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業務効率化＆高収益体質をつくる7つの「やらない」コトと4つのツールの活用方法とは？
今回ののテーマは、「高収益体質をつくるための業務効率化」。FSG税理士事務所の藤田耕司先生が業務効率を上げるために「やらない」と決めていること、士業事務所が高収益体質に移行するために必要な考え方などをお話しいただきました。 最大の業務改善は所長の時間をつくること近い将来、パソコン内で完結できる単純作業は、テクノロジーによって自動化されていきます。技術の進化によって起こることは、低コスト化による相場の下落です。つまり、低コスト化できていない企業は利益が出ず、一方で年功序列的な人件費増が追い打ちをかけることになります。士業事務所も同様で、一件あたりのお客様にかける時間を減らし、低価格で受注しても利益が出る体質をつくると同時に、自動化されにくい高付加価値サービスをつくり、収益率を上げることが必要です。では、高収益な体質をつくるためにはどうするか？それは、「所長の時間を高収益率実現のための仕事に使うこと」です。高収益率を実現するための仕事、例えば戦略立案や新事業の創出、人脈づくりなどは、「緊急性は低いが重要性は高い」仕事です。所長の時間は、この仕事に割くべきですが、どうしても申告書などの作成やお客様との打ち合わせなど、締め切りの見える「重要性は低いが緊急性は高い」仕事に時間を取られがちです。そこで私は毎年、自分が何の業務にどれくらいの時間をかけたかを2週間分、 15分刻みで記録するようにしています。すると、自分がいかに雑務に追われているのかが見えて愕然とします。ですから、高収益率を実現するための仕事をする時間を先に予定表に書き込み、強制的に時間を確保するようにしています。そして、部下を育成してプレイヤーやマネージャーとしての自分の仕事を任せること、業務を効率化することが重要です。また、Chatwork、クラウド会計ソフト、スプレッドシート、Dropboxを活用しながら、「やらないこと」を決めました。例えば、訪問のための移動、仕訳の手入力、資料がぐちゃぐちゃの記帳代行、紙資料の郵送・整理などです。そして、業務効率化のもう一つのカギは、職員の意識の統一。業務を効率化すること、ITツールを使いこなすことについて意識の浸透が必要です。そのために重要なのが経営理念です。経営理念に沿った行動ができているかを随時フィードバックし、できていたら褒める、できていなかったら注意する。所長には、それをやりきる強いリーダーシップが必要なのです。士業は、お客様の経営参謀として、「今後、どういう会社にしていきたいのか？」「経営者としてどんな人生を歩みたいのか？」を聞き出し、お客様にとっての魅力的な未来を共有すること。そして、その未来の実現を支援するための事業の創出、専門業者との提携によるサポートが求められています。・自動化されにくい高付加価値サービスで収益率を上げることが必要・所長の時間を高収益率実現のための仕事に使うこと・ビジネスモデルに合わない仕事は「やらない」と決める・経営理念を浸透させて事務所一丸となって業務改善に取り組む※月刊プロパートナー2021年1月号より抜粋いかがだったでしょうか？『プロパートナーONLINE』は、士業のための「明日役立つ」記事やセミナー動画などオンラインのコンテンツに加え毎月1冊、士業専門雑誌「月刊プロパートナー」をお届けするサービスです。月額3,000円のサービスを今なら14日間無料でお試しいただけます。▼14日間の無料体験はこちらから▼ 2021.04.29 -
職員の能力に依存しない小規模事務所の成功戦略とは？
美容室と飲食店に特化し、残業ゼロで一人あたり売上1,450万円(フルタイム換算)を実現している税理士法人阿比留会計事務所の阿比留一裕氏。そのビジネスモデルの秘密と、小規模事務所における経営理論を聞きました。 競合のいないマーケットを狙う開業する前、地方銀行でM&Aや事業再生などを担当していました。そのため、2009年の開業当初は専門であるM&Aや事業再生などの会計士業務を中心に仕事を受けていました。ただ、〝事業〞をしたことがないのに事業再生などをサポートすることに違和感を感じ、「まずは自分でビジネスモデルを構築してみよう」と考えました。ビジネスモデルを構築するには、属人的な会計士業務よりも税理士業務が向いていると考えたものの、税理士業務は未経験。申告書もほとんど見たことがありません。そこでいろいろ考えた結果、美容室・飲食店に特化したサービスをはじめました。 美容室・飲食店に特化した理由は大きく2つ。1つ目は、顧問税理士がついていない業種であること。税務業務の実績がないなかで、顧問税理士の乗り替えを狙うのは困難です。そこで、税理士と顧問契約を結んでいる割合が低い美容室・飲食店を選びました。2つ目は、福岡市には美容室・飲食店が多くあるにもかかわらず、当時は美容室や飲食店を専門にした会計事務所がほとんどなかったことです。ただし、競合がいないのには理由があります。美容室や飲食店は高い顧問料を負担できるお店が少なく、事務作業が苦手。つまり、会計事務所にとっては「顧問料は安いのに作業は多い」顧客です。となると、特化するには、お客様の会計業務や申告書の作成など、直接的に価値を生む作業以外の間接コストをいかに下げるかが重要です。 間接コスト削減と業務標準化を実現間接コストである移動時間を減らすために、事務所から30分圏内で行ける範囲を商圏に設定。さらに、サービスを「開業資金の融資サポート」と「低価格パッケージ型の税務顧問」の2つに絞りました。業種は限定しているので、サービスを絞れば、よりフォーマット化できます。また、開業したての段階からサポートすることによって、私たちがブレーン的な存在になり、こちらの効率の良い方法を受け入れてくれやすいのです。次に、業務の標準化を進めました。とはいえ入力業務すらしたことがありません。そこで、 父親が経営する会計事務所で一番入力の早い職員に協力してもらい、入力作業を動画で撮影。入力手順や確認ポイントも教わりました。あとは、会計ソフトの説明書や機能を調べて、効率の良いオリジナルのマニュアルを作成しました。また、業務管理に時間と手間をかけないことも重要です。その点、美容室や飲食店は規模もほぼ同じで、業務も絞り込んでいるので、全体のボリュームさえわかれば、必要な人数と日数が算出でき、細かな進捗を把握する必要はありません。ですから、進捗管理は顧問先名を書いたホワイトボードのみ。どの工程まで進んだかをマグネットで見えるようにしています。阿比留会計事務所では、正社員1名+パート2名を1ユニットとして、1ユニットあたり80件、1920万円の売上を担当します。業務は標準化していますし、高度な管理も必要ないので、未経験者でも3カ月あればひと通りの作業をこなせるようになります。仕事に関しては、職員個人のオリジナリティは不要で、事務所としてのオリジナリティを全員が同じ品質で再現できることが重要だと考えています。この仕組みを構築したことで、職員のワーク・ライフ・バランスも実現できました。月次の業務を始めるのは毎月18日ごろから。毎日18時に帰宅しても、翌月10日前後には月次業務が終わるので、次の18日までの約1週間は休みです。この勤務形態で、ユニットの管理を担当する正社員の年収は700万円が目安。人事評価もシンプルで、基本給を担当件数で決めて、売上の歩合分を賞与で還元します。顧客のセグメント、顧客に提供する価値、その価値を提供するために職員に求める能力やスキル、人材に左右されない仕組み。小規模事務所で生産性を上げるには、これらを戦略的に組み立てることが必要だと思います。※月刊プロパートナー2020年11月号より抜粋弊社アックスコンサルティングが、阿比留先生監修のもと発売した、『職員10人以下の事務所のための新ビジネス経営理論講座 』も必見です。職員6名以下という小規模ではありますが、独自のビジネスモデルにより年間売上1,450万円という高い生産性を実現している阿比留先生より、全士業の先生方に「働かなくても儲かる事務所」の作り方を解説いただきました。いかがだったでしょうか？『月刊プロパートナー』2020年11月号では士業事務所に給与・評価についてアンケート調査を実施。結果から見えてくる実態をお伝えするとともに、コロナ禍で見直しが迫られる人事評価制度の仕組みを解説しています。『プロパートナーONLINE』は、士業のための「明日役立つ」記事やセミナー動画などオンラインのコンテンツに加え毎月1冊、士業専門雑誌「月刊プロパートナー」をお届けするサービスです。月額3,000円のサービスを今なら14日間無料でお試しいただけます。▼14日間の無料体験はこちらから▼ 2021.02.18 -
成果が出る営業術①
7年間ダメ営業マンだったという営業コンサルタントの菊原智明氏。そんな彼をトップ営業マンに返り咲かせたのは、顧客との接触ツール「営業レター」だといいます。菊原氏自ら営業術を伝授していただきました。 〝営業レター〞で定期的に接点をつくる長く営業マンとして活躍する人は、保留になったお客様はもちろんのこと、少しでも接点があった人へのフォローを欠かしません。チャンスを無駄にせず、大切に育てています。具体的にいうと、将来の見込み客に対して〝お役立ち情報〞を提供し続けているのです。これを営業レターと呼んでいます。どんなにすごい人でも一本釣りでは売り上げは安定しません。やがて、営業アプローチに疲れ果てて成績が落ちていきます。やはり育てるツールがなければ長続きしません。人口減の令和の時代、お客様へ情報を提供し続けることで接点を持てる営業レターは必須のツールになるのです。現代のお客様は、ハードなアプローチを嫌います。アポなし訪問やテレアポをされただけで、欲しいものでもいらなくなるお客様もいます。一番怖いのは、そうすることで自分の価値を下げてしまうことです。士業の方はとくに、ハードにアプローチすることで自分の価値を下げてしまうと、仕事が依頼されにくくなるのです。これが最大のデメリットです。一方、商品に自信を持っていて、 なおかつ定期的に役立つ情報を送ってくる営業マンはどうでしょうか? そうした営業マンに対しては、悪い印象は持たないものです。まずは、定期的に接点を持つことが重要です。そうすることでお客様の記憶に残ります。ほとんどの営業マンは一回接触してダメならもうアプローチしません。定期的に営業レターで接点を持っておけば、いざという時、真っ先に思い出してもらえます。もし、現在契約している顧問理士に対して、「こまめにフォロ ーをしてくれない」「会社経営に有効な会計情報を提供してくれない」といった不満を抱いている経営者がいれば、乗り換えのチャンスが訪れます。営業レターを送っておけば、「いつも資料を送ってくれている、あの先生に一度相談してみようかな」と顔を思い出してくれる可能性が高くなります。用も無い時にいつも顔を出していると、うっとうしいと思われますが、遠くから見守り、本当に困った時に丁寧に対応すれば重宝されるのです。お客様から声をかけてもらうためには、営業レターを効果的に組み合わせ、定期的に情報提供していく必要があります。お客様にとって役立つ情報をシリーズ化して数回に渡って送ることが大切です。やみくもに営業活動をしても契約は取れません。 営業レターは残業減コスト減にもなる従来はお客様と営業マンがいた場合、営業マンがお客様にアプローチをしていました。しかし、営業レターが目指す先は、お客様から「相談があるのですが」と声をかけてもらうことです。そのほうが、断然仕事がしやすくなります。これだけで無駄な残業が減り、効果的に時間を使えるようになります。交流会で集めた名刺にも効果的にアプローチできます。「名刺交換しても、今後につながるか分からない」という方には、効果的なツールになるでしょう。現代のお客様は数年前と違い、 警戒心が強く、ガードも固くなっています。その点営業レターであれば、ソフトに歩み寄ることができ、お客様の手が空いた時にじっくり読んでもらえます。また、コスト的にもメリットがあります。直接お客様を訪問するとなれば、交通費や人件費などもかかります。その点、ハガキなら62円、手紙でも82円で、全国どこでも送ることが可能です。その上訪問するよりも何倍も自分の言いたい事が伝わります。特別な才能は必要ありません。新入社員でも営業センスがなくても結果が出るようになります。このようにして、接点のある見込み客に役に立つ情報を送ってみてはいかかでしょうか? ※月刊プロパートナー2019年８月号より抜粋いかがだったでしょうか？『月刊プロパートナー』2019年8月号では顧客拡大に向けて、選ばれるＷＥＢサイトになるための方程式をご事務所の様々な事例と共にご紹介しています。『月刊プロパートナー』のバックナンバーも読み放題のプレミアム会員 14日間無料体験ならその他様々な記事もお楽しみいただけます。ぜひご事務所の経営にお役立てください。▼月刊プロパートナーバックナンバー読み放題はこちらから▼ 2020.07.30 -
税理士の視点による 戦略的コストダウンメソッド
税理士の視点による 戦略的コストダウンメソッド現代のように売上の大きな伸びが期待できない時代で利益を上げるには、コスト削減が欠かせません。しかし、企業も会計事務所もコストダウンの本質的な部分を知りません。「コピーの裏紙を使う」「電気をこまめに消す」といった場当たりなコスト削減を始め、なかなか上手くいかないのが現状。コストダウンを図るには「戦略」が必要なのです。当動画教材では、税理士の視点に立った戦略的コストダウンの本質的な考え方や、すぐできるノウハウを説明し、顧問先が納得する提案テクニックについて解説します。まずは動画で学んだことを事務所のコストダウンで実践し、顧問先へとフィードバックする方法をおすすめします。■内容・コストダウンの不毛の連鎖・コストを4つに整理しよう!「生産的コスト」「補助的コスト」「監視的コスト」「浪費的コスト」・業績をもたらす三大領域に集中せよ!・集中すべき活動はコレだ!・コストダウンの常識、非常識・コストダウンが上手くいかない本当の理由 2018.11.01
