【特集】今日からできる！「効率化テクニック50」大公開！

2022.09.14
プロパートナーONLINE 編集部

繁忙期をスムーズに乗り越えるためには、日頃から業務改善に取り組み、
少しずつでもムダを省いておくことが大切です。
そこで、職員の作業時間削減や生産性アップに成功している９事務所に取材！
「オフィスづくり」「収納術」「ツール活用」の３カテゴリーで、
“すぐに真似できる”50の時短テクニックを紹介します。

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また、プロパートナーONLINE編集部が、全国の士業事務所を対象に、
業務効率化に関するアンケートを実施。
その結果から、効率化を進めるうえで課題になっていること、
効率化に効果があったことなどを解説します。

※アンケート調査時期：2022年8月、対象：全国の士業事務所、調査方法：インターネット

アンケートから全国の士業事務所の効率化の現状を公開！
課題や効果のあった取り組みとは？

■効率化の課題は“職員のスキルの底上げ”

Q. 業務効率化において課題になっていることは？

業務効率化で課題になっていることでは、「職員のスキルの底上げ」が48.9％と最も多く、
次いで、「業務が属人化していて、スピードと品質に個人差がある」
「顧客ごとにルールが異なっている」が37.8％でした。
スキル底上げと属人化を改善するためには、
作業スピードの早い人の手順をマニュアル化する、
記帳代行や給与計算の受任前にデータ形式や納期についてのルールを
顧問先とすり合わせておくといった対策も有効です。
マニュアル作成も、専用のツールを使ったり、
システム操作画面を録画したものを動画マニュアルにしたりすることで
効率的に進めることができます。

■移動時間を削減して生産性UP

Q. 効率化のために実践して、効果があったものは？

効率化の取り組みで効果があったものでは、
「チャットツール、オンライン面談ツールの導入」が71.1％ともっとも多い結果に。
そのほか、「グループウェアなどの事務所内の情報共有と仕組み構築」（53.3％）、
「業務管理ツールの導入」（48.9％）が上位に入りました。
やはり、ITツールの活用で効率化を実現している事務所が多くあるようです。
コロナ禍によりリモートワークを導入し、社内の会議は基本オンラインで行うという事務所や、
顧問先との面談を原則オンラインに移行したという事務所も増えています。
オンライン面談は、移動時間を削減できることが大きなメリット。
録画機能もあるため、お客様との面談を録画して職員の教育に活用することもできます。

■効率化は、生産性UPだけでなく組織内の関係強化も実現

Q. 業務効率化の取り組みによる主な効果は？

効率化よる主な効果では、「一人あたりの売上の増加」、
「ミスが減ったことで、手戻りが減った」が35.6％でトップに。
また、「職員同士、所長と職員の関係性が良くなった」
「付加価値業務／高単価業務を増やすことができた」が26.7％となりました。
効率化により時間に余裕が生まれることで、高単価業務や新規営業の時間がつくれるほか、
コミュニケーションや情報共有がスムーズになることが、
所内の人間関係をより良くすることにつながっているようです。

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効率化で日々の業務を時短！9事務所のテクニックを紹介

今回の特集では、効率化で時短テクニックを実践している9事務所を直撃取材！
生産性をアップさせるために効果的な50の取り組みを紹介します。

〔取材事務所一覧〕

桜みらい会計株式会社代表青木健一氏
司法書士法人小保内事務所代表小保内洋子氏
社会保険労務士法人絆代表山口剛志氏
社会保険労務士法人協心代表代行吉村徳男氏
税理士法人GrowUP 代表越智崇実史氏
税理士法人クオリティ・ワン代表渡邊勝也氏
初鹿会計事務所代表初鹿武仁氏
フェリタス社会保険労務士法人代表石川弘子氏
森下総合法律事務所代表弁護士西明優貴氏