スペシャリストに聞く！②業務効率化編

2022.02.09
プロパートナーONLINE 編集部

徹底的な業務の見える化を実施し、
フルリモート体制でも高い生産性をキープしている福岡中央労務管理事務所。
顧問先のIT化も積極的に支援する効率化の手法を聞きました。

複数のツール活用で作業効率5割増！顧問先にも導入支援

近県までの移動でも往復何時間もかかる顧問先もあり、それでは非効率な状態になります。
また、事務所からの事務所通信で何百件も送付すると、印刷も発送もコストがかかり過ぎます。
ツールを活用することで業務効率化を実現しましょう。

1.日々の業務管理から月次の売上まですべてリアルタイムで可視化

kintoneを使って社内の情報をすべてリアルタイムで可視化することで、
日々の業務日報が不要になります。
業務の進捗状況や売上実績が管理できるので、日報など日々の業務報告記入や確認が不要に。
成果管理にすれば、毎日最低でも15分は必要な日報記入の手間が省けて、
1週間で1時間以上の効率化になります。

2.RPAの動作状況を社内で共有することで職員のモチベーションも向上

Click Shareでモニターを共有することで、RPAの作業状況がリアルタイムで確認できます。
RPAのMICHIRUを使い、顧問先へChatworkで定期マガジンを配信。
無線対応プレゼンテーションを使い、MICHIRUの動作状況を職員と共有することで、
個々の職員も業務をどう効率化するかという意識が高まり、モチベーションが上がります。

3.ITに強い事務所と印象づけて顧問先のIT化支援をサービス提供

顧問先への配布物もRPAのMICHIRUを経由させChatworkで配信。
各種手続必要情報等のデジタル化支援も実施。
事務所通信をRPAを経由して配信する理由は、
効率化だけでなくコストをかけることで、媒体自体の価値を高める効果もあるからです。
また、事務所通信で、ITツールの導入方法や相談会などが提案できれば、
そのまま“ITに強い事務所“というブランディングにも成功します。
結果、ITに興味あるお客様獲得にもつながるのです。

ツール活用でムリとムラ・ムダを削減

「kintone」は、業務の進捗状況や職員個々の成果を可視化できます。
日々の業務管理はすべてkintone上で行い、
職員同士や顧問先とのやり取りは、Chatworkなど複数のツールを併用します。
事務所の業務別売上割合や個々の電子申請完了件数など、
すべて可視化・共有し、申請書の管理も業務量も管理できるので、
業務過多にならず残業ゼロを実現できます。
また、申請書類も電子化することで、更新申請業務も余裕を持って済ませることができます。

また、定期配信物と情報発信はRPAを経由させ、Chatworkで配信します。
アナログ配信より半分以下の時間で業務を行えることで、
自社がITに強い事務所であるというブランディングになります。
顧問先にもITツール導入支援サービスも積極的に提供していきましょう。

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