フルリモート体制でも高い生産性をキープしている福岡中央労務管理事務所。
顧問先のIT化も積極的に支援する効率化の手法を聞きました。
複数のツール活用で作業効率5割増！顧問先にも導入支援
近県までの移動でも往復何時間もかかる顧問先もあり、それでは非効率な状態になります。また、事務所からの事務所通信で何百件も送付すると、印刷も発送もコストがかかり過ぎます。
ツールを活用することで業務効率化を実現しましょう。
1.日々の業務管理から月次の売上まですべてリアルタイムで可視化
kintoneを使って社内の情報をすべてリアルタイムで可視化することで、
日々の業務日報が不要になります。
業務の進捗状況や売上実績が管理できるので、日報など日々の業務報告記入や確認が不要に。
成果管理にすれば、毎日最低でも15分は必要な日報記入の手間が省けて、
1週間で1時間以上の効率化になります。
2.RPAの動作状況を社内で共有することで職員のモチベーションも向上
Click Shareでモニターを共有することで、RPAの作業状況がリアルタイムで確認できます。
RPAのMICHIRUを使い、顧問先へChatworkで定期マガジンを配信。
無線対応プレゼンテーションを使い、MICHIRUの動作状況を職員と共有することで、
個々の職員も業務をどう効率化するかという意識が高まり、モチベーションが上がります。
3.ITに強い事務所と印象づけて顧問先のIT化支援をサービス提供
顧問先への配布物もRPAのMICHIRUを経由させChatworkで配信。
各種手続必要情報等のデジタル化支援も実施。
事務所通信をRPAを経由して配信する理由は、
効率化だけでなくコストをかけることで、媒体自体の価値を高める効果もあるからです。
また、事務所通信で、ITツールの導入方法や相談会などが提案できれば、
そのまま“ITに強い事務所“というブランディングにも成功します。
結果、ITに興味あるお客様獲得にもつながるのです。
ツール活用でムリとムラ・ムダを削減
「kintone」は、業務の進捗状況や職員個々の成果を可視化できます。日々の業務管理はすべてkintone上で行い、
職員同士や顧問先とのやり取りは、Chatworkなど複数のツールを併用します。
事務所の業務別売上割合や個々の電子申請完了件数など、
すべて可視化・共有し、申請書の管理も業務量も管理できるので、
業務過多にならず残業ゼロを実現できます。
また、申請書類も電子化することで、更新申請業務も余裕を持って済ませることができます。
また、定期配信物と情報発信はRPAを経由させ、Chatworkで配信します。
アナログ配信より半分以下の時間で業務を行えることで、
自社がITに強い事務所であるというブランディングになります。
顧問先にもITツール導入支援サービスも積極的に提供していきましょう。
※月刊プロパートナー2020年8月号より抜粋
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