じて、変革を続けながらも持続可能な組織をつくるための、実践的なポイントを解説します。 組織として常に変化し時代のニーズに対応創業時から、外国企業の日本進出を支援してきたアークアウトソーシング株式会社。最大の強みは、会計・監査業務に加え、会社登記や社会保険への加入も一つの窓口で完結できる”ワンストップサービス”を、ニーズの変化に迅速に対応しながら提供していること。今回は、アークアウトソーシングの”スピード感”を実現する秘訣について、事業開発チーム『XERO』のメンバーに話を聞きました。『XERO』の業務は主に、新規顧客開拓と新ビジネスの模索。「０を１にする」ことをテーマに、組織を成長させるべく新風を吹き込む活動を行います。また、『XERO』を含む全体の組織体制もユニークで、極めて効率的です。常に時代のニーズに合ったサービスを提供し、他の事務所と差別化するためには何に取り組めば良いのでしょうか。『XERO』の活動とアークアウトソーシングの組織体制から、スピーディーにビジネスを進化させるためのヒントを探ります。 変わりゆく市場ニーズに合わせ常に新しいものを取り入れるサービス内容で差別化するためには、どのような取り組みを行うべきなのでしょうか。事業開発チーム『XERO』の現在の活動とこれまでの軌跡から、その秘訣を探ります。 『XERO』の主な活動内容  最新情報を収集しサービス開発に活かす『XERO』は会計事務所の枠を超えたサービスを提供するべく、新規顧客開拓に加え、新ビジネスの開発にも注力しています。「ビジネスアイデアの素を集めるために、毎月８時間は外部セミナーや企画展示などに赴く時間を確保しています」とチームリーダーの髙橋圭祐氏。情報収集に特化したチームの最大のメリットは、〝常に最先端のサービスを提供できること〞。他事務所がまだ手を付けられていない分野で、差別化を図っています。既存顧客向けの新サービスを開発する手法の特徴は、まず自社に取り入れて実験を行うことです。その上で顧客に提供するという流れを繰り返してきました。具体的には、クラウド会計ソフトや在宅勤務制度など、当時の最先端を次々と導入。顧客にとって新たな価値を生み出してきました。髙橋氏は、「今後も時代のニーズに合う付加価値業務を提供すること目指し、まずは人手不足への対策としてロボット化を推し進めていきます」と語ります。 ＸＥＲＯの創設がアークアウトソーシングの転換点『ＸＥＲＯ』を創設したことで、アークアウトソーシングはどう変わったのでしょうか。チームリーダーの髙橋圭祐氏に、改善した点と体制の特徴について聞きました。  変化を嫌う風潮を打破したXERO『XERO』の前身が創設されたのは、2016年のこと。ちょうど、”Fintech”や”AI”などのキーワードが注目を集めるようになってきたころです。その中で、『XERO』が立ち上げられた経緯について髙橋氏は、「会計業界全般に言えることかもしれませんが、職人気質で変化を好まない風潮が弊社にもありました。それを打破し、新しい技術を取り入れつつ業務改善を繰り返せる組織に生まれ変わるべく、新しいチームをつくることになったのです」と話します。現在は、アウトソーシングサービスを主軸に据えながら、新たな出会いを創出し、これからの会計業界の在り方を考える部署となっています。新チーム『XERO』を立ち上げたことによる改善点は主に２つ。”変化に素早く対応できるようになったこと”と”メイン事業が効率化されたこと”です。「『XERO』の創設は勇気のいる決断でしたが、良い効果がたくさんありました。今となっては立ち上げて本当によかったと思っています」 他業種の知見を活かし「なぜ？」を繰り返す現メンバーは、全社員の投票で選抜された。チームの特長は〝新しいものを創造する〞という観点から、他業界で経験を積んできたメンバーの意見を積極的に取り入れることだと髙橋氏は言います。「私と上町は会計一筋でしたが、眞壁は元美容師。新メンバーの新藤は、ブライダル業界から私たちのチームに加入してくれました。会計税務を超えたサービスを創出するためには、『なぜ、今これをやっているのか？』という視点が欠かせません。ここで、他業種の経験がある人の発想が活きるのです」。これからは「『XERO』でつくり上げた業務ノウハウを他社に提供していきたい」と髙橋氏は言います。「業界の活性化が最終目的。会計業界で働く人全員が、この業界を好きになってほしいと思います」。 総務・採用の兼任で現場の声を組織づくりに反映アークアウトソーシングでは、会計や監査などの一般業務と、採用や業務改善など組織づくりに関する職務を兼任する形を取っています。そのメリットとは？ ［アークアウトソーシングの組織図］ 絶えず組織を改革しビジネスを敏速に現行体制の最大のメリットは、「ビジネスのスピードを速められること」にあると髙橋氏は言います。「以前は組織管理専属のチームがあったのですが、業務グループと齟齬が生じることがありました。そこで、お客様と接している人に、組織づくりの権限を移したのです。現場の声をすぐ組織に反映できるこの体制は、ニーズの変化に素早く対応するには最適だと思います」。また、部署横断型のメリットとしては、コミュニケーションの活性化などが挙げられるでしょう。 

  • 【ビックファームの軌跡】あすか社会保険労務士法人 大東 恵子先生編

    多拠点展開に成功した理由すべては“人”にあり全国4都市に5つの拠点を構え40名以上の従業員を抱えるあすか社会保険労務士法人の大東恵子氏。これまでの半生を振り返りながら成功の秘訣を語っていただきました。 アウトソーシングを中心に労務顧問にも注力大阪で開業してから今年でちょうど20年。10年前の東京進出を皮切りに、名古屋と埼玉にも出店し、ネットワークを広げてきました。現在は全国につの拠点を構え、従業員は40名以上います。現在のメイン業務はアウトソーシングで、給与計算を受けている関与先が全体の割です。あとは、助成金申請も多く取り扱っていますね。年間550件以上受任しており、ニーズの高さを感じます。助成金がフックになって労務相談に結びつくことが多いので、今後は労務相談にも力を入れていきたいですね。東京には中目黒と赤坂につの事務所があり、業務の種類で役割を分けています。中目黒事務所ではメインのアウトソーシング業務を、赤坂事務所では助成金申請や人事制度の策定などを請け負っています。赤坂事務所のメンバーは6名。『コンサルティングチーム』として高付加価値業務に携わってもらっています。 職員の支えのおかげで今日の姿があるあすか社会保険労務士法人が今日まで成長してきたのは、優秀な職員が一緒だったからです。マーケティングをして多くの仕事をいただけても、事務所の中で捌ききれなくなったら信用を失ってしまいますよね。まずはうちに合う人材を採用すること。そして、サービス面、実務面ともにしっかり教育し、常にクオリティの高い仕事をしてもらうことが大切だと考えています。1997年に開業した当初は事務所を拡大するつもりは全くありませんでした。当時は法人化が認められていなかったというのもありますが、食べていくのに精一杯の状態でしたね。開業から10年後に法人化したのですが、そのきっかけは創立10周年を祝うパーティーでした。予想より多くのお客様が来てくださって自信がつき、「東京に出て規模を拡大しようかな?」とそのとき初めて思ったんです。当時いた8名の職員の中に業務の大半を任せられるほど能力のある人がいたことも、拠点の増加に踏み切った要因ですね。法人化し、東京に進出してから1〜2年目はずっと赤字経営でした。当時は東京に知り合いがいなかったため紹介もいただけず、お客様もほとんど増えませんでした。そのような苦労が続いた2年目までとはうってかわって、3年目からは非常に忙しくなりました。その理由は、この頃に入社したある女性職員が、非常に優秀だったから。彼女はとにかくサービス精神が旺盛で、彼女の頑張りを見た顧問先の税理士の先生が、先生の顧問先を何社か紹介してくれました。それから、既存のお客様から紹介をもらうケースも増えていき、成約ベースで年間100件を達成。この頃にお付き合いを始めたお客様は、現在も関係が続いている方が多いですね。その2年後、今度は名古屋に事務所を構えました。知り合いの税理士の先生に声をかけられて出店したという経緯もあって、職員はほとんど全員が現地での採用でした。その中の一人が現在、名古屋事務所のリーダーを務めています。彼は誠実で、何事も一生懸命に取り組む、とても有能な人なんです。名古屋では、彼に似て真面目な人が多く育っていて、頼もしく感じています。その翌年に埼玉事務所を開設。東京進出のときに頑張ってくれた先の女性職員が「自分の事務所を持ちたい」と言ったので、半分独立のような形で、案件の獲得から任せることにしました。優秀な職員に責任ある仕事を任せることができたからこそ、ここまで大きくして来れたんだと考えています。 サービス業の視点を持ちクオリティの高い業務を職員や拠点の数が増えると、業務の質を高いレベルで維持するのが難しくなります。〝質が落ちた〞という印象を与えないために、