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  • 【ビッグファーム】企業が本業に集中できる環境づくりをサポート

    大阪、東京、兵庫、福岡に拠点を構える社会保険労務士法人協心。経営企画本部長の吉村徳男氏に、職員一人ひとりを伸ばす秘訣を聞きました。 4拠点が協力し合い、難局を打開して一致団結社会保険労務士協心は1976年、兵庫県で労働保険事務組合として近畿労務管理協会を設立したのがはじまりです。それに続いて大阪・東京・福岡でも労務管理協会を設立。創業者は同じだったため、大阪が本社的な機能を担いつつも、それぞれ別法人として事業展開していました。私が入社したのは2012年。社労士として会社の役に立ちたいという理由からです。それから一年半ほど経った頃、創業者が不慮の事故に遭遇してしまうという出来事が起こりました。絶対的なカリスマである創業者の不在によって、大阪は危機的な状況に陥りました。当時は12〜13名の規模でしたが、次々と職員が退職。慌てて採用するものの、入社しても試用期間中に辞めてしまうなど、自転車操業のような状態になってしまったのです。そんななか、私に白羽の矢が立ち、大阪の所長を任されることになりました。その後、この難局を乗り越えるには、各拠点が心を一つにしなければいけない。まさに「協心」しないといけないということで、2016年に4拠点がまとまって社会保険労務士法人を立ち上げることになりました。それぞれ独自の進化を遂げていた拠点を一つにまとめることは、いわばM&Aのようなもの。間違いなく、法人化は大きなターニングポイントでした。私は、法人化した当初は4人いる役員のうちの一人でしたが、大阪が本社機能を持つ最も大きな組織だったこともあり、現在では、経営企画本部長として全体をまとめる立場を担っています。 日報を活用して、理念と情報を共有法人全体としての組織づくりの根本は、経営理念「四方笑顔」にあります。ここには、協心、顧客、家族、社会の4つの笑顔を叶えたいという思いが込められており、理念を具体的な目標や人事制度に反映させることで、質の高いサービスをスピーディーに提供できるようにしています。組織づくりにおいて気をつけていることは、いかに理念を共有し、心を一つにするかということ。職員交流と情報共有は重要なテーマですが、そのために日報が欠かせない存在となっています。日報は全職員が毎日書きます。さらに、kintoneでほかの支店の職員も見られるようにしています。すると、誰が何をしているのかが一目瞭然。その日の「所感」を書く欄もあり、「顧問先でこんな対応を受けた」「今日は調子が悪かった」といった書き込みに対し、他支店の職員から助言や励ましのコメントが寄せられることもあります。また、プライベートの話題を交える職員もいて、お互いの雰囲気や人となりが自然とわかるのです。全員分の所感を毎日読んでいると、現在成長中の人や、仕事に不安を抱えている人など、職員が置かれている状況がよく伝わってきます。もちろん、私自身も毎日500字程度で必ず日報を書くようにしています。私がどんなことを考えているのかを、職員に知ってもらうことが大切だと考えているからです。テーマは、業務に関することよりも、事業への向き合い方や社会情勢、業界を取り巻く動き、社労士はこれからどうあるべきかなど、広い視野で書くことを心がけています。私たちは単に、給与計算や手続きがうまくできれば良いわけではありません。社会的に、いかに意義の広い仕事をしているかを伝えたい。仮に、いつか職員が退職したとしても、どこに行っても恥ずかしくない人材として送り出したいのです。士業という狭い世界に閉じこもらず、大きな視野を持ち、自分の仕事が世界とどうつながっているのかを知ってもらいたいと考えています。 個人や支店の個性を重視。適した環境で成長する私は自然農法で農業に取り組んでいるのですが、植物は種を植える場所さえ間違えなければ、ある程度放っておいても自然に育ちます。人も同じで、その人に合った仕事やチームに配属すれば、おのずと特性や良さが引き出されてくるように思います。そのために私ができることといえば、一人ひとりの状態を徹底的に見ておくこと。日報や面談などを通して、何を考えているのか、どんな人なのかを理解できるよう努めています。ある程度の自由な環境が確保されてこそ個性を発揮できるというのは、法人においても同様です。協心は別の組織が集まってできたという独特の経緯があるため、法人全体が同じ方向を向きつつ、各支店の独自性や裁量も保っています。一例として、売上など法人全体の目標は設定しているものの、それに応じた支店の目標設定や進捗管理、職員の教育方法などは、各支店長に任せています。拠点それぞれの独立色が強い、カンパニー制に近い組織形態です。また、支店ごとに地域性や顧客層、企業の規模も異なるため、注力する業種や戦略をひとくくりに設定することはできません。大阪支店であれば、社員20〜50人規模の企業を対象に「社長の右腕コース」を設定。人事や教育分野のニーズに対応できるサービスに力を入れています。最近は小規模な企業でも採用や定着のために人事制度を整えたいというニーズが増えており、メインターゲットの一つを50人規模に設定しています。 士業の連携と拡大で日本企業を応援したい画一的なやり方は時代的にも合わないですし、それぞれの特性を引き出せる環境が大切。現在、法人全体で共通する人事制度をつくっているのですが、それも現場に即した管理が支店で可能になるよう調整したいと思っています。法人全体としてのインフラが整いつつある今、各支店の連携を強化しながら、「攻め」に出たいと思っています。全国的に見れば、社労士事務所が近くにない地域もまだありますから、新たな支店展開も考えていきたい。もちろん、過去とまったく同じことの繰り返しではいけませんが、４拠点をまとめてきたノウハウは、今後支店が増えた場合にも活かせるのではないかと思います。また、これからの時代に欠かせないのはデジタル化です。当社でも、kintoneのほか、RPAやBox、KiteRaなど、ひと通りのシステムを導入しています。ただ、業務を効率化するにはデジタル化が必須なのですが、それと同時にアナログ面のさらなる充実も求められているような気がします。私たちの仕事で最も注力するべきことは、お客様と向き合う時間の確保です。社長にとって身近な存在となり、精神的な拠り所として信頼されなければいけない。そのためには、デジタルとアナログの両方を強化していく必要があると思います。私は、すべての日本の会社から、人事・労務機能を引きはがしたいと思っています。さまざまな法改正で給与計算も複雑になるなか、それぞれの会社が自前で給与や労務の担当者を置くのは非効率です。もっと士業を活用してもらうことで、企業が本業に集中できる環境をつくり、国全体を盛り上げていきたい。そのためには、社労士業界全体の気概と、力の結集が必要です。ほかの事務所はライバルでもありますが、それ以上にパートナーだと思っています。方向性が合えば一緒の旗でやっていきたいですし、士業の垣根を越えて会計事務所などとの連携も強化していきたいと考えています。 

  • 士業の業務改善に書類の電子化は有効か？

    新型コロナウィルスは、私たちの生活様式を一変させました。士業のみなさまにおかれましては、どのような影響がありましたでしょうか？ここ数か月、士業含め多くの企業から「紙書類の扱いをどうしていくべきか」とのご相談をいただいています。・テレワークを始めたが、紙書類へのアクセス環境が整っていない。・テレワークを始めたことで、オフィス縮小を考えている。伴って保管書類を減らしたい。・書類へのアクセスをスムーズにし、顧客対応へのレスポンススピードを上げたい。同じような悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか？とはいえ、多くの書類を目の前に何からどう始めたらいいのか…そのような悩みをお持ちのみなさまに、書類の電子化とはから書類電子化で気を付けるべき点や実施手段についてご紹介します。 書類の電子化とは上記でご紹介したように、紙書類においてよく見られる課題は以下３つです。・リモートからの閲覧ができない・保管場所が必要でコストがかかる・検索や共有に時間や手間がかかるこれらを解決する手段は紙書類の電子化です。一般的には次の２つの対応が検討されます。①    デジタルデータでやり取りする（紙の発生を抑える）②    書類をスキャン電子化する（紙の管理方法を変える）可能な限り①を実現するのが理想的ですよね。自らが作成する書類はデジタルデータで管理する、顧問先やクライアントから受け取る書類についても極力デジタルデータで受け取るということです。メールでのやり取りはもちろん、コミュニケーションツールなどを使って簡単に管理・共有を行える環境を整えることも継続的に①を実現する秘訣といえるでしょう。しかしながら、すでに過去発生してしまった紙書類、どうしても紙でやり取りせざるを得ない書類は存在します。その場合は②で対応していくことになります。今回のコラムでは②の対応が必要となっているみなさまに、お役に立てる情報をお届けしたいと思っています。 書類電子化のメリット・デメリットでは、書類電子化にはどのようなメリット・デメリットがあるでしょうか。一般的には以下のようなことが言われています。 【メリット】 検索しやすくなるどこからでも閲覧できるセキュリティ管理が容易になる共有しやすくなる紛失リスクが減る保管スペース・コストが削減できる 【デメリット】 電子化する時間と人手の確保が必要大量の書類への対応が必要な場合がある電子化のルール設定と運用が必要検索しやすく、どこからでも閲覧ができれば、メンバーとの情報共有、顧客への対応もスムーズになります。そして、あまり知られていませんが、情報漏洩の多くは紙書類からといわれており、データで管理することで紛失リスクも軽減できます。また、紙書類が減ることで保管スペースやコストが削減できるのは言うまでもありません。以上のように書類を電子化することは多くのメリットをもたらすように思われます。では、なぜいままであまり取り入れられてこなかったのでしょうか？または定着してこなかったのでしょうか？ 書類電子化が進まない・定着しない理由 ～書類電子化で抑えるべきポイント～士業において電子化が進まないひとつの理由として、検索性は低くとも閲覧性が高い紙書類のほうが重宝されてきた面があると考えられます。しかし、行動様式を変えざるを得ないいま、書類電子化は避けられない課題でしょう。ここからはデメリットを紐解きながら、書類電子化を推進するにはどんなことが懸念され、どんなことに気を付けてすすめるべきかをご紹介したいと思います。 ①    想像以上にかかる手間と時間…思うようには進まない。電子化作業をするには「人・機械・時間」が必要となります。電子化を行うには対象となる書類のボリュームに応じた「人・機械・時間」という資源を確保できることが前提となります。特に人手と時間については慎重に検討されないことが多く、想定していたように電子化が進まなくなってしまうケースがあるので注意が必要です。実際にどのくらいの人手と時間が必要となるかをテストすることをおすすめします。 ②    大量の書類をスキャン電子化する必要がある…と思われている。検索メリットを高めるには、対象となる書類数は多いに越したことはありません。しかし、①で述べた通り、電子化作業にはいくつかの資源、つまり多くのコストを必要とします。よって大量の書類の電子化が必要と考えること自体を改める必要があります。電子化をする必要がある書類はどれであるか、その選定が書類電子化を検討するうえで最も重要な作業となるでしょう。電子化せずに廃棄する、保管は必要だが閲覧頻度が高くないものは外部倉庫に保管する、などの手段も含めて検討しましょう。 ③    気づけば電子のごみ箱に…環境維持には多少の工夫が必要です。データ化することで検索性は上がりますが、管理方法としては紙書類と一緒でルールを設け書類管理をしていく必要があります。容易に電子化でき紙のときよりも多くのデータを保管できることから、気づけば不要なデータであふれているという状況が発生しがちだからです。例えば、次のような管理方法があります。・フォルダの階層一般的に３階層までに収めると管理しやすいとされています。・版管理、廃棄サイクルの設定古いデータは一定期間で削除するなど、誰が見ても最新版がわかるよう版管理のルールを設けましょう。・フォルダへのナンバリングフォルダが複数存在する場合にはナンバリングして管理するとよいでしょう。不要なフォルダを作らせない効果もあります。難しいルールではないですが、維持するのは意外と難しいもの。ルールを明確にし、定期的に教育、棚卸をすることで、いつ誰がアクセスしても保管先が常に同じ状態で保たれているという状況を作ることを心掛けましょう。 書類電子化の実施手段電子化作業は、先に述べた通り、人・機械・時間が確保できれば自社で行うことが可能です。想像以上に手間や時間がかかる作業になりますので、余裕をもって計画的に行うようにしましょう。一方、人手や時間の確保が難しそう、電子化すべき書類の選出方法が分からない…など、なかなか実行が難しそうという印象を持たれた方もいらっしゃるかもしれません。そのような企業・事務所さまには、書類電子化のアウトソーシングの利用をおすすめします。電子化という専門領域で培ってきたノウハウで電子化業務を効率よくデザインし、人・機械・時間を提供してくれます。きっと不安に感じた項目についても多種多様な業界業態のお客様に対応してきたベンダーであれば、適切なアドバイスをしてくれることでしょう。書類電子化でひらける業務の新しい形、書類電子化の注意ポイントと実施手段についてご理解いただけましたでしょうか？生活様式の変化に伴い、働き方だけでなく人々の価値観もさらに多様化することが想像されます。これからはどこからでも繋がれる分、お互いを理解するためにコミュニケーションをとることがさらに重要となってくるのではないでしょうか？良質なコミュニケーションのためにも情報アクセスに不自由を感じない環境を整えることから始めませんか？キヤノンマーケティングジャパンはみなさまの書類電子化を支援します。 キヤノンMJのスキャン電子化BPOサービススキャン電子化で 情報資産のフル活用を実現！長年培ってきたノウハウで、電子化の効果を最大限発揮させるご提案をお届けします。キヤノンマーケティングジャパンの「スキャン電子化ＢＰＯ」はこちら 

  • 今さら聞けない！”マーケティングオートメーション”

    顧客データの属性や傾向などをデジタルテクノロジーで分析、選別。マーケティング活動における実行作業を自動化すれば、潜在的ニーズのある見込み客に適切なコンテンツを届けることができます。 このシステムを取り入れて、顧客獲得につなげましょう。 見込み客の一元管理を強化質の良い商談を営業へパス新規顧客を創出するためにマーケティング活動は必須。しかし、ホームページの更新、展示会に出展、商品パンフレットの作成など、限定的な業務がメインでした。士業業界に限っては、そもそもこの機能を担う部門がない事務所が大半を占めています。しかも、「せっかくホームページを更新しても問い合わせがない」など、効果が出ないと嘆くケースも少なくはありません。このような事態を、マーケティングオートメーション（以下、MA）なら回避できます。MAとは、マーケティングの機能を１つのソフトに集約して業務効率化を図るもの。例えば、展示会の出展時に集めた名刺からリストを作成し、そこからメルマガなどのマーケティング活動をします。この２段階作業を忙しくて放置していると、見込み客を獲得する機会ロスが発生してしまいます。