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  • 製販分離の成功事例① 税理士法人Bricks&UKの成長スピードを加速させる秘訣とは?

    成長スピードを加速させ、10年で100名規模まで事務所を拡大したBricks&UK。それを実現させた『業務の見える化』と『標準化』について、代表の梶浦氏にうかがいました。  生産性の『見える化』が業務効率化のカギ!事務所が50人くらいの頃は、一人の担当者+補助者で業務を回していました。当時は『不夜城』と呼ばれるほどハードワークで、残業時間や労働環境も不安定、個々の担当者の能力に依存する仕組みに対して、生産性の限界を感じていました。そこで製販分離体制に踏み切ったんですが、最終目的は人員の定着にありました。しっかりと職員が安定して働ける環境を仕組みで作ったのです。この製販分離のシステムが定着してからは、当時、年30〜40%だった退職率も、今は5%を切っています。この、個々の能力に依存せず、仕組みで業務を回すために絶対に必要なことが『業務の見える化』と『標準化』なのです。効率よく業務を回すことが出来るようになると、生産性も上がるので、職員の時間が余ってくるんです。その余った時間を高付加価値業務に回す、マネージメントに回すことで、事務所の規模をここまで拡大できたと思っています。 新規顧客契約にかかるコストと成長サイクルの関係性『お金をかければ顧客は獲得できる』という事実に基づくと、投資回収期間(ROI)で事務所の成長がコントロールできるようになります。1.顧問契約獲得のコスト20万円/新規獲得新規顧客獲得1件あたり20万円の投資額を設定。この金額は過去の実績に基づいており、DM・メルマガ・紹介など、どのような手法を取っても、ほぼこの金額になる。2.効率的な業務運営40万円/年間顧問報酬新規顧客の年間顧問報酬を40万円とし、『サービスコスト』と『利益』で按分する。この時点での『効率的な業務運営』が、成長サイクルのスピードを決める重要なカギとなる。3.利益を元手に、さらに新規獲得1年/新規獲得にかけるコスト(投資額)の回収利益の20万円を、再度、『新規顧客獲得』に回すことで新規顧客を獲得していく。もしくは、『新たなサービスの構築』、『資産運用』など、適切な経営判断を行う。4.回収元本を再投資へ100%/ROIこのサイクルをスピード感を持って繰り返していくことで、無駄な資金を投下することなく、投資回収期間1年間、ROI:100%が達成可能となる。成長スピードを決定づける秘訣は効率的な業務運営にあり!上記の成長サイクルのスピードを決定付ける『効率的な業務運営』を、製販分離体制で実現しています。サービスの安定稼働こそが、事務所の成長に繋がります。(梶浦氏) 業務効率化の徹底と、生産管理を追求した製販分離体制!Bricks&UKの採用している製販分離のポイントの一つに、各セクションの連携を“紙ありき”でコントロールすることにあります。その業務フローを解説していきます。 結果を出すための〝紙〟での徹底管理製販分離を実現し、生産性を高めるために最初に徹底すべきこと。それは無駄な時間をなくすことにあります。顧問先から回収してきた書類の整理や、必要な資料を探す時間、業務の進捗や引き継ぎ確認に費やす時間、これらの時間を極限まで減らす努力の積み重ねが生産性を高めることにつながっていくのです。この業務設計は『生産工学』を基礎としており、〝製造業の効率化〞の視点が低いホワイトカラーの生産性の改善に役立っています。具体的には一連の業務を『加工=付加価値を生み出す業務』と『非加工=付加価値のない業務(排除すべき業務)』に分離し、徹底して『非加工』の業務を排除するためのシステムを構築することにあります。また、これらの作業を個々の担当者の能力に依存せず『誰がやっても、同じスピード感で進めていける』ためのシステムを作り、業務を属人化させないこと。そのための『標準化』も必要になってきます。Bricks&UKでは、この資料管理を徹底してアナログ(紙)で行なっています。代表の梶浦氏は「クラウド化せずに紙での管理を採用した理由は、単純に結果を出すための最善の方法を選んだからです」と語ります。基本的な流れは〝販〞に当たるビジターが回収してきた資料を、〝製〞のラボに受け渡し、最終的に顧客に納品します。現在、Bricks&UKの名古屋支社では、1名の正社員と14名のパートタイマーからなる製造部門で、実に年間600社以上の試算表の作成を行なっています。同時に、販売部門は一人あたり月額120万~150万円の売上を確保しています。また営業活動に集中できるため、新規顧問先獲得件数も、年平均で120件を毎年達成しています。そして、この製と販をつなぐ要とも言える『作業指示書』のメンテナンスを伊神氏、鈴木氏の両名が行うことで、生産性を上げながら、全職員の平均残業時間を30時間以下に抑えることに成功しています。次ページ以降で、この製販分離体制を詳しく解説していきます。  2017.12.22
  • 「製販分離」で成果を上げるための4原則

    効率化を追求することで新規顧問先の獲得や既存顧問先に付加価値業務を提案しやすくなった製販分離体制。しかし、現在の体制から抜本的に組織を編成するのは大変なもの。ここでは所長の先生が意識しておくべき4つの要素を紹介します。 「製販分離」で成果を上げるための4原則原則1目的を明確にする・何を目指すために製販分離体制を採用するのか目的を明確に・製販分離の先の成功イメージを具体的に持つこと 原則2全職員に目的を共有・ベテランの職員ほど、組織再編に反発しがち。強引に押し切る覚悟があるのか・成功イメージを職員に与え、不安を払拭させるため適応ルールの整備は予めしておく 原則3中期的な取り組み&見直し・即効性を期待せずに、運用していく中で明るみになった問題の要因を解明・定期的に見直しをしていきながら整備していく 原則4ルールの共有と徹底・所長や幹部が率先してルールに従って業務を行うこと・ルールに従って遂行しないと業務が進行できないようにすること 組織体制の再編トップの覚悟と決意なぜ製販分離の体制をとりたいのか。この先どうなりたいか所長自身が明確なビジョンを持つことが重要です。そして、このビジョンを全職員に共有します。キャリアが長ければ長い職員ほど反発してくるでしょう。その根幹には「先がわからないから変わりたくない」という深層心理が働いているからです。そこで、再編したら職員はどうなるのかをイメージさせる必要があります。それでも反発する職員に対して、強引に押し切る姿勢も必要となってくるでしょう。次に、運用計画を作成すること。 2017.12.20
  • 業務効率のきっかけは職員発案の入力フォーム?年間で80件もの新規顧客を獲得しているNo.1税理士法人の業務効率化とは!?

    No.1税理士法人(東京都港区)が新サービスの導入を決意したのは、「業務効率化」と「営業活動の仕組み化」を図るため。現在は職員発案のエクセル入力フォームを採用し、業務効率化を実現しています。今回は「お客様にとってNo.1のビジネスパートナー」を目指しているNo.1税理士法人代表社員税理士の藤浪伸治氏に、お話をお伺いしました。 資料回収方法と勘定科目の統一で業務効率を改善No.1税理士法人が新たな取り組みに挑戦しようと決めたのは2015年夏。当時は業務効率が悪く、入力や資料回収、業務の進捗管理などの方法が、顧問先によって異っていて、職員1人当たり7、8件しか担当できない状態でした。業務は派遣社員中心で人件費がかさみ、事務所の業務効率化が最大課題となっていました。この課題を解決すべく、まず最初に行ったのは処理滞留の見える化。「まずは業務が滞留するボトルネックがどこにあるのかを洗い出しました。入力や出力の状況等をチェックしてみたら、たくさん問題点が挙がりました。ボトルネックを明確にし、共有できるまで2ヵ月かかりましたね」と藤波氏。処理滞留の見える化で、担当者別に滞留状況をグラフで視覚化し、全員が一覧できるようにしました。次に資料回収方法の改善を進め、各顧問先のファイルに資料を丸ごと入れて管理することで、効率化を図りました。  2017.07.06