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製販分離の成功事例②新規獲得件数200%を実現したアイクス税理士法人 ー 複数チーム担当制の製販分離の秘訣とはー

新規獲得件数200%を実現したアイクス税理士法人

製販分離体制を業界でもいち早く取り入れ、ビッグファームへと成長を遂げたアイクスグループ。
いまでは製販分離を機能させるシステムを開発し、サービス化させているほど。
そんな組織体制の運用方法を大解剖!
 
 

チーム担当で顧問先へのフォローを盤石に

製販分離を取り入れたのは2006年です。
多様化するお客様のご要望にお応えしたかった、というのが一番の要因です。

「最高に信頼される相談相手となる」。
これは私たちが掲げる経営理念です。
以前は、担当職員が月次訪問したとき、現地で職員が代わりに記帳代行や事務作業を対応することが頻繁にありました。
当時、申告業務と代行業務合わせて320件ほど。
感覚値ですが、およそ3割は現場で作業していたんじゃないかと思います。
これでは生産性が低く、経営者の相談に乗る時間が取れません。

そこで記帳代行や事務作業と提案営業とに分けた製販分離体制に。
当時は〝製販分離〞という言葉はなかったので、結果的に言葉が後からついてきたことになりますね。

組織を再編するのは相当なエネルギーが必要ですが、今では100名規模の事務所にまで成長、記帳代行はおよそ750件。
職員が連携して顧問先のフォローをする組織になっていると思います。

 

月次訪問のあり方と目指した組織

製販分離導入前の課題 担当制(職員数:47名)
□ 提案業務ができない
「月次訪問で顧問先に伺っていても、決算業務に間に合っていないお客様を手伝うことが多かったんです。現場で記帳代行を行っていては、意味がありません。そこで記帳代行を社内で行う体制が必要でした」

□ 属人的で引き継ぎができない
「担当制では、顧問先の情報をきちんと情報共有しないため、“担当じゃないためわかりません”という事態が非常に多かったですね。また、突然の退職などで引き継ぐ場合でも、スムーズではありませんでした」

□ 訪問件数25件が限界
「顧問先1件につき、担当職員1名では丁寧なフォローができる件数は最大25件。それ以上受けを持つと、煩雑な対応になり信頼を失う可能性がありました。そのため積極的な営業活動ができない状態に」

□ 案件が増えたら作業が増える
「案件が増えてしまうとお客様のフォローから入力作業まで1人の職員で完了するため、顧問先が増えればそれに比例して1人の負担が増え、疲弊してしまうという事態が起こっていました」

□ 単価交渉ができない
「決算業務のみでは、他事務所とのサービスの差別化もできないばかりか、値下げ交渉をされてしまいます。また、付加価値業務ができたとしても1人担当制だと無償提供になってしまいがちでした」

□ ベテランほど生産性が低い
「担当制だと給料の高いベテランも新人も基本的には同じ業務。そうなるとベテランの生産性は低く、パフォーマンスも下がり、業務に対するモチベーションも上がらないという悪循環に」
記帳代行など受注しやすいチーム担当制に
販売部門
(コンサルタント業務)
・ 相談窓口からヒアリングした
経営の課題を解決
・ 有資格者やベテランで構成
・ アップセル獲得
販売部門
(相談窓口業務)

・ 経営相談の窓口として
課題抽出
・ 元々の担当者
・ かかりつけ医的立場
製造部門
(税務会計業務)

・ 部門内でも分業化を採用し、
業務効率化を図る
・ パート職員を中心に構成
・ 税理士が常駐で管理指導


アイクス税理士法人 賎機氏製販分離をチーム制で担当するのが秘訣!
分離体制をとったことで、それぞれ何をしなければいけないか担当業務の明確化ができました。また、チーム制をとることで、責任感をもって個々の業務に取り組んでもらっています。顧問先からは「ちゃんとフォローしてくれている」という信頼感もいただいています。(賎機氏)
 

分業属人型からチーム担当制へ

 

製販分離体制に不可欠な3つのこと

1⃣ ペーパーストックレスシステム
「業務に使用した資料や根拠および成果物はすべてデータで保存しています。当社は多拠点で展開していて、どの支店に在籍する社内業務担当の職員でも対応できる体制をとっているので、デジタルでの保存としています。情報共有は製販分離に必須の仕組みです」

2⃣ グループウェア&データシステム
「資料を回収する職員、会計入力する職員、申告書をチェックする職員はそれぞれ別です。いまどの業務フローなのか、進捗確認をするためにグループウェアでどの段階なのか把握しています」

3⃣ シンクライアントシステム
「インターネット回線を経由して、データセンター内に保存したデータにいつどこでもアクセスでき
る環境を整備しています。フリーアドレスも可能ですし、多拠点にまたがった業務も効率良く行えます」


ペーパーストックレスシステム

フォルダ分け、名前など細かく設定

ペーパーストックレスシステム ドキュワークス(富士ゼロックス)を使用し、顧問先の情報をフォルダで仕分け管理。基本顧客情報、業務記録、会計税務など業務ごとにフォルダを作成し、その中でも契約書、定款、議事録など詳細に階層を仕分けすることで、資料を探す無駄な時間を一切排除。


グループウェア&データシステム進捗管理
誰が見ても進捗がすぐに「見える化」
グループウェア&データシステム進捗管理複数の職員が分担して行うため、進捗の管理が必須となる。進行の共有のため、グループウェア内で作業進捗を確認。予定期間と進捗率が数字でわかり、かつ、「誰が」「どの作業を」「どのくらいの時間をかけて」が見えるため遅延なく決算書を納品することが可能に。

シンクライアントシステムでどこからでもアクセス可能
 在宅、モバイル端末からでもアクセス化
シンクライアントシステムでどこからでもアクセス可能ペーパーストックレスをさらに活かすのが、シンクライアントシステム。自社サーバーのアクセス権限のある端末であれば、モバイル端末からのアクセスも可能。そのため出先でも業務が進行でき、生産性を損なうことなく働き方の多様性も実現できる。


アイクス税理士法人  賎機氏最先端のテクノロジーで分業化をスムーズにする
シンクライアントシステムを利用することで、いつでも・どこでも同じ情報を見ることができます。もちろんセキュリティーは万全に対応。この仕組みを活かして、拠点間分業を推進しています。各地方で人材を集め製造拠点を構築しています。(賎機氏)
 

アイクス直撃!
情報共有+分業化

製販分離の取り組み!

テクノロジーを駆使して分業を行うアイクスの受注から決算書納品までの流れを公開。
データ上での進行を行うことで情報共有を可能にした、アイクスの決算業務作成の手順を参考にしてください。

 販売部門 
❶ 新規顧問先獲得
販売部門が新規顧問先を獲得したら、ドキュワークスで基本情報をデータ保存。

 販売部門 
➋ 専用封筒で必要資料を回収
顧問先に専用封筒を送り、決算書作成に必要な書類を封入して発送してもらう。青の封筒は月次決算に必要な書類用。ピンクの封筒はマイナンバーなどイレギュラーな書類用。

 販売部門  →  製造部門 
➌ スキャンしてシステムにアップ
製造部門にバトンタッチ。顧問先からの書類受取先は静岡支店。送られてきたら開封し、不足の書類がある場合は、製造部門から直接顧問先へ連絡をとり販売部門の負担を軽減。

 製造部門 
❹ 入力業務に必要な情報を入力
データベースシステムに必要工数、要する時間を入力。入力業務が開始できるように情報を記入していく。

 製造部門 
➎ 月次決算書作成開始
入力業務担当が決算書作成を開始。納期とボリュームに応じてスポット的に人員の確保を行うことで、納品
の遅延やムダなコスト発生を防止。

 製造部門   販売部門  
➏ 決算書承認
作成できたら、ルールに従ってデータ上で検品・承認を行う。そのとき、添付資料の不備などがあれば否認される。ルールに従わないと作業が進まない仕組みによって、社内ルール徹底を促している。

 販売部門    製造部門 
➐ 納品

 

チーム体制で効率良くさばく

製造・販売・コンサルと3人のユニット体制をとることで、責任を持って月次の業務を行います。会計顧問料内の業務、付加価値業務をトータルでフォローするので、顧問先から高い信頼を得ています。




 

製販分離体制を支える重要要素
 テクノロジーを駆使した 

情報共有の徹底

製造の拠点と営業の拠点を分けて、全国に5つの支店展開をしているアイクス。
それぞれ拠点の機能・役割を最大限に発揮させる情報共有システムについて紹介します。


❶ ペーパーストックレス
顧客情報・決算書・申告書・月次帳票などすべてをデジタルで作成・進行・保存。机周りは必要最低限の書類しかない状態。データをサーバーで管理することで、いつ・誰が・どのパソコンでも見れるように。

➋ 見える化
決算書作成の進捗状況を細かくデータで管理。毎日のTV会議と朝礼で、進行に遅れがないか確認する。また、デジタルサイネージを採用し「聞いていない、知らなかった」がないように拠点を越えてリアルタイムに情報を見える化。

➌ ルールの徹底
申告書類の保存方法や、フォルダの名称や構成を決めて運用することで、どの拠点からでも同じ情報を閲覧することが可能に。また、ルールに従わないと仕事が進まない仕組みを採用することで、ルールを徹底化。

 

いつ・誰でも・同じ状態の情報を共有する

製販分離を支えるテクノロジーについて、前述しましたが、その最たる目的は〝情報の見える化〞です。
記帳代行業務の受注が増えたは良いが、さばくことができなければ信用問題に発展します。
そのため、いかに効率良く決算書を作成できるかが重要になってきます。
その鍵となるのが情報共有です。

アイクスが定義する情報共有とは、いつだれでも同じ情報を見える状態を指します。
しかし、何でも共有すると膨大になってしまい、かえって見るのをやめてしまいます。
何を共有するのか、何のためかを定義づける必要があります。
そこで以下の4つを共有必須項目として上げています。

①顧客情報(基本情報、業務処理の手順など)
②業務連携情報(工程を分業するための引き継ぎ指示書など)
③業務管理情報
④社内ナレッジ(ルール・マニュアル)


これらの情報をペーパーストックレス上の、顧客別フォルダなどの各フォルダで管理を行いスムーズな共有を実現しています。
 

情報共有ができたことでのメリット


【多拠点展開】
多拠点展開
「山陰支店が製造部門の中心セクターとなり、石垣島支店は記帳代行を中心に行っています。また、浜松町支店や顧客獲得見込みが高いエリアでは営業部門を配置しています。拠点によって役割が違う独特の拠点展開によってローコストオペレーションでコストを下げています。この組織体制が可能なのも、システムによる情報共有が可能なためです」
記帳代行業務    750 
ノウハウを活かした士業向けのサポートサービスの開始
製販分離を機能させる、情報共有システムを商品化し、コンサルティングを行っています。基本的にはドキュワークスを用いて統一したフォルダ構成設計図を作って運用させるサービスです。初期導入コストは規模にもよりますが、50名程度でおよそ150万円から。うまく運用できているか定期フォローを行うことで、製販分離体制の支援を行っています。


 導入後の業務領域に変化 

コンサルティング業務の受注件数が5年で10倍超!

販売部門のコンサルティング業務担当が増えたことで、既存のクライアントに経営計画などの付加価値業務のアップセルが可能になりました。
お客様からの印象としても「アイクスに頼めば何とかしてくれる」というお声をいただいています。
製販分離体制で運用するメリットとして、事務所の経営理念に基づいたサービス提案が明確になったことですね。
また、コスト管理も整備されムダ・ムリ・ムラを排除できるように。
担当制のときは作業ボリュームが多くても1人でさばくため、案件が増えると疲弊する職員もいました。
現在は決算書作成の納期や進捗状況が見える化したことで生産量に応じた人員配置が可能となり予算管理も容易です。
また、業務に集中できる環境と情報共有できるシステムのおかげで、職員のキャリアパスや働き方の多様性にも対応できるようになりました。
今後は、M&Aを含む事業承継などのコンサルティング業務に加え、自社のノウハウを活かしたIT支援、会計事務所向け支援に注力していきたいですね。

業務に集中できる環境・情報共有が効率化を促す
いつでも、どのパソコンでもアクセスできる環境と、その情報を全社的に共有する体制をとることで多拠点展開でもスムーズに組織が循環しています。製販分離体制の導入には情報の共有が重要になります。(賎機氏)

 

プロフィール

アイクス税理士法人  アイクス税理士法人
常務取締役 賎機 光弘氏
設立/1972年7月
従業員数/110名(グループ全体)
本社所在地/静岡県静岡市駿河区池田3875-92
拠点数/5
https://aiks.jp/