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【税理士替えたい110番】頻繁に担当者が変わり、ミスも多い…顧問料が低いから雑なのでは？
顧問先の不満の声から、契約解消を防ぐヒントを紹介。今回は、「顧問料が低いという理由で、ミスも多く、担当者が頻繁に変わり困っている」という事例です。大手を紹介してもらったが適当な仕事ばかりで不満私は医療法人と不動産管理会社の経営をしています。父の代からこれまで40年近く、同じ税理士の先生に顧問をお願いしてきましたが、昨年、その先生が高齢のため事務所をたたむことになり、新しく大手の会計事務所をご紹介いただきました。しかし、顧問料が低かったためか、担当者が頻繁に変わるうえに、ミスも多いのです……。前の先生には滞りなく税務関係の引き継ぎを行っていただき安心していただけに、不安が募ります。今の担当者は若くてやる気もあるのですが、預けていた資料を紛失したり、会計処理を間違ったりなど、仕事が雑な印象を受けます。もう少し仕事が丁寧な方に担当してもらいたいのが本音です。顧問料は、記帳代行や決算申告もお任せして、年間で50万円ほど。事業規模や年間売上で金額が変わるそうですが、弊社の場合、相場よりも低い顧問料に設定されていると思います。引き継ぎの際に「顧問料は前と同じで構わない」と伝えたものの、引退した先生との関係もあったからか、ある程度優遇してくれたようです。だからといってミスが多いのは困りますし、こんなに担当者が変わったり、雑な仕事をされるのであれば、最初から相場の顧問料で契約していました。コロナの影響で、医療法人、不動産管理会社ともに売上の先行きが見えないのが現状です。節税や今後の資金繰りはもちん、M＆Aなど将来を見越した相談もしたいのですが、それも難しそうです。顧問料を上げれば担当者を変更してもらえるのかもしれませんが、別の会計事務所に替えること含めて検討しています。【顧客満足度を高めるワンポイントアドバイス】品質を担保する仕組みづくりと担当者の固定で信頼関係を構築一般的に報酬額によって業務内容や作業量は変わるものですが、〝質〟に差が出てしまってはいけません。特に士業事務所の場合、お客様は「ミスがないこと」が当たり前だと思っているので、管理システムの導入やマニュアルを作成するなど、業務の品質を担保するための標準化やルール設定が必須になります。また、新規のお客様に対しては、一定期間担当者を固定するなど、信頼関係を築くための措置も必要です。もし、特定の担当者をつけない場合は、契約時にきちんと説明して顧問先の理解を得ておく必要があります。※月刊プロパートナー2021年5月号より抜粋
【お悩み所長の駆け込み寺】事務所内の人間関係がギスギスして空中分解寸前！どうすれば防止できる？
事務所経営のあらゆるお悩みを専門コンサルタントが解決します！今回のご相談は・・・事務所内の人間関係がギスギスして空中分解寸前！どうすれば防止できる？人間関係の衝突は面談と意識統一で防止今回は、意見の対立によって人間関係がこじれてしまったというお悩みです。見て見ぬフリをしていると、気づいたころには深刻化しています。この状態を防ぐ策は2つあります。一つは、所長と職員で定期面談を行うことです。注意したいのは「部下の話を傾聴する」ことです。上司が部下に一方的に話すのではなく、部下から業務の進捗や、仕事に対する考え方を聞き出すことが肝心です。加えて、職場の人間関係やプライベートについても聞き出します。月に一回程度、継続して行うことで、人間関係の対立になりそうな火種も察知でき、対策を講じやすくなります。この定期面談のゴールは、悩みや課題、目標を聞き出して、それらを克服するために職員がとるべき行動目標に落としこむこと。そして、決定した行動目標の結果を次回の面談でヒアリングします。達成できなければ、原因を考えさせ、新たな目標を定めていきます。職員の動向を定期面談で把握する仕組みを導入すれば、双方の信頼関係や目標達成を確実なものにしていきます。二つ目は、事務所の基本的な価値観や存在意義を示す経営理念を職員全員に浸透させることです。これが浸透していると、意思決定する際の判断基準となるので、方向性の違いによる衝突を防ぐ一助となります。経営理念を浸透させるには、日頃から伝え続けることが最も効果的なので、口頭で伝える他、理念を記載した名刺サイズのカード(クレド)を、職員全員に配布して周知させるのも良いでしょう。日ごろから意思統一をさせることと、事務所内の動きを察知することで、トラブルの早期対策や防止へとつながります。※月刊プロパートナー2019年12月号より抜粋いかがだったでしょうか？『月刊プロパートナー』2019年12月号では「組織体制・標準化」「ツール活用」「オフィスづくり」の3カテゴリーに分けて、すぐにできる士業事務所の時短テクニックを紹介しています。『月刊プロパートナー』のバックナンバーも読み放題のプレミアム会員 14日間無料体験ならその他様々な記事もお楽しみいただけます。ぜひご事務所の経営にお役立てください。▼月刊プロパートナーバックナンバー読み放題はこちらから▼
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実務を斬る vol.3 相談者との信頼関係を築く相続案件のポイント
士業業界をリードするスペシャリストが語る実情。今回は小林会計事務所の鷹取正典氏に、相続にまつわる相談者との信頼関係を築くコツについて聞きました。相続に関する初期面談から申告書作成において、相談者との関係性を高めるために気をつけるべき点について教えてください。まず、相談者が何に困っているのか、どうしたいのかを見抜くことです。士業に従事しているとどうしても、節税などのテクニカルな部分が気になりがちです。しかし、相談者はスキームよりも相続の基本的な仕組みであったり、失敗例を知りたがっているケースが大半です。そのため、当所が開催する個人向けのセミナーは、地域密着で少人数制、相続の基本を中心に構成しています。相続は〝人と人とのリレーション〞が非常に重要です。信頼関係の構築を意識して、被相続人の財産や相談者を守るために、当所では専任担当制を採用しています。また実務面でも、相続において減額要素が大きい土地評価については、必ず現地調査を実施しています。地図アプリの写真を見るだけでは、高低差や下水道の有無、私道かどうか、都市計画道路に入っているかなどは判断できません。最近では騒音を測定できるアプリもありますので、納税額を合法的に減額できる要素を探るためにも、調査目的で現地に足を運んでいます。建築基準法第42条第２項の規定（いわゆる２項道路）については、セットバックを要するのかどうか現地で測量しても、実際に中心線がずれている場合があります。その場合、管轄の区役所の道路課へ確認を行っています。これらの現地調査は一見、手間と工数がかかると思うかもしれません。ですが、土地評価における相続税の申告は税務調査で指摘されやすいリスクを孕んでいます。「少しでも多くの財産を残してあげる手助けをする」。これが、士業の務めだと考えています。ですから、一つの土地に対してさまざまな角度から、減額要素はないか調べることを徹底しています。相続発生から申告までの10カ月間、相続人とその家族と向き合うことになります。例えば、今までの広大地評価のときは、不動産鑑定士に意見書を作成してもらい、その際に発生しうるリスクを説明してから相談者に算定方法を選択してもらっていました。こちらから一方的に評価方法や評価額を提示するだけではなく、選択肢を与えてあげて参画意識を持たせることが大切です。私たち士業は、相談者が選択した要望に対して責任をもってソリューションを提供することが使命ですので、可能な限りやれることは対応します。お客様を守るため、丁寧な対応をすることで、二次相続や確定申告など副次的に紹介案件も見込めます。すなわち、信頼度の裏づけともいえます。コンサルティング業務はその人の対応力が評価にダイレクトに影響しますので、これらに気をつけて満足度を高めていきましょう。
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40分でわかる顧客との信頼関係構築方法～『心の窓』を知ることでコミュニケーションスキルを改善！～
40分でわかる顧客との信頼関係構築方法どんなにいい商品・サービスでも、相手は欲しいもの、好きなもの、必要なものでない限り購入しません。では、相手は何を欲しているのか? それを聞き出すには相手の“心の窓”の状態を知ることが不可欠です。”心の窓”が閉ざされた状態ならば、それをいかにして上げるかが大切。それには、具体的な５つの話法があります。当動画コンテンツで学べばすぐにでも、相手の”心の窓”が上がることでしょう。
医業の顧問先を持ったら知っておきたい30ポイント
医業の顧問先を持ったら知っておきたい30ポイント「医業の顧問先を持ったら知っておきたい30ポイント」【概要】「顧問先の医師とはどうしても話が弾まない」「あの医者は堅物で近寄りづらい」。大半の会計事務所は、少なくとも1件以上は医業関係の顧問先を持っています。しかし、医師と円滑にコミュニケーションがとれずに悩んでいるケースが多いといわれています。医業関係の顧問先は、やり方次第では大きなビジネスチャンスへとつながる可能性を秘めています。通常業務から付加価値の高いビジネスへと発展できるかどうかは、円滑にコミュニケーションがとれているか否かにかかっています。当動画教材では、MMPG理事を務め、医業関係の経営指導実績が豊富な講師が、医師とのコミュニケーションを円滑にするための30ものヒントを紹介。これらポイントの一部分だけでも自分のものにできれば、医師の顧問先と信頼関係が築けます。税理士はもちろん、医師の顧問先には萎縮してしまいがちな会計事務所職員にもおすすめです。