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オンライン面談のプロが教える印象UP神ワザ②
今後は新規面談からオンラインで行う機会も増えてきます。少しでも印象を良くし、成約率を上げるための印象アップの秘訣をスペシャリストが解説！ アイスブレイクの後は画面オフにする勇気も大事顔が見える状態で、慣れないオンライン面談をするのは大変です。月次面談などでは、最初と最後に談笑する時間を設けておき、入力作業の際や資料提示の際には顔が見えないようカメラをオフするのも、スムーズな面談を行う秘訣です。顔が見えない間はお客様も資料を読んだり休憩できるため、よいブレイクタイムにもなるでしょう。変わり映えしない画面は、お客様の集中力が低下する原因にもなります。資料提示とアイスブレイクのメリハリをつけて、効率の良い面談をつくりましょう。 名刺交換代わりのツールで信用度アップ初回面談からお客様に多くの情報を公開してもらうためには、自己紹介で自身を信頼してもらうことが一番の近道です。自身のプロフィールを公開できる機能があるオンライン面談システムなどを活用し、より多くの情報を相手に公開するとスムーズです。 話に集中してほしいときは資料の文字を少なめにするお客様へ提示する資料を作成する場合、紙で作成するよりも文字などの情報量を少なめにしましょう。資料を画面共有すると、お客様の視線は文字資料に集中してしまいます。会話に集中してもらうためにも、文字資料は少なめにし、話しながら補足していきましょう。文字は少なめでも色味やデザインなどにインパクトのある資料だと、お客様も飽きずに集中できます。情報を詰め込み過ぎず、ときには質問を投げるなどして面談を進めてみてください。 ※月刊プロパートナー2020年7月号より抜粋いかがだったでしょうか？『月刊プロパートナー』2020年7月号ではリモートワークで生産性を上げるコツや田舎で伸びる士業事務所の作り方などを紹介しています。『プロパートナーONLINE』は、士業のための「明日役立つ」記事やセミナー動画などオンラインのコンテンツに加え毎月1冊、士業専門雑誌「月刊プロパートナー」をお届けするサービスです。月額3,000円のサービスを今なら14日間無料でお試しいただけます。▼14日間の無料体験はこちらから▼ 2021.01.28 -
オンライン面談のプロが教える印象UP神ワザ①
今後は新規面談からオンラインで行う機会も増えてきます。少しでも印象を良くし、成約率を上げるための印象アップの秘訣をスペシャリストが解説！ 面談時はジャケット必須！見た目も気持ちも引き締めるオンライン面談は、視線が画面に集中するため、服装などの身だしなみには対面と同じくらい気をつけてください。多くの方はジャケットを着用して対面面談に臨むと思います。オンラインでも基本的には同じです。ジャケットを羽織っているだけで、清潔感ときちんと感が出ます。色は特にこだわりませんが、インナーは明るい色を着ると華やかな印象になります。視覚から入る情報は、とても強く印象に残ります。ですから、オンラインだからとい って油断することなく、服装には気をつけましょう。 対面以上に細かな表情に気を使おう対面と変わらない会話ができるよう、普段以上にオンラインでは表情に気をつけましょう。相手が話しているときは頷くことや相槌を声に出さずにジェスチャーだけにするのも、相手の会話を妨げない手法のひとつです。 リアクションは 1.5倍オーバーにする相手への反応は、普段よりもゆっくりとした動作で大きめにリアクションすると伝わりやすくなります。相手と同時に話してしまうことを避けるために、適度な間を取ってもよいでしょう。 周囲の映らない明るい場所を確保意外に気づかないのが背景についてです。自席で面談をすると後ろに映るファイルに顧問先の情報が明記されていたり、個人情報が見えてしまうこともあります。できれば、会議室などの壁を背にしたり、後ろに何もない面談専用の席を用意するなどの配慮を忘れないようにしましょう。また、自分に集中してもらうよう、シンプルなバーチャル背景にするのもおすすめです。オンライン面談時に顔色が暗く映ると感じる場合は、PC画面の明るさを、明るく調節してみてください。照明機材や外付けカメラが無くてもそれだけで顔色が明るく映ります！ ※月刊プロパートナー2020年7月号より抜粋いかがだったでしょうか？『月刊プロパートナー』2020年7月号ではリモートワークで生産性を上げるコツや田舎で伸びる士業事務所の作り方などを紹介しています。『プロパートナーONLINE』は、士業のための「明日役立つ」記事やセミナー動画などオンラインのコンテンツに加え毎月1冊、士業専門雑誌「月刊プロパートナー」をお届けするサービスです。月額3,000円のサービスを今なら14日間無料でお試しいただけます。▼14日間の無料体験はこちらから▼ 2021.01.21 -
顧問先＆事務所永続のためにこれから提案すべきこと
今後も起こり得る感染症蔓延や天災に備え、顧問先のビジネスを強くするために士業事務所が提案、サポートするべきこととは何か？士業コンサルタントが解説します。 1．バックオフィス部門のリモートワーク化バックオフィス部門にITツールを導入すれば、長期的なコスト削減はもちろん、リモートワークにも対応できます。そこで、新型コロナを受け、事務所で導入したリモートワークのノウハウ（業務ソフトの使い方の標準化、業務管理など）を顧問先の経理部や総務部、人事部などに提供しましょう。IT導入支援サービスを行っている企業と連携してサポートすると効率的です。★追加で提案できるサービス・経理代行、人事代行・リモートワークに伴う就業規則の改定・リモートワークを想定した人事評価制度の見直し 2．新規ビジネスの立ち上げ支援資金調達のためには、儲かるビジネスを生み出す必要があります。また、収益の柱が1つしかない場合、その収益を失うと一気に経営難に陥ります。例えば、飲食店で来店型ビジネスができなくなった場合には、テイクアウトなどの新規ビジネスが必要です。経営者の新規ビジネス立ち上げのための情報収集ができるようサポートしましょう。★士業事務所に求められるサポートSNSやWebで構築したつながりを活かして、専門家同士（経営者同士）を紹介。ビジネスのアイデアを刺激させる環境を提供する。 3．事業のスマート化・スモール化のサポート今後は、人員削減や事業削減を考える企業が増えると考えられるので、そのサポートが必要です。また、自分で稼ぐ能力の高い優秀層の従業員には、会社組織に固執しないパラレルキャリアという考え方が浸透してきています。会社の規模を追うのではなく、スモールビジネスを多数持つことは、経営のリスクヘッジはもちろん、優秀層の引き止めにもつながります。★士業事務所に求められるサポート・組織再編、M&A・人的コスト削減支援・従業員のキャリア構築支援 顧客に発言権のある士業が求められていく新型コロナによる経済危機で、顧問先は今まで以上にコストにシビアになり、自社のビジネスに危機感を抱いています。顧問先から相談されたら考えるというスタイルでは、不満を抱かれてしまうかもしれません。また、リモートワークやパラレルキャリアなど、会社に縛られない働き方も定着していきます。これまで以上に事業計画や人材戦略に踏み込んだ提案、新しいビジネスを生み出すサポートをしてくれる発言力、発信力のある士業、コンプライアンスに強い士業が求められていくでしょう。※月刊プロパートナー2020年6月号より抜粋いかがだったでしょうか？『月刊プロパートナー』2020年6月号ではリモートワークの導入やビジネスモデル見直し、顧問先への新サービスなど、withコロナで士業事務所をどう変えるか、詳しく解説しています。『月刊プロパートナー』のバックナンバーも読み放題のプレミアム会員 14日間無料体験ならその他様々な記事もお楽しみいただけます。ぜひご事務所の経営にお役立てください。▼月刊プロパートナーバックナンバー読み放題はこちらから▼ 2020.12.31 -
危機に負けない事務所をつくる12STEP
未曾有の経済危機のなか、顧問先を守るためには士業事務所も従来型の業務やサービスからの脱却が必要です。業務効率化と顧客満足度向上を両立させた事務所をつくるために必要なことを、士業コンサルタントが解説します。 STEP1．顧問先の状況を把握する新型コロナの影響は、飲食業や観光業に限らず、さまざまな業界に波及しています。まずは、顧問先にどのような変化が起きているのか、今後どのような影響が考えられるのかをヒアリングしましょう。 STEP2．支援が必要な顧問先を分類するSTEP1のヒアリングをもとに、今までのように事業継続ができるかできないかで、クライアントを分類します。事務所からの対策、支援が必要か必要でないかを分類の目安にすると良いでしょう。 STEP3．コロナ対策プロジェクトの立ち上げ所長をリーダーに、支援が必要な顧問先を担当している職員全員が参加してプロジェクトチームを立ち上げます。資金調達や調達後の事業計画策定のほか、事務所でサポートできることがないかを話し合いましょう。また、事務所で対応できない場合も専門家を紹介するなどの支援をします。月次の業務に加える形でコロナプロジェクトの業務を担当させることで、業務管理をしていきます。 STEP4．業務管理をクラウド化する社内サーバーや個々のパソコン内での資料保管、Excelでの顧客管理はリモートワークに向かないほか、業務の属人化にもつながるため、クラウドで管理するようにしましょう。①顧問先にある文書、事務所内の書類のデータ化②業務ソフトのデジタル化、もしくは遠隔ソフトで外部からのアクセスを可能にする③事務所および自宅のインターネット環境を整備する④機密保持ルールを整備する STEP5．クラウド化に対応した業務標準化データを共有する場合、個人での保管ルールのままでは、ほかの人がファイルを探しにくいなど、非効率です。ファイル名の付け方やフォルダ分けのルールなどの整備を行いましょう。 STEP6．成果管理ルールの設定「何をもって仕事をしたと判断するのか？」のルールを決めます。アウトソーシング業務のように、「何時間でこの業務を終える」というルールを決めることで、成果を管理しやすくなります。 STEP7．リモートワークを導入するSTEP1～6を実施せずにリモートワークを導入しても、うまく進みません。本格導入を考えているのであれば、再度見直しをしてみましょう。 STEP8．顧客セグメントの再設定有事の際にも対応品質を落とさずにフォローできる顧客や、有事の際に伸びた業種をターゲットに設定します。例えば、日常のフォローを訪問ではなくチャットで行う場合、それに対応できる顧客を増やすことで、有事の際も同品質のフォローが可能です。また、ユーチューバーに特化した税務会計サービスなどは、今後ニーズが高まると考えられます。 STEP9．マーケティング方法の再検討STEP8で設定したターゲットに合わせたマーケティングを検討します。今回、対面での営業ができない状況になったように、もはやWebマーケティングは必須です。独自のメディア構築には時間もコストもかかるため、所長や職員の人脈を活用できるSNSやレポート活用が有効です。①事務所のSNSページを作成。顧客、提携先など、 すでにあるネットワークに友達申請し、Web上で常につながっている状態をつくる②無料でダウンロードできるレポート（例「特別融資の申請方法完全マニュアル」など）を 事務所サイトやSNSにアップし、問い合わせが来たら無料相談のアポを入れる STEP10．事務所の強みの再構築顧客にとって、「なぜこの事務所に依頼するのか？」の理由が明確であることが重要です。例えば、新型コロナを受け、資金調達、資金繰りサービスは、もはやスタンダードなサービスであると認識する顧客が多いでしょう。PLの改善よりBSの改善提案ができることなど、顧客が自社を選ぶ理由を明確にし、新たな強みを構築しましょう。 STEP11．２軸のビジネスで価値提供例えば、アウトソーシング業務は固定費削減の対象になりやすいですが、日頃から経営相談にも対応していれば、解約される可能性は低くなります。また、アウトソーシング業務を受任していれば、試算表をすぐに作成できて融資の計画表作成にも素早く対応できるため、コンサル業務に加えてスポットの売上も見込めます。収益の柱を複数持つことで、有事の際のリスクヘッジができるのです。提供できるサービスをメニュー化し、アウトソーシングと付加価値業務の２軸でビジネスを進めましょう。 STEP12．定期的な情報発信網を用意するメルマガやSNSなど、有事の際でもすべてのお客様に情報を発信できる手段を準備しましょう。特にメルマガは、開封率や開封履歴がわかるシステムであれば、追加で個別の連絡が必要かどうかもわかります。しっかり活用するためには、常に顧客データーベースの管理、メルマガの配信管理をしていることも重要です。実は、STEP12の定期的な情報発信網があれば、STEP１～11もスムーズに進みます。例えば、顧問先に「現状を教えてください」とアンケートをメルマガで配信することで、ヒアリングが効率化できます。顧客データベースの構築とアップデートは、必ず取り組んでください。 顧問先を支援するならまずは事務所改革を新型コロナの影響を受け、IT化推進を決意した先生も多いと思います。IT化を効率良く、高品質で進める近道は、「成功した人のやり方を真似ること」です。業務効率化のためのITツールは豊富にあるため、自分で勉強してから導入しようとすると、なかなか進みません。ですから、成功した人が使っているツールを取り入れて使ってみる。そして、詳しい人に聞きながら慣れていくのが一番です。IT化支援サービスを使うのもおすすめです。また、アンケートのなかで、「顧問先がオンライン面談に納得してくれるか」「既存の方法を変えることに不満を持つのではないか」という声がありました。しかし、成長している会社は、新しいツールや仕組みを上手に活用しています。これからリモートワークはさらに浸透していくでしょうから、「会社を伸ばすためには、こういったツールを取り入れることが必要です」と提案し、時代に合わせた変化を促すことが、顧問先の成長にもつながるのです。今後、新型コロナ以外にも、競合他社の出現や人材流出など、顧問先1社1社に異なる危機が訪れます。そのとき、顧問先にとって価値ある士業事務所とはどんな事務所なのか？価値あるサービスとは何なのか？もはや、資金調達や資金繰り改善は、顧問先にとって「当たり前」のサービスになっていくでしょう。それに加えて、より経営戦略に踏み込んだ提案や、今後を見据えたビジネスのヒントを与えてくれる士業事務所へのニーズが高まるはずです。そのニーズに応える体制は整っていますか？顧問先をしっかりサポートするためには、STEP１〜12を繰り返し、まずは士業事務所から変化することが重要です。今こそ、事務所のビジネスのあり方を見直すタイミングではないでしょうか。※月刊プロパートナー2020年6月号より抜粋いかがだったでしょうか？『月刊プロパートナー』2020年6月号ではリモートワークの導入やビジネスモデル見直し、顧問先への新サービスなど、withコロナで士業事務所をどう変えるか、詳しく解説しています。『月刊プロパートナー』のバックナンバーも読み放題のプレミアム会員 14日間無料体験ならその他様々な記事もお楽しみいただけます。ぜひご事務所の経営にお役立てください。▼月刊プロパートナーバックナンバー読み放題はこちらから▼ 2020.12.24 -
士業事務所の育成あるあるお悩み相談室②
10名以上規模の事務所に成長すると、頭を悩ませることの多くなる職員の教育・研修問題。そこで、実際に寄せられたお悩みをコンサルタントがご紹介・解説します。 新入職員研修後にレポートを提出してもらっているが、そのレポートを書く業務で残業になっている人がいる。このやり方は間違っていますか？統一的なフォーマットを使用。具体的に書く内容を指示しても可「研修を受けて学んだことを自由に書け」という指示をしていませんか？こういったレポートは作成に時間がかかるうえ、個人の感想や意見も入ってしまうため、効果的ではありません。研修内容の習熟度や理解度チェック、実務で使えるレベルであるかの把握であれば、より具体的にレポートを書く指示をするのがベター。 コロナ禍で新入職員研修をほとんどオンラインに切り替えることになりました。オンラインでもしっかり身につくやり方を教えてください。研修後のアフターフォローと理解度把握が重要基本的にはオフラインと変わりませんが、研修後に理解度チェックのためのレポートやテストでアフターフォローをしたり、個別面談での理解度把握が重要です。また、回線の不具合で聴き取れないこともあるので、研修のレジュメ資料をしっかりつくり込んでおき、当日の意見交換がスムーズにいくよう、自分の意見をまとめておくと良いでしょう。 基礎研修はもちろん、一つひとつの研修がしっかり身についているかをチェックするにはテストしか方法はない？理解度チェックのテストやOJTを通じて役割を持たせる基本的には理解度チェックのテストや、OJTを通じて役割を徐々に持たせていくことで、インプットからアウトプットができているかどうか、現場で把握することがほとんどです。実際どのくらい身になっているのか、明確に判断する具体的な基準があれば、判断する上司にバラつきが出てしまう心配もありません。研修した内容が実際身についているか上司が判断できる明確なルールを設定しましょう。 新入職員を公平に判断する「研修制度を策定したのはいいけれど、その研修がちゃんと身についているか、評価できる基準がないので、判断できない」と言った質問を受けることがあります。せっかく研修の制度を策定しても、職員がどのくらい習得できたかを評価する上司の判断にバラつきがあっては、職員の不信感やモチベーション低下を招きかねません。研修制度を策定したら、合わせて職員が技術や知識をどのレベルでどれだけ習得できている必要があるか、判断する評価基準のルールもつくりましょう。そして、それぞれ小テストを行う、ロープレを行うなど、具体的な行動に落とし込んでいくことも重要です。こうして、直属の上司が「このテストで80点を取れたから、知識を習得できた」と研修担当者に報告できる具体的な指針が出来れば、〝上司によって評価基準が異なる不公平〞と言った不満もなくなるはずです。 ※月刊プロパートナー2020年9月号より抜粋いかがだったでしょうか？『月刊プロパートナー』2020年9月号では士業事務所の新人育成術について研修制度がうまくいく3つのヒントを紹介しています。『月刊プロパートナー』のバックナンバーも読み放題のプレミアム会員 14日間無料体験ならその他様々な記事もお楽しみいただけます。ぜひご事務所の経営にお役立てください。▼月刊プロパートナーバックナンバー読み放題はこちらから▼ 2020.12.17 -
士業事務所の育成あるあるお悩み相談室①
10名以上規模の事務所に成長すると、頭を悩ませることの多くなる職員の教育・研修問題。そこで、実際に寄せられたお悩みをコンサルタントがご紹介・解説します。 学生気分が抜けていない新入職員にはどんな研修が必要ですか？マインド研修を行い、心構えや覚悟を教える！社会人としての心構えや覚悟などを教えるマインド研修を所長や上長とコミュニケーションを取りながら行うのがベストです。この研修のゴールは、自分が事務所で働いていくうえで変わらなければいけない点や目標についてしっかりコミットさせ、当事者意識と問題解決意識を高めることです。 新入職員全員が同じ研修を受けていても、理解度にバラつきが出てしまいますバラつきがあるのは当然。理解度チェックで個別フォローを新入職員といっても、これまでの経験や育った環境、本人の潜在能力でバラつきが生まれます。ですから、一斉に行う形式の研修では、研修後に個々の理解度チェックを行い、個別フォローすることが重要です。理解に時間のかかる社員には、何が理解できないのか、どこでつまづいたか、根気よく指導していきましょう。 そもそも研修のマニュアルが社内にないから、教える人によってバラつきが出てしまいますテーマごとにマニュアルを作成して対応指導担当によって研修内容や教え方に差が出ないよう、テーマごとにマニュアルを作成してみましょう。ほかにも、それぞれが使っている研修のレジュメをとりまとめて精査する研修委員を設置するなど工夫も必要です。また、わかりやすい研修にするためには、指導担当者に対する訓練も別途行うことも有効です。 社内研修と外部研修、どのくらいの比率で行うのが正解ですか？また、これだけは外部の方がいい、もしくは内部の方がいいという研修はありますか？企業文化に関わることは内部、コンテンツ購入できるものは外部一概に割合を出すのは難しいですが、事務所内部のリソースだけでは行えないものや、コンテンツとして購入できるものは外部を活用するのも一つの方法。特にオンラインで視聴できるものは業務の空き時間で見られるメリットがあります。一方、事務所独自の業務や考え方、企業文化に関わる研修は内部で行うのが理想です。 ※月刊プロパートナー2020年9月号より抜粋いかがだったでしょうか？『月刊プロパートナー』2020年9月号では士業事務所の新人育成術について研修制度がうまくいく3つのヒントを紹介しています。『月刊プロパートナー』のバックナンバーも読み放題のプレミアム会員 14日間無料体験ならその他様々な記事もお楽しみいただけます。ぜひご事務所の経営にお役立てください。▼月刊プロパートナーバックナンバー読み放題はこちらから▼ 2020.12.10 -
【税理士替えたい110番】説明もなくなんでもかんでも経費に仕訳するので心配です！
顧問先の不満の声から、契約解消を防ぐヒントを紹介。今回は、説明なく何でもかんでも経費に回してしまったために起きたトラブルです。 顧問先にきちんと説明して不安を解消してますか？５年前に一般社団法人を立ち上げて、働く子育て世代の支援の一環でセミナーやチャリティなどを開催する事業を夫婦で行っています。夫が理事長で私が代表を務める、職員５人の小さな規模の組織です。昨年まで依頼していた会計事務所が廃業してしまったので、今年に入ってから、別の事務所に顧問をお願いすることにしました。その先生とは、実は昔からの顔馴染み。地元が同じで夫婦でよく飲みにも行きました。気心が知れているのは良いのですが、少し気になる部分があって「知り合いに頼むんじゃなかったな……」と、契約したことを少し後悔しています。なので、契約を更新するか悩んでいるんです。その先生は、社用車として新しく購入した代金に加えて、夫の衣類、私の美容院代なども経費として計上できると言いました。「少しでも納税額が抑えられるなら……」と思って了承したのですが、それ以降、事前の相談もなく経費として何でも計上しているのです。本人は「大丈夫。任せてよ」というだけで、きちんと説明してくれません。また、説明してくれたとしても難しく、理解できずにいると、「だから任せてくれれば良いんだって」とこちらの不安を他所に取り合ってくれないのです。会計の知識がないため、前年度と比べて明らかに経費が高くなっている状態で申告したら、「税務署に目をつけられるんじゃないか」と、心配になっています。いくら気心が知れているとはいえ、説明もなく、私の理解も追いつかない状態で先走られる先生では、安心してお任せできなくて困っています。 お客様の声を吸い上げる仕組みをつくりましょう〝もともと知り合いだったから〟といった理由で契約したお客様は、気心が知れている分、顧問事務所に言い出せない不満を抱えている場合があります。そして、不満が噴出したときには、プライベートでの関係にまで亀裂が入ってしまったりと、トラブルに発展してしまう恐れもあります。知り合いとはいえ、サービス業だという感覚を常に持つことが大切です。定期的に悩みや、気になることはないか聞いてみたり、満足度調査アンケートを行う、事務所全体としてのお客様相談窓口を設けるなど、お客さんの声を吸い上げ・還元することのできる仕組みをつくることもポイントです。※月刊プロパートナー2020年9月号より抜粋いかがだったでしょうか？『月刊プロパートナー』2020年9月号では士業事務所の新人育成術について研修制度がうまくいく3つのヒントを紹介しています。『月刊プロパートナー』のバックナンバーも読み放題のプレミアム会員 14日間無料体験ならその他様々な記事もお楽しみいただけます。ぜひご事務所の経営にお役立てください。▼月刊プロパートナーバックナンバー読み放題はこちらから▼ 2020.12.03 -
【お悩み所長の駆け込み寺】事務所内の人間関係がギスギスして空中分解寸前！どうすれば防止できる？
事務所経営のあらゆるお悩みを専門コンサルタントが解決します！今回のご相談は・・・ 事務所内の人間関係がギスギスして空中分解寸前！どうすれば防止できる？人間関係の衝突は面談と意識統一で防止今回は、意見の対立によって人間関係がこじれてしまったというお悩みです。見て見ぬフリをしていると、気づいたころには深刻化しています。この状態を防ぐ策は2つあります。一つは、所長と職員で定期面談を行うことです。注意したいのは「部下の話を傾聴する」ことです。上司が部下に一方的に話すのではなく、部下から業務の進捗や、仕事に対する考え方を聞き出すことが肝心です。加えて、職場の人間関係やプライベートについても聞き出します。月に一回程度、継続して行うことで、人間関係の対立になりそうな火種も察知でき、対策を講じやすくなります。この定期面談のゴールは、悩みや課題、目標を聞き出して、それらを克服するために職員がとるべき行動目標に落としこむこと。そして、決定した行動目標の結果を次回の面談でヒアリングします。達成できなければ、原因を考えさせ、新たな目標を定めていきます。職員の動向を定期面談で把握する仕組みを導入すれば、双方の信頼関係や目標達成を確実なものにしていきます。二つ目は、事務所の基本的な価値観や存在意義を示す経営理念を職員全員に浸透させることです。 これが浸透していると、意思決定する際の判断基準となるので、方向性の違いによる衝突を防ぐ一助となります。経営理念を浸透させるには、日頃から伝え続けることが最も効果的なので、口頭で伝える他、理念を記載した名刺サイズのカード(クレド)を、職員全員に配布して周知させるのも良いでしょう。日ごろから意思統一をさせることと、事務所内の動きを察知することで、トラブルの早期対策や防止へとつながります。※月刊プロパートナー2019年12月号より抜粋いかがだったでしょうか？『月刊プロパートナー』2019年12月号では「組織体制・標準化」「ツール活用」「オフィスづくり」の3カテゴリーに分けて、すぐにできる士業事務所の時短テクニックを紹介しています。『月刊プロパートナー』のバックナンバーも読み放題のプレミアム会員 14日間無料体験ならその他様々な記事もお楽しみいただけます。ぜひご事務所の経営にお役立てください。▼月刊プロパートナーバックナンバー読み放題はこちらから▼ 2020.10.29 -
【お悩み所長の駆け込み寺】一人の退職をきっかけに続々と辞めていく職員。 こんな惨状を防ぐには？
事務所経営のあらゆるお悩みを解決します！今回のご相談は・・・ 一人の退職をきっかけに 続々と辞めていく職員。こんな惨状を防ぐには?「所長と職員がお互いを 理解できる環境整備を」 職員の退職を防ぐために、取り組むべきことは三つあります。まずは、所長が思い描いている事務所の未来を職員と共有し、価値観のすり合わせを行うことです。事務所を拡大しようと思っても、所長と職員の間で思い描くビジョンの統一なしに、成長は見込めません。3年、5年先はどのような事務所にしたいかを経営計画に落とし込んで職員に開示したり、経営理念や行動指針をまとめた名刺サイズの〝クレドカード〞をつくって職員に配るなど、しっかりと明文化することがポイントです。次に行うべきは、業務効率化です。職員のタスク量は、所長が思っているよりも多くなっていることもしばしば。これでは、いくら事務所を拡大したくても、職員の負担が増すばかりです。まずは、職員一人ひとりにヒアリングを行い、業務効率化するべき業務を決めましょう。顧客情報の管理を効率化するなら、資料を紙からクラウド上に移行することはもはや必須。資料の検索性が向上し、瞬時に情報を共有できます。また、訪問にかける移動時間が多すぎるという課題があれば、オンライン面談ツールを取り入れることで、大幅に時間を削減できます。そして、退職を防止するためには、所長と職員が、お互いを理解し合える環境をつくり、関係性を深めることが重要です。職員が退職する原因の一つに、上司や同僚とのコミュニケーション不足があります。この不満を解消するために、1対1の面談で、職員に負担がかかりすぎていないか、将来のキャリア展望やそのために達成すべき目標などを一緒に設定し、常に確認することが大切です。また、 職員の話にしっかり耳を傾けることは、事務所への満足度アップにもつながります。 ※月刊プロパートナー2019年11月号より抜粋いかがだったでしょうか？『月刊プロパートナー』2019年11月号では「離職防止」「職員の成長」「組織力の向上」のために今会計事務所が取り組むべき人事制度の見直しについて、士業事務所の給与・評価の仕組みからご紹介しています。『月刊プロパートナー』のバックナンバーも読み放題のプレミアム会員 14日間無料体験ならその他様々な記事もお楽しみいただけます。ぜひご事務所の経営にお役立てください。▼月刊プロパートナーバックナンバー読み放題はこちらから▼ 2020.10.22 -
【税理士替えたい110番】契約形態によって明らかに対応が違うんです！
顧問先の不満の声から、契約解消を防ぐヒントを紹介。今回は、契約形態によって対応が変わってしまったために解約へ至ったケースです。 契約形態によって対応を変えてませんか?インターネット通販会社を経営して8年。創業から同じ会計事務所とお付き合いしています。担当の職員とはそこそこうまくやってきたんですが、所長の顧客に対するぞんざいな扱いに嫌気がさしてしまい......。それがきっかけで、顧問契約の解消を考えています。開業当初は年に4回のペースで訪問してもらい、決算後には税理士との面談もありました。ですが、担当職員が代わってからここ3、4年は担当の職員が資料を回収しにくるだけで、税理士からも経営についてのアドバイスは皆無。あまり意味がないと思い、前年度より『年一』の契約に切り替えました。そして今年の決算前に、「必要書類は締め切り日までに送ってほしい」と、担当職員に急かされたので、仕訳が困難な書類についていろいろ電話でやりとりをしていました。すると、この電話のやりとりをたまたま聞いていたであろう所長が「月次顧問を依頼してもらってるならまだしも、なんで年一の客にこんなに時間をとってサービスしているんだ。人も足りてないし、今こんな状況で忙しいんだから何とかしろ」と、受話器ごしでしたが、遠くから職員に言っているのが聞こえました。本当はIT導入補助金などの情報や経営改善の提案をたくさんしてほしいと思っているのですが、こちらの気持ちを無視して、そんなことを影で言っているなんて......。顧問先を大切にしないような配慮に欠ける事務所とは一刻も早く契約を解消するつもりです。次は親身になってくれる新しい事務所に顧問をお願いしたいと思っています。 顧客への気配りを忘れずに!情報管理は一元化させましょう契約形態の変化でサービス内容が変わることはあっても、配慮の欠ける対応をとってしまうことは命取りです。今回のような態度を取ってしまうと、SNSへの書き込みなどで悪評が広まる可能性を孕んでいます。また、担当職員を交代するときに、滞りなくきちんと引き継ぎができる状態になっていますか?顧問先ごとの契約形態や事業内容など顧客情報を一元管理しておかないと、事務所内で状況把握をすることが困難になってしまうので、管理ツールを導入して「見える化」を推進していきましょう。 ※月刊プロパートナー2020年7月号より抜粋いかがだったでしょうか？『月刊プロパートナー』2020年7月号ではリモートワークで生産性を上げるコツや田舎で伸びる士業事務所の作り方などを紹介しています。『月刊プロパートナー』のバックナンバーも読み放題のプレミアム会員14日間無料体験ならその他様々な記事もお楽しみいただけます。ぜひご事務所の経営にお役立てください。▼月刊プロパートナーバックナンバー読み放題はこちらから▼ 2020.09.10
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