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提案資料の標準化でアップセル&新規獲得を実現
「フィット感」を重視し、人事労務にまつわるクライアントの課題解決のためにオーダーメイドのコンサルティング支援を強みとする人財さいだい戦略化.firm。標準化に取り組み、さらなる成長を目指す秘訣について、代表の壽谷将隆氏に聞きました。脱属人化の実現で人材の定着も図る「経営者と一体となって人事面から経営に参画していく」ことを信条に開業したのが、2014年頃。創業当初は、異業種交流会などに参加して紹介を獲得することが主な営業活動だったのですが、契約件数が増えるにつれて、顧問先をフォローする時間と新規獲得のための営業活動に割く時間のバランスがとりづらくなってきていました。また、職員を採用したこともあって、事務所を組織的に運営する必要があると考え、『社労士パートナーズ(以下、社P)』の導入を決意しました。まず、課題となっていたのが、属人化でした。例えば、サービスを提案するためのプレゼン資料のつくり込みが担当者によって異なる、資料作成に時間をかけすぎて業務を後回しにしている、顧問先へのコミュニケーションスキルに差があるなど、標準化ができていない部分が多数ありました。社Pのツールには、業務提案のためのパンフレットやチラシのベースが豊富に用意されているため、資料作成の時間を大幅に短縮することに成功。提案の際もツールに沿って説明することで一定のレベルを保つことも可能となりました。また、私たちは市場に合わせて、〝七福神メニュー〞と称した7つのサービスを取り揃えているのですが、これらのサービスから派生した新たな提案も、ツールを活用することでしやすくなりました。今後は同一労働同一賃金による人事労務監査や、リモートワークのためのクラウド導入支援を求めるお客様が増えてくると想定されます。人事労務面から経営者を柔軟に支援していくため、社Pを活用しながら社内標準化を推進していきたいと思っています。 ※月刊プロパートナー2021年3月号より抜粋いかがだったでしょうか？『プロパートナーONLINE』は、士業のための「明日役立つ」記事やセミナー動画などオンラインのコンテンツに加え毎月1冊、士業専門雑誌「月刊プロパートナー」をお届けするサービスです。月額3,000円のサービスを今なら14日間無料でお試しいただけます。▼14日間の無料体験はこちらから▼ NEW
創意工夫を凝らしてオンライン研修を成功させる
リモートワークの浸透、多様な価値観を持つ世代の育成など、「ニューノーマル」な時代ならではの課題が浮き彫りになってきています。そこで、企業研修のプロフェッショナルである平野睦氏が、リモートワークやオンライン研修を成功させるための秘訣を解説します。新しい日常により疎外感・孤独感が増大新型コロナウィルスによってあっという間に今までの常識が覆され、当たり前の日常が新しい日常へと変わらざるを得なくなりました。これまでと同じことができない、新しい体制を構築する時間もノウハウもない、大きなパラダイムシフトを迫られたなかで、企業においては「自宅待機を余儀なくされ、新入社員の育成ができない」「コミュニケーションが対面からオンラインになり、仕事の指示や評価基準、意思の疎通が図りにくい」「仕事への集中やオン・オフの切り替えが上手くいかない」など、数多くの課題が発生しています。ほかにも、社会不安から来るストレスなどから、メンタル的な課題も多く聞かれるようになりました。私たちは言葉よりも、相手の表情や雰囲気から多くの情報を受け取ります。メールや電話のみでのやり取りになると、同じ言葉でもきつく響いたり、誤解されたりといったことが起こりがちです。もともと日本人は「他者への信頼感が低い」といわれており、これは「自分のことを良く思っていないのではないか？」という相手への疑心暗鬼が最初にあるからだとも指摘されています。日常的に人と会えない環境では、なおさら疑心暗鬼は加速し、「他者は自分の事をどう評価しているのか」といった不安や疎外感、孤独感が大きくなってしまいます。大きなリアクションで発表者を孤独にしない文字や言葉だけの関わりよりも、相手の顔が見えるオンライン上のコミュニケーションの方が、まだ問題が深刻化することは少ないといえます。リモートハラスメントなどといった問題も出てきていますが、最大限の注意を払いながら進めていけば、研修・教育などでは、思った以上にオンラインでも意思の疎通が図れることがわかってきました。特に講義型の研修はオンラインに向いており、多くの企業が導入を進めています。ただ、大勢で話し合う、相互理解を深めるという点では、残念ながら課題もいくつか見えてきまた。例えば「参加している感が薄い」「発言が少ない」「盛り上がらない」「アイデアが出ない」など。オンラインの研修や面談をしていて、違和感を覚えることの一つが〝目線〞です。どうしてもカメラではなく画面の相手に向かって話をしてしまい、目線がずれてしまいがちです。結果的にコンタクトが取れず、参加者全員が傍観者になってしまうことも。そこで私がいつも参加者にお願いしているのは、〝拍手〞と〝大げさなうなずき〞です。誰かが発表しているときは周囲の反応が重要なので、「大きく反応して、発表者を孤独にしないでください」と投げかけています。活性化する場を目指しアイデアを取り入れる研修では、グループワークが可能なZoomを使うことが多いのですが、発表者を「オンラインじゃんけん」で決めてもらうことからスタートしています。オンライン上だと少し時差があり、「後出しした」とか「うまくいかないね」といった笑いが起こりやすいのです。そのため、自然と楽しい話し合いに移行できるというメリットがあります。最初の発表者が決まったら、その方にファシリテーター役を担ってもらい、「時間が来たので次の人に代わってください」などと仕切ってもらうと、全員が発言できるようになります。また、タイムキーパーを決めてもいいかもしれません。私の研修スタイルでは、特定の個人に発表させることは極力せず、グループで話し合った内容を代表者が発表する形をとっています。一人で意見を発表すると、多くの人は非難を恐れて消極的になりがちです。「自分たちのチームの意見では」と言える環境にすることで、発表者は臆することなく発言することができます。オンラインは、離れているメンバー同士が簡単にコミュニケーションをとれる、移動する時間が短縮できるといったメリットも多く、会議や研修の回数は今まで以上に増えることでしょう。これからは、いかに質を上げていくかという視点が重要になってきます。創意工夫をしながら、オンラインでも意見が活性化するような、能動的で自発性の高い場をつくっていきましょう。 ※月刊プロパートナー2021年2月号より抜粋いかがだったでしょうか？『プロパートナーONLINE』は、士業のための「明日役立つ」記事やセミナー動画などオンラインのコンテンツに加え毎月1冊、士業専門雑誌「月刊プロパートナー」をお届けするサービスです。月額3,000円のサービスを今なら14日間無料でお試しいただけます。▼14日間の無料体験はこちらから▼ NEW
顧問先＆事務所永続のためにこれから提案すべきこと
今後も起こり得る感染症蔓延や天災に備え、顧問先のビジネスを強くするために士業事務所が提案、サポートするべきこととは何か？士業コンサルタントが解説します。 1．バックオフィス部門のリモートワーク化バックオフィス部門にITツールを導入すれば、長期的なコスト削減はもちろん、リモートワークにも対応できます。そこで、新型コロナを受け、事務所で導入したリモートワークのノウハウ（業務ソフトの使い方の標準化、業務管理など）を顧問先の経理部や総務部、人事部などに提供しましょう。IT導入支援サービスを行っている企業と連携してサポートすると効率的です。★追加で提案できるサービス・経理代行、人事代行・リモートワークに伴う就業規則の改定・リモートワークを想定した人事評価制度の見直し 2．新規ビジネスの立ち上げ支援資金調達のためには、儲かるビジネスを生み出す必要があります。また、収益の柱が1つしかない場合、その収益を失うと一気に経営難に陥ります。例えば、飲食店で来店型ビジネスができなくなった場合には、テイクアウトなどの新規ビジネスが必要です。経営者の新規ビジネス立ち上げのための情報収集ができるようサポートしましょう。★士業事務所に求められるサポートSNSやWebで構築したつながりを活かして、専門家同士（経営者同士）を紹介。ビジネスのアイデアを刺激させる環境を提供する。 3．事業のスマート化・スモール化のサポート今後は、人員削減や事業削減を考える企業が増えると考えられるので、そのサポートが必要です。また、自分で稼ぐ能力の高い優秀層の従業員には、会社組織に固執しないパラレルキャリアという考え方が浸透してきています。会社の規模を追うのではなく、スモールビジネスを多数持つことは、経営のリスクヘッジはもちろん、優秀層の引き止めにもつながります。★士業事務所に求められるサポート・組織再編、M&A・人的コスト削減支援・従業員のキャリア構築支援顧客に発言権のある士業が求められていく新型コロナによる経済危機で、顧問先は今まで以上にコストにシビアになり、自社のビジネスに危機感を抱いています。顧問先から相談されたら考えるというスタイルでは、不満を抱かれてしまうかもしれません。また、リモートワークやパラレルキャリアなど、会社に縛られない働き方も定着していきます。これまで以上に事業計画や人材戦略に踏み込んだ提案、新しいビジネスを生み出すサポートをしてくれる発言力、発信力のある士業、コンプライアンスに強い士業が求められていくでしょう。※月刊プロパートナー2020年6月号より抜粋いかがだったでしょうか？『月刊プロパートナー』2020年6月号ではリモートワークの導入やビジネスモデル見直し、顧問先への新サービスなど、withコロナで士業事務所をどう変えるか、詳しく解説しています。『月刊プロパートナー』のバックナンバーも読み放題のプレミアム会員 14日間無料体験ならその他様々な記事もお楽しみいただけます。ぜひご事務所の経営にお役立てください。▼月刊プロパートナーバックナンバー読み放題はこちらから▼ NEW
危機に負けない事務所をつくる12STEP
未曾有の経済危機のなか、顧問先を守るためには士業事務所も従来型の業務やサービスからの脱却が必要です。業務効率化と顧客満足度向上を両立させた事務所をつくるために必要なことを、士業コンサルタントが解説します。 STEP1．顧問先の状況を把握する新型コロナの影響は、飲食業や観光業に限らず、さまざまな業界に波及しています。まずは、顧問先にどのような変化が起きているのか、今後どのような影響が考えられるのかをヒアリングしましょう。 STEP2．支援が必要な顧問先を分類するSTEP1のヒアリングをもとに、今までのように事業継続ができるかできないかで、クライアントを分類します。事務所からの対策、支援が必要か必要でないかを分類の目安にすると良いでしょう。 STEP3．コロナ対策プロジェクトの立ち上げ所長をリーダーに、支援が必要な顧問先を担当している職員全員が参加してプロジェクトチームを立ち上げます。資金調達や調達後の事業計画策定のほか、事務所でサポートできることがないかを話し合いましょう。また、事務所で対応できない場合も専門家を紹介するなどの支援をします。月次の業務に加える形でコロナプロジェクトの業務を担当させることで、業務管理をしていきます。 STEP4．業務管理をクラウド化する社内サーバーや個々のパソコン内での資料保管、Excelでの顧客管理はリモートワークに向かないほか、業務の属人化にもつながるため、クラウドで管理するようにしましょう。①顧問先にある文書、事務所内の書類のデータ化②業務ソフトのデジタル化、もしくは遠隔ソフトで外部からのアクセスを可能にする③事務所および自宅のインターネット環境を整備する④機密保持ルールを整備する STEP5．クラウド化に対応した業務標準化データを共有する場合、個人での保管ルールのままでは、ほかの人がファイルを探しにくいなど、非効率です。ファイル名の付け方やフォルダ分けのルールなどの整備を行いましょう。 STEP6．成果管理ルールの設定「何をもって仕事をしたと判断するのか？」のルールを決めます。アウトソーシング業務のように、「何時間でこの業務を終える」というルールを決めることで、成果を管理しやすくなります。 STEP7．リモートワークを導入するSTEP1～6を実施せずにリモートワークを導入しても、うまく進みません。本格導入を考えているのであれば、再度見直しをしてみましょう。 STEP8．顧客セグメントの再設定有事の際にも対応品質を落とさずにフォローできる顧客や、有事の際に伸びた業種をターゲットに設定します。例えば、日常のフォローを訪問ではなくチャットで行う場合、それに対応できる顧客を増やすことで、有事の際も同品質のフォローが可能です。また、ユーチューバーに特化した税務会計サービスなどは、今後ニーズが高まると考えられます。 STEP9．マーケティング方法の再検討STEP8で設定したターゲットに合わせたマーケティングを検討します。今回、対面での営業ができない状況になったように、もはやWebマーケティングは必須です。独自のメディア構築には時間もコストもかかるため、所長や職員の人脈を活用できるSNSやレポート活用が有効です。①事務所のSNSページを作成。顧客、提携先など、すでにあるネットワークに友達申請し、Web上で常につながっている状態をつくる②無料でダウンロードできるレポート（例「特別融資の申請方法完全マニュアル」など）を事務所サイトやSNSにアップし、問い合わせが来たら無料相談のアポを入れる STEP10．事務所の強みの再構築顧客にとって、「なぜこの事務所に依頼するのか？」の理由が明確であることが重要です。例えば、新型コロナを受け、資金調達、資金繰りサービスは、もはやスタンダードなサービスであると認識する顧客が多いでしょう。PLの改善よりBSの改善提案ができることなど、顧客が自社を選ぶ理由を明確にし、新たな強みを構築しましょう。 STEP11．２軸のビジネスで価値提供例えば、アウトソーシング業務は固定費削減の対象になりやすいですが、日頃から経営相談にも対応していれば、解約される可能性は低くなります。また、アウトソーシング業務を受任していれば、試算表をすぐに作成できて融資の計画表作成にも素早く対応できるため、コンサル業務に加えてスポットの売上も見込めます。収益の柱を複数持つことで、有事の際のリスクヘッジができるのです。提供できるサービスをメニュー化し、アウトソーシングと付加価値業務の２軸でビジネスを進めましょう。 STEP12．定期的な情報発信網を用意するメルマガやSNSなど、有事の際でもすべてのお客様に情報を発信できる手段を準備しましょう。特にメルマガは、開封率や開封履歴がわかるシステムであれば、追加で個別の連絡が必要かどうかもわかります。しっかり活用するためには、常に顧客データーベースの管理、メルマガの配信管理をしていることも重要です。実は、STEP12の定期的な情報発信網があれば、STEP１～11もスムーズに進みます。例えば、顧問先に「現状を教えてください」とアンケートをメルマガで配信することで、ヒアリングが効率化できます。顧客データベースの構築とアップデートは、必ず取り組んでください。顧問先を支援するならまずは事務所改革を新型コロナの影響を受け、IT化推進を決意した先生も多いと思います。IT化を効率良く、高品質で進める近道は、「成功した人のやり方を真似ること」です。業務効率化のためのITツールは豊富にあるため、自分で勉強してから導入しようとすると、なかなか進みません。ですから、成功した人が使っているツールを取り入れて使ってみる。そして、詳しい人に聞きながら慣れていくのが一番です。IT化支援サービスを使うのもおすすめです。また、アンケートのなかで、「顧問先がオンライン面談に納得してくれるか」「既存の方法を変えることに不満を持つのではないか」という声がありました。しかし、成長している会社は、新しいツールや仕組みを上手に活用しています。これからリモートワークはさらに浸透していくでしょうから、「会社を伸ばすためには、こういったツールを取り入れることが必要です」と提案し、時代に合わせた変化を促すことが、顧問先の成長にもつながるのです。今後、新型コロナ以外にも、競合他社の出現や人材流出など、顧問先1社1社に異なる危機が訪れます。そのとき、顧問先にとって価値ある士業事務所とはどんな事務所なのか？価値あるサービスとは何なのか？もはや、資金調達や資金繰り改善は、顧問先にとって「当たり前」のサービスになっていくでしょう。それに加えて、より経営戦略に踏み込んだ提案や、今後を見据えたビジネスのヒントを与えてくれる士業事務所へのニーズが高まるはずです。そのニーズに応える体制は整っていますか？顧問先をしっかりサポートするためには、STEP１〜12を繰り返し、まずは士業事務所から変化することが重要です。今こそ、事務所のビジネスのあり方を見直すタイミングではないでしょうか。※月刊プロパートナー2020年6月号より抜粋いかがだったでしょうか？『月刊プロパートナー』2020年6月号ではリモートワークの導入やビジネスモデル見直し、顧問先への新サービスなど、withコロナで士業事務所をどう変えるか、詳しく解説しています。『月刊プロパートナー』のバックナンバーも読み放題のプレミアム会員 14日間無料体験ならその他様々な記事もお楽しみいただけます。ぜひご事務所の経営にお役立てください。▼月刊プロパートナーバックナンバー読み放題はこちらから▼ NEW
実践事務所に聞く！採用・教育・評価編
顧問先の生産性はもちろん、職員の生産性も「見える化」に成功している御堂筋税理士法人。新人研修も習熟度や進捗を可視化しているツール活用とその効果について、同社の神﨑慧氏に聞きました。隙間時間で的確なフィードバックができる！ツール導入で研修回数が4倍に！時間の有効活用が可能上司と部下の都合の良い時間帯を調整して、研修を行う流れは対面で行うためお互いの時間を確保しなければならず、突発的な業務が入ると研修日を再調整することも…時間を有効活用できて、研修が捗る仕組みを探してましょう。①ツール導入で学習機会が増加し知識が身につく！研修のための時間調整も不要に。研修カリキュラムを細かく設定すると、内容の充実と時間管理が課題になりますがツールを導入し取り入れることで、時間を効率的に使えるようになります。いつでもフィードバックができ、習熟度を確認できるので、スキルの向上が確実です。クラウド・トレーニングツール「リフレクトル」は、時間の有効活用ができ、また、ロープレの効果を最大限に発揮することができます。②座学→実践→現場の研修サイクルが高速化し、習熟スピードアップツールによって上司のフィードバックも細やかになり、課題点が明確化してきます。例えば、会計用語を自分なりに理解して人に伝えられるか、基本的な対人コミュニケーションがとれるかを確認するお題を設定します。部下は1テーマ3～5分程度で回答する動画を撮影して、クラウドにアップします。動画撮影からアップまでは1時間以内で完了し、通知がくるため上司の見落としも防止できます。このように、インプットした知識を創出することで、スキルアップにも繋がります。③リモートワーク下でもカリキュラム通りに研修が可能に。座学の動画研修に加えて、ロープレ研修ツールを導入することで、研修スケジュールも通常通り遂行することができます。上司は動画を確認して評価するので、移動時間や自宅など、空き時間を有効利用できるのが大きなポイントです。 ※月刊プロパートナー2020年8月号より抜粋いかがだったでしょうか？『月刊プロパートナー』2020年8月号では本当にいい仕事ツール100や、はじめてでもできるオンラインセミナー必勝法、田舎で伸びる士業事務所の作り方などを紹介しています。『月刊プロパートナー』のバックナンバーも読み放題のプレミアム会員 14日間無料体験ならその他様々な記事もお楽しみいただけます。ぜひご事務所の経営にお役立てください。▼月刊プロパートナーバックナンバー読み放題はこちらから▼ NEW
スペシャリストに聞く！①テレワーク編
必要に迫られてリモートワークに移行し、いざツールを導入したのになぜか生産性が上がらない。そんな悩みを解決するカギをはやし総合支援事務所代表の林雄次（はやしゆうじ）氏に聞きました。自分にしかできない業務にだけ注力する導入を検討する前に、まず日常の業務を工程別に細分化し、実際に誰がその工程を行っているか洗い出しをしてみるべきです。例えば、申請書作成業務ひとつをとっても、①お客様から申請に必要な書類を回収する②申請書類を作成する（手書きなのか電子申請なのかで関わる工程が増減します）③出来上がった書類をチェックする④手書きであれば書類を郵送する、電子書類であれば申請ボタンを押すなど、申請書作成業務だけでもざっと４工程もあります。しかし、このなかで所長や有資格者が関わるべきは③だけでしょう。有資格者がいれば、所長は一切関わる必要もなくなります。こうして、日々の業務を細分化し、本当に自分がやるべき工程が見えたら、どの工程を自動化するか考え導入すれば良いのです。普段から自分にしかできない業務は何かを考えておくことも重要です。リモートワーク＆ツール導入がうまくいくSTEP４業務の棚卸を行い、現状の課題と無駄を明確にしましょう。STEP１．業務をすべて分解し優先順位をつける顧問先や職員は、所長がどんな仕事をしているか意外と見ているものです。ですから営業や経営プランの作成、またはセミナーに登壇して事務所のPRを行うなど、所長のやるべきことを取り組むには、どんな業務も「これは自分が本当にやるべきか」とまず考えることです。顧問先へのメール１通でも、自分の代わりに返信する、もしくは入力できるかもしれません。常に自分の中で業務の優先順位を立て、自分で行う必要のない業務を棚卸しするクセを身に付けましょう。その際、一つひとつにかかる時間を計算しておくことも重要です。STEP２．今ある業務を棚卸し、手を動かさない努力を！優先順位付けと各業務の所要時間が洗い出せたら、それぞれ所長や職員が行うべき業務か、検討してみましょう。その際、つい自分がやりたいと考えてしまいがちですが、できるだけ実務を行わない流れを組むことが大事です。また、職員が担当する業務も生産性コストを計算します。ツール導入コストと比較・検討すればよりスムーズに導入すべきツールも見つかるはずです。日頃から職員にどうすれば業務の精度が上がり、効率化できるかヒアリングしておくのも有効です。その中でムダだという業務があれば、思い切ってやらない判断も必要です。STEP３．ツールの導入＆運用で自社に合うか見極める！実際に導入すべきツールが見つかったら、どんどん試してください。他事務所で良かったから自分の事務所でも良いとは限りません。その際、いきなり複数の機能を試すと職員にも負荷がかかってしまいます。少しずつ自分の事務所用にカスタマイズし、スキルアップを図ると良いでしょう。STEP４．月１で業務を見直し！徐々にレベルアップツールは活用されてはじめて成果が出るものです。導入したら、しっかり運用するためにも、定期的に見直しを行うべきです。ツールは日々進化します。また事務所の業務も新規案件が入れば変わるはずです。定期的な見直しは必須です！ ※月刊プロパートナー2020年8月号より抜粋いかがだったでしょうか？『月刊プロパートナー』2020年8月号では本当にいい仕事ツール100や、はじめてでもできるオンラインセミナー必勝法、田舎で伸びる士業事務所の作り方などを紹介しています。『月刊プロパートナー』のバックナンバーも読み放題のプレミアム会員 14日間無料体験ならその他様々な記事もお楽しみいただけます。ぜひご事務所の経営にお役立てください。▼月刊プロパートナーバックナンバー読み放題はこちらから▼ NEW
社労士が語る勤怠管理システム選びのポイント
新型コロナウィルスの影響により様々な生活様式に変化が表れています。この流れを受け新型コロナウィルス感染防止のため、リモートワークを取り入れた企業も多いのではないでしょうか。しかし、現在使用している勤怠管理システムではリモートワークに対応していないといった声も多くいただいています。この動画では、システムの開発・導入から、導入後の運用保守まで一気通貫で自社で完結したサービスを提供している株式会社ロココの宮下達裕氏とYou’s 社会保険労務士事務所代表社労士中岡静香氏に・働き方改革関連法の施行について・2024年4月～医師の時間外労働管理について・Withコロナの勤怠管理システム選びのポイントについて解説いただいています。この動画の他にも900以上のコンテンツが今なら無料で14日間見放題！【プロフィール】宮下達裕氏株式会社ロココ営業戦略本部ブロードマーケット営業部主任=====================================株式会社ロココURL：https://www.rococo.co.jp/所在地：【大阪本社】〒542-0086 大阪府大阪市中央区西心斎橋2-1-5 日本生命御堂筋八幡町ビル3FTEL.06-6214-3655(代) FAX.06-6214-3656【東京本社】〒105-0014 東京都港区芝2-5-6 芝256スクエアビル3F/4FTEL.03-3769-0655(代) FAX.03-3769-0656TEL：06-6222-5280FAX：06-6222-5281お問い合わせはこちらから：https://www.rococo.co.jp/contact/====================================中岡静香氏You's社会保険労務士事務所代表社会保険労務士=====================================You's社会保険労務士事務所URL：https://yous-sr.com/所在地：〒169-0075 東京都新宿区高田馬場1丁目7−8－206号TEL 050-5360-5963お問い合わせはこちらから：info@yous-sr.com==================================== NEW