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【お悩み所長の駆け込み寺】退職者の引継ぎが不十分だった場合どうすればいいの？引継ぎゼロでも困らない対処法とは
事務所経営のあらゆるお悩みを専門コンサルタントが解決します！今回のご相談は、「退職者の引継ぎが不十分だった」というトラブルです。退職者の業務を後任へ漏れなく引き継ぐには？前任が引き継ぎを正しく行わないまま退職し、業務記録や顧客との接触履歴も残っておらず、後任の職員があたふたしてしまうのは、ありがちなトラブルです。そのトラブルに対して、一から後任の職員に業務フローの説明をするのは、効率的ではありません。このような状況を防ぐために、日頃から行っておきたいことや、退職が決まったら行うべきことについて解説していきます。上司と引継ぎについて相談し、退職日までのスケジュールを作成する退職することが決まったら、すぐに上司との面談を設けて、引継ぎについて相談するようにしましょう。引継ぎ方法は、体制や後任者によってさまざまですが、引継ぎが必要な「担当業務」を「誰に」「いつまでに」「どのように」引き継ぐのか決めておきます。次に行うべきことは、担当業務のリストアップです。退職者は、引き継ぐ必要のある業務をすべて洗い出したら整理します。ルーティン業務とイレギュラー業務を分類し、業務ごとにかかる所要時間や発生頻度を、リストに明記しておきます。担当業務のリストができたら、漏れがないか、上長や、社内の関係者に確認してもらうようにしましょう。引継ぎスケジュールを作成する際は、退職日から逆算して、引継ぎにかかる時間を算出しておきます。後任と引継ぎスケジュールを調整し、優先度の高い業務から引き継いでいきます。引継ぎは退職日の3日前までに終わるようにスケジュールを組んでおくことで、予定外の業務が発生するなどの不測の事態が起こったとしても、慌てずに対応することができるでしょう。引継ぎマニュアルと顧客情報を作成しておくマニュアルがない業務の場合は、予め準備をしておくようにしましょう。引継ぎ用のマニュアルを日頃から作成しておくことは、担当業務を整理することで、業務効率化のメリットもあります。また、口頭での引継ぎで、漏れがあった場合や、後任者が理解していなかった場合など、退職後でも、文面でチェックすることができるので安心です。顧客情報においても、契約内容、取引内容、連絡先、注意点などを日頃からリスト化しておくことで、引継ぎの時間を短縮し、後のトラブルを防止することができます。後任も焦ることなく対応することができるでしょう。業務の進捗を常に“見える化”で引継ぎ業務ゼロに常日頃から、業務内容を職員全体で共有できる環境であることも大切です。引継ぎが退職日までに終わらないといったトラブルを避けるためにも、日ごろの業務の進捗やお様客とのやり取りは、タスク理管ツールや日報で共有し、常に〝見える化〞するようにしましょう。こうすることで、当事者しかお客様情報や業務内容について把握していないという状況を解消できます。さらに、決算時の資料や、提案書などの成果物を日ごろから全員が見られるクラウドサーバーを用意する。月に一度、事例の発表会を行うなどすれば、職員全体で業務の共有ができると同時に、若手職員の参考になり、職員教育にもつながります。業務プロセスの可視化を徹底していくと、担当の配置換えがあったとしても引き継ぎ業務をゼロにすることも可能です。ジョブローテーションがしやすい状態になるため、人材の定着にもつながります。引継ぎ業務の説明と関係者への挨拶案件の目的や経緯、業務フロー、トラブル発生時の対処法などはできるだけ詳しく伝えることが大切です。直接引き継ぐ必要のある業務は、タイミングが合えば、業務の一連の流れを後任と行い、前任が退職したあとに不明なことがないよう、細かく打ち合わせるようにしましょう。また、退職者は、社内外の関係者には必ず挨拶をしておくことも重要です。特に退職者が担当している顧客や、仕事上でやり取りをしている部署や取引先には、事前に後任者を伝えるようにします。突然、担当者が変わってしまうと、相手が困惑し、事務所の信用を失う恐れもあります。時間に余裕があれば、後任と一緒に挨拶をすることがベストです。退職時は引継ぎのチェックリストを活用するほかにも、退職者が出た際に行うべきこととして、『退職時提出物チェックリスト』を用意しておきましょう。これは、お客様とのやり取りの記録など、引き継ぐべきものや、事務所に提出すべき書類を一覧にまとめたものです。退者職は、どうしても次の仕事や職場に意識が向いているため、退職者と後任職員だけに引き継ぎを任せると、引き継ぎが〝できているつもり〞になりがちです。退職後に「実は抜け漏れがあった」ということを防ぐためにも、引き継ぎにはチェックリストを活用し、必ず上司が立ち会いましょう。退職後の緊急連絡先を確認しておく退職後、当事者にしかわからない業務内容や、トラブルの対処法など、引継ぎ漏れがあった場合に連絡がとれるよう、個人の携帯電話やメールアドレスを聞いておくと安心です。とはいえ、退職後の業務連絡になるため、すぐに対応をしてもらえるとは限りません。やはり、引継ぎを万全に行うことが一番。相手主導で引継ぎを行わず、上長、退職者、後任、それぞれが積極的に行い、引継ぎの進捗状況を確認しながら進めるようにしましょう。【この記事のまとめ】退職が決まったら、上長と引継ぎについて打ち合わせをする退職者は引継ぎスケジュールを作成する引継ぎマニュアルと顧客情報を作成しておく業務の進捗を常に“見える化”する退職時は引継ぎのチェックリストを活用する退職後の緊急連絡先を確認しておく
【注目士業に一門一答】歌も税務も「ラブ＆ピース」あなたの幸せが、僕の幸せ
ミュージシャンとしても活動しながら、税理士として150件もの顧問先を担当する甲南会計事務所の伊原裕伸（ゆしん）さん。「歌も税務も根本は同じ」と話すゆしんさんが、30歳になってから税理士を志した理由、ミュージシャンと税理士それぞれのやりがい、両立するための工夫、これから挑戦したいことは？一問一答形式でインタビュー！ Q1 ゆしんさんは、ミュージシャン「ゆしん」と税理士という２つの顔を持っていますが、税理士を志した理由を教えてください30歳まではミュージシャン一本で活動していましたが、事務所の所長である母親が体調を崩したことをきっかけに、「女手一つで育ててくれた母に恩返しがしたい」と、税理士になることを決意しました。それまでは、いわゆる放蕩息子でしたから。当然、税務の知識はゼロでしたが、勉強を始めて3年で、税理士の資格を取得しました。本当は2年で資格を取ろうと思っていたので、ボイストレーナーのアルバイトの合間に四六時中勉強したのですが、難しかったですね…。2年目に受けた試験で、一つ凡ミスをしてしまって、夜中に布団の中で号泣したのを覚えています。3年目は、税理士事務所に勤めながら猛勉強。運良く合格することができました。 Q2 ミュージシャンを目指したのは、いつ頃からですか？小学生の頃から「ミュージシャンになる」と漠然と考えていて、中学生になったきには、「30歳になる頃には、ワールドツアーをまわっているだろう」となぜか確信していました。何の根拠もなかったんですけど（笑）ただ、中学・高校と進学校に通っていたので、母親は賛成してくれませんでした。でも僕は、「ミュージシャンになる」という直感を信じて、実現したかった。それで、母の希望する大学に現役で入ることを条件に、「卒業後はミュージシャンの活動をしたい。僕の気持ちを理解してほしい」と説得し続けたんです。だから、ミュージシャンとしての活動を始めたのは、大学卒業後の22歳頃。税理士の資格を取るために勉強していた期間は、無期限休止という形をとっていましたが、たまにライブなどに呼ばれて歌ったりはしていました。現在も、ライブを開催したり、YouTubeに投稿したりといった活動をしています。今では99％が税理士の仕事ですが、「本業は音楽です」と言い続けています（笑） Q3 税理士としての強みや得意分野は何でしょうか？得意不得意はあまりありませんが、個性的な経営者とお付き合いするのは好きです。経営者って、何かに特化したエネルギーを持っている人が多いですよね。関西弁でいうところの「あかんたれ」が多い。僕のいう「あかんたれ」というのは、「何か尖っていて、変わっている人」のこと。そして、そういう人ほど成功している気がします。僕、「あかんたれ」が大好きなんです（笑） Q4 税理士として仕事のやりがいを感じるのはどんなときですか？また、ミュージシャンとの共通点はありますか？「向き合うお客様をハッピーにすることで、自分もハッピーな気持ちになれること」です。税理士は、経営者に対しても個人に対しても、出会った瞬間に「財布のなかを見せてください」「家族関係を全部教えてください」というような仕事なので、実はとても難しいと思うんです。それを生業としてやっている税理士事務所に勤めてみたら、最初は何かしっくりこなかった。一万円を稼ぐのに必死な売れないミュージシャンからしたら、毎月資料をもらって、数字をまとめて数万円もらうという意味が、まずわからなかったんですよね。でも、ある時、「僕はあなたの友達です」という感覚でいると、できることがめちゃくちゃ増えると気づきました。どういうことかというと、「本当の幸せってどこなの？」という話を一緒にできるようになるんです。お金の話をするときは、相手やその周りの人が幸せになるために、先を見据えて今ある資金をどういう形で運用していくかを考える。もしくは、「今はそんなに稼がなくていいのでは？」「今はがむしゃらに頑張るときですよ」という話もできる。何かのために歌を届けてあなたをハッピーにしたいということと、目の前にいる経営者のあなたの人生、その向こうにいる家族や周りの人の人生を良くしたいということは、同じテンションで良かったんです。ミュージシャンも税理士も、根本は「ラブ＆ピース」。歌なのか税務会計なのかという手段の違いで、「あなたにハッピーになってほしいし、それで僕もハッピー」というスタンスは同じです。また、税理士をしていると、命を懸けて仕事をしている人たちに出会います。その出会いに刺激を受けて歌ができて、そういう歌がすごく評価が高かったりする。それぞれの活動から良い影響を受けていると感じています。 Q5 ミュージシャンと税理士の活動を両立するための工夫や、大変なことを教えてくださいミュージックビデオの撮影やYouTubeへの投稿など、ミュージシャンとしての活動は、事務局、映像チーム、音響など20名ほどいる「チームゆしん」のメンバーがサポートしてくれています。どういうビデオにするか、いつ、どうやって撮影するか、どこに広告を出すかなども全部彼らが考えてくれて、僕は最終打ち合わせに参加したり、指示された時間にスタジオに行って撮影するだけ。最近は、彼らのアイデアで、海外向けに花魁の恰好で歌うミュージックビデオを制作して、YouTubeにあげたりもしました。税理士としては現在、担当している顧問先が150件ほどあります。我ながら数えるのが嫌になるくらい多いなと思ったこともありますが（笑）この件数をこなせているのは、会計・税務システムのA-SaaSを使ってることが大きいかもしれません。A-SaaSは、税理士にとって非常に使いやすいシステムなんです。まだまだ発展途上な部分はあるものの、変化も早いし、かゆい所に手が届いている感じも好きで、効率的に仕事を進められます。あとは、どちらの仕事においても、常に何手か先を見据えて行動する癖がついているかもしれません。でも、最後は気合です（笑） Q6 忙しいなかで、どのようにリフレッシュしていますか？リフレッシュという意味では、税理士かミュージシャンのどちちかをしているときが、どちらかのリフレッシュになっていると思います。どちらも同じようなテンションでやっていますが、煮詰まることがないのは、二足の草鞋を履いてるからなのかもしれません。ステージでも税理士の話をしますし、顧問先さんとミュージックビデオの話もします。自分のなかでは、使い分けている感覚はありません。とにかく楽しいんですよね。「さあ、今日はどうしよう。どうなるかな」って、毎日ワクワクして目が覚めるくらいですから。 Q7 今後、チャレンジしたいことを教えてくださいミュージシャンとしてずっと抱いている夢は、「マイケル・ジャクソンを超える」ということ。それに向けて今、海外展開から日本への逆輸入を目指しています。花魁の格好で歌うミュージックビデオもその一環です。なので、「チームゆしん」には、翻訳担当もいます。僕、ちょっと癖が強いので(笑)、日本よりも海外の方が受けがいいんです。税理士に関しては、「経営者になりたい」「規模を大きくしたい」という思いはないのですが、いわゆる塾のような、自分より下の世代に「ゆしんイズム」を伝えていく活動をしてみたいと思っています。僕自身、知識ゼロの状態で、まったく違う世界から敗者復活戦のようにこの業界に入ってきて、「税理士ってこんなに素晴らしい仕事なんだ」って思えた。だから、外の世界から来た僕だからこそわかる、税理士の魅力を広めていきたいんです。もし、共感してくれる子がいれば、いくらでも教えてあげたい。「ハッピーに生きられるよ」っていうことを伝えていきたいと思っています。
【ベンチャーファーム】相続業務の効率化と高品質な対応で急成長
年間300件以上の相続案件を受託している税理士法人ともに。2018年に創業して、わずか3年で40名規模に急成長している秘訣は、相続業務を効率化することで実現する高品質な対応にあった。信頼の積み重ねが紹介につながっていく税理士法人ともには、2018年に創業しました。独立のきっかけは、私と一緒に代表社員税理士を務める星暁洋からの言葉です。もともと私たちは、前職の相続専門・税理士法人レガシィの先輩・後輩でした。一緒に仕事をしているなかで、彼から「入江さんは絶対に成功するから、独立してください。私はついて行きます」と言われたのです。当時の私は2人目の娘が生まれたばかり。子育てをしながら共働きをしていました。しかも、仕事は評価してもらっていたので、給料も待遇も居心地もいい。辞める理由なんてありません。それでも、彼の熱心さが自分の人生を賭けた訴えにも感じたので、私も真剣に考えてみました。このままレガシィにいれば将来は安泰。一方で、自分が死ぬときに人生を振り返って後悔しないのは、独立の道だとも感じました。これは後から聞いたことですが、営業が得意な私と実務が得意な彼が組んでうまく機能すれば、ある程度の規模までは成長できると考えていたそうです。正直、私にはまったく戦略がなかったので、今思えば、よく独立に踏み切ったものだと思います(笑）。今でこそ40名規模にまで成長しましたが、特別なことは何ひとつしてきていません。あえて成長の要因をあげるとしたら、「目の前の仕事に真摯に向き合う」「嘘やごまかしを一切しない」「できないことをできるように錯覚させるようなことを言わないし、やらない」という誠実な姿勢を、私を含めた事務所メンバー全員が体現し続けていることです。とはいえ、これを言い切れることは意外と難しいことだと個人的には思っています。現在、受注案件の80%以上が相続で、新規案件は相談ベースで毎月50件ほど。受注ベースでは月20～35件で、年間300件以上になります。ただ、集客に関しても、新規の営業活動はほとんどしていません。他士業の先生や葬儀会社、お客様など、これまでつながりのある方からの紹介がほとんどです。一つひとつの仕事と実直に向き合ってきた結果が少しずつ信頼の積み重ねになり、受注につながっていると考えています。お客様の立場に立ってみるとわかりますが、やはり大切な相続の申告や手続きは信頼できる人に任せたいですから。業務を効率化してお客様対応に集中する信頼の担保は、顧客対応をメインとする精鋭揃いの主担当です。高度な知識や経験を要する主担当を弊社で担うためには、責任者全員の承認を必須としています。そんな彼らが安心して本来の業務に集中できるよう、業務の大半をExcelのマクロで自動化しています。使い方はとても簡単で、アシスタント（AS）が被相続人、配偶者の有無、相続開始日などの情報をシートに打ち込むと、相続概要書や見積書が自動的に完成します。主担当は、案件ごとに調整を加えていくだけ。契約後の受注処理やお客様からお預かりした資料整理などもASが行います。その後も相続関係図や地図などの作成、そのほかの評価資料の作成・申告システムへの打ち込みなど、オペレーションの70％以上をASが担います。作業は細分化されているため、子どもの発熱などの急な休みでも、ほかのASがカバーできます。ASは、出社したらその日割り振られたタスクを確認して作業。このタスクは一覧表で共有されているので、抜け漏れを防ぎながら進捗管理もできます。主担当が事務作業に忙殺されることなく、本来の仕事に集中できることで、良質なサービスを提供できる。弊社以上のサービスクオリティが出せる事務所はなかなかないと自負しています。同時に、社員教育にも力を入れてきました。特に幹部には、私と同じように「経営者目線で考えること」を求めています。これまでかなり厳しいことも言いましたが、彼らがついてきてくれたのは、信頼関係があったことと、「間違ったことを言っていない」と理解してくれていたからだと思います。事務所メンバー全員に求めていることは、「元気に挨拶する」「電話にすぐ出る」など、誰でもできる“当たり前”のことをきちんとやること。お客様は、スキルよりもそういう部分を見ていますし、信頼関係を築くうえでも非常に大切です。そのため、採用は人格重視です。「素直」「胆力がある」「感謝の気持ちを持てる」「事務所の雰囲気に馴染む」のなかで2つ以上を満たしていること。考え方が偏らないように、多種多様な経験を積んだ「面白そうな人」を採用し、将来を見据えて新卒採用も積極的に行っています。社長業は好きではないがやってよかった私は、開業時から「代表権を10年で返上し、いち税理士に戻る」と決めています。私以降の代表は「5年交代」が組織を盤石にする最善手だと考えていますが、それは後の人たちが状況に応じて判断すれば良いと思っています。その局面において間違った判断をしない後継者教育をすることが、私の代表としての最後の仕事だと考えています。私は社長業に「向いている」と思いますが、「嫌いじゃないけど好きでもない」のです。「好き」という感情が入らないからこそ、常にクレバーで客観的な経営判断ができていることが強みともいえますが、経営者は四六時中、組織のことを考えなくてはいけない。私はもっと、自分や家族のこと、自分のお客様のことだけを考えたいタイプなのですが(笑)それでも社長業をやって良かったと思えるのは、メンバーが幸せな気持ちで仕事をしている光景を、近い位置から見られること。もう一つは、優秀な彼らがこれからどうなっていくのか、事務所をどう舵取りしていくのか。創業者としてワクワクしながら見られることです。将来の目標は、そんな組織を少しでも長い間、元気な姿で見続けられるよう長生きすること。そのために毎日健康に気を付けて規則正しい生活をしています(笑)。税理士法人ともに成長の3原則誠実で真摯な仕事ぶりが結果的に多くの紹介を呼び込む作業細分化で主担当の負担軽減良質なサービス提供につながる即戦力に依存しない採用体制で組織の基礎体力が向上
未経験の職員が３カ月で即戦力に！徹底した仕組み化で年間80件の相続案件獲得を実現
2020年7月に開業し、現在4名のスタッフで年間80件の相続案件を受託している島根税理士事務所。独立以来、目標である年間100件の継続的な受注を目指し、士業との連携や社内体制の構築に着手します。代表の島根猛氏がその秘訣を公開！相続案件に絞って受託し、その他案件は連携先へ私たちの事務所は、主に相続に関わるあらゆる業務をワンストップで対応しています。顧問業務に関しては、基本的に受託しないのですが、金融機関や他士業の先生からの紹介で、将来的に相続や事業承継の案件に発展しそうであれば、受けることもあります。ただ、その場合はお客様に会計データを用意していただくことを条件にしていて、こちらで記帳業務は行いません。このようなルールを設定することで、顧問業務にかける時間をコントロールし、相続案件に対応する時間を捻出しています。当社は相続業務に特化し、それ以外の戸籍謄本の取り寄せ、金融機関の残高証明発行などの手続き業務に関しては、提携先の行政書士や司法書士の先生に対応してもらい、チームで仕事を回すようにしています。連携を取りながら、それぞれが得意分野を担当していけば、お互いにスムーズですし、生産性も向上していきます。この1年間は、特に士業の先生たちとの関係構築に力を注ぎ、現在は大手司法書士法人から月に3～4件の紹介を受けています。また、ほかの税理士や会計士の先生のお手伝いも５件ほどさせていただきました。「相続業務はあまり得意ではないけれど、お客様との結びつきが強い」という先生は、当社が実務を代行することで、お客様の信頼関係を損なわずに相続案件の受諾ができます。一方、私たちは相続案件を受任できるため、お互いにメリットのある関係性が構築できていると思っています。また、お付き合いのある金融機関からの紹介が月４～５件。不動産会社から自宅売買後の確定申告手続きが数件と、以前担当したお客様からの二次相続の依頼や身内の相続相談が年５件ほどあります。これらの案件を受任できたのは、コロナ禍であっても営業活動を続けてきたからです。直接の訪問は難しいため、今年はニュースレターやはがきを送ったり、電話のついでにお話をさせていただいたりといった活動が中心でした。以前、相続案件をお手伝いしたお客様にも必ず年に1回はニュースレターを送るなどして、関係維持に努めています。相続案件の受任は、お客様との関係性を深めていくことが重要なので、これから積極的に案件を取っていきたいという先生は、まずはDMを送るなど、自らアプローチをして距離感を縮めていくことをおすすめします。業務工程を見直すことで、スタッフの育成にも成功営業活動に付随して、効率的に業務をこなすために社内体制の再構築を考える必要がありました。現在、事務所では私が契約を行い、資料をお預かりして、準確定申告の書類をつくりますが、それ以外の計算ソフトへの入力や財産評価などは一次や二次のチェックも含めてスタッフに任せています。私が行うのは、最終チェックです。今年の４月からこのように業務フローを改善し、仕組み化することによって、私が受け持つ業務を減らしました。本来、私は人に任せることが得意ではなく、自分でやったほうが正確で早いと思っていました。しかし、思い切って任せてみたところ、スタッフも成長し、案件をたくさん受注しても上手く回せるようになりました。また、自分の手が空くわけですから、その分、新規案件の獲得にも動けるというメリットもあります。徹底した業務管理と教育がプラスの相乗効果を生む受任案件が増えるに伴い、案件管理についての課題も出てきます。私たちの事務所ではMykomonで相続業務の進捗管理をしており、さらに1週間に１〜２回は進捗会議を行いながら、抜け漏れを確認。また、Chatworkで各担当者の行うToDoリストを全員が共有できるようにもしています。誰が今何をしているか把握することは、業務効率化の面でも大切なポイントです。スタッフの育成はOJTが中心で、初期段階で作業をしながら相続業務の大枠を掴んでもらっています。いきなり一から十まで覚えるのは難しいので、制度の理解も含めて、まずは３カ月間、徹底的に相続税の基礎を学んでもらいます。４カ月目からは細かい仕事も覚えてもらい、OJTでは伝えきれない部分などは外部研修に頼ることもあります。最初は戸惑うと思いますが、基本的に当社は相続税しか扱わないため、スタッフの成長スピードはかなり早いと思います。実際に相続の知識・経験がゼロの状態で入社したスタッフが、半年で完璧な申告書を作成できるレベルに成長しました。一つ何かができるようになると自信がつくので、まずは経験を積み、自信を養っていくことが大切です。業務の生産性を上げるためには、スタッフの成長が欠かせません。スタッフが育つことで事務所も発展していきますし、良い相乗効果を発揮できるはずです。2020年７月に事務所を立ち上げてから現在まで、お客様の数が増えた背景には、こうしたスタッフとの信頼関係構築も大きな要因としてあります。未経験のスタッフが時折立ち止まってしまうように、私もいまだに悩みながら、失敗ながら、まさに「トライアル・アンド・エラー」を繰り返しています。新しいことにチャレンジする時は、「一歩一歩前向きに、成長を急がない」ということを自分にも言い聞かせながら、未経験から相続業務に挑戦するスタッフと向き合っているつもりです。言うならば、横付きで子供の育つ過程を見守り、お互いに成長を喜ぶ感覚にも近いかもしれません。私もスタッフの成長に関しては、ついつい熱くなってしまうのですが、日々少しずつでも前進してくれる姿を見ると、本当に嬉しくなるものです。【職員の声】マニュアル活用で、相続は「特別な業務ではない」と実感相続業務は、スタッフが直接関わることがめったになく、難易度も高いため、税理士の方にとっても“特別な業務”というイメージでした。最初は、「本当に３カ月で相続業務ができるようになるのか」という不安もありましたが、マニュアル通りに進めることで、未経験からでも一連の財産評価業務ができるようになります。また、島根先生や先輩方から丁寧に順を追って教えていただくことで、短期間でも基本的な評価業務を覚えられましたし、より理解を深めるために相続税や土地評価に関する本を読み、専門用語や特例・全体像を把握できるように努力しようという向上心も湧いてきます。当事務所のマニュアルには、お客様に対するきめ細やかな気配りのコツや、全体を俯瞰してプロとして対応できるようになるポイントが無駄なくまとめられています。作業環境についても、PC機器やソフトなども非常に操作性が良く、初心者でも使いやすいですし、短期間でも作業手順を覚えられます。一方で、分からないことはスルーせず、先生や先輩のアドバイスを受けながら継続的にノートにまとめて知識を定着させることも重要だと感じています。例えば、土地評価の際に使用するソフトの操作では、「何をどう計測するか」という業務の意義を理解することはもちろん、最初のうちは操作への慣れも必要です。セットバックなどの個別事情は、経験を重ねるうちに徐々に理解が深まってきていると実感していますし、入力の際のルールをしっかり定着させることが、チェックをする際にも重要だということが分かりました。作業内容を理解するだけでなく、誰が見ても同じクオリティーにまで仕上げることは簡単なようで難しいものです。マニュアルを理解しながら、4カ月以降も基本を怠らず、作業と知識を同時により定着させていくことが大切だと考えています。相続業務体制強化のポイント他士業との連携による役割分担で得意分野を回し合う関係性を構築業務フローの改善と業務管理で作業効率と受注件数が増加業務を相続税に絞ることでスタッフの成長スピードがアップ島根氏の相続業務ノウハウをマニュアル化！「相続業務を効率化したい」「相続業務に対応できる職員を育てたい」「相続チームの教育体制を整えたい」という事務所は必見！島根氏が培ってきた相続申告業務のノウハウがギュッと詰まっています。詳細はこちらから！
【ビッグファーム】企業が本業に集中できる環境づくりをサポート
大阪、東京、兵庫、福岡に拠点を構える社会保険労務士法人協心。経営企画本部長の吉村徳男氏に、職員一人ひとりを伸ばす秘訣を聞きました。 4拠点が協力し合い、難局を打開して一致団結社会保険労務士協心は1976年、兵庫県で労働保険事務組合として近畿労務管理協会を設立したのがはじまりです。それに続いて大阪・東京・福岡でも労務管理協会を設立。創業者は同じだったため、大阪が本社的な機能を担いつつも、それぞれ別法人として事業展開していました。私が入社したのは2012年。社労士として会社の役に立ちたいという理由からです。それから一年半ほど経った頃、創業者が不慮の事故に遭遇してしまうという出来事が起こりました。絶対的なカリスマである創業者の不在によって、大阪は危機的な状況に陥りました。当時は12〜13名の規模でしたが、次々と職員が退職。慌てて採用するものの、入社しても試用期間中に辞めてしまうなど、自転車操業のような状態になってしまったのです。そんななか、私に白羽の矢が立ち、大阪の所長を任されることになりました。その後、この難局を乗り越えるには、各拠点が心を一つにしなければいけない。まさに「協心」しないといけないということで、2016年に4拠点がまとまって社会保険労務士法人を立ち上げることになりました。それぞれ独自の進化を遂げていた拠点を一つにまとめることは、いわばM&Aのようなもの。間違いなく、法人化は大きなターニングポイントでした。私は、法人化した当初は4人いる役員のうちの一人でしたが、大阪が本社機能を持つ最も大きな組織だったこともあり、現在では、経営企画本部長として全体をまとめる立場を担っています。日報を活用して、理念と情報を共有法人全体としての組織づくりの根本は、経営理念「四方笑顔」にあります。ここには、協心、顧客、家族、社会の4つの笑顔を叶えたいという思いが込められており、理念を具体的な目標や人事制度に反映させることで、質の高いサービスをスピーディーに提供できるようにしています。組織づくりにおいて気をつけていることは、いかに理念を共有し、心を一つにするかということ。職員交流と情報共有は重要なテーマですが、そのために日報が欠かせない存在となっています。日報は全職員が毎日書きます。さらに、kintoneでほかの支店の職員も見られるようにしています。すると、誰が何をしているのかが一目瞭然。その日の「所感」を書く欄もあり、「顧問先でこんな対応を受けた」「今日は調子が悪かった」といった書き込みに対し、他支店の職員から助言や励ましのコメントが寄せられることもあります。また、プライベートの話題を交える職員もいて、お互いの雰囲気や人となりが自然とわかるのです。全員分の所感を毎日読んでいると、現在成長中の人や、仕事に不安を抱えている人など、職員が置かれている状況がよく伝わってきます。もちろん、私自身も毎日500字程度で必ず日報を書くようにしています。私がどんなことを考えているのかを、職員に知ってもらうことが大切だと考えているからです。テーマは、業務に関することよりも、事業への向き合い方や社会情勢、業界を取り巻く動き、社労士はこれからどうあるべきかなど、広い視野で書くことを心がけています。私たちは単に、給与計算や手続きがうまくできれば良いわけではありません。社会的に、いかに意義の広い仕事をしているかを伝えたい。仮に、いつか職員が退職したとしても、どこに行っても恥ずかしくない人材として送り出したいのです。士業という狭い世界に閉じこもらず、大きな視野を持ち、自分の仕事が世界とどうつながっているのかを知ってもらいたいと考えています。個人や支店の個性を重視。適した環境で成長する私は自然農法で農業に取り組んでいるのですが、植物は種を植える場所さえ間違えなければ、ある程度放っておいても自然に育ちます。人も同じで、その人に合った仕事やチームに配属すれば、おのずと特性や良さが引き出されてくるように思います。そのために私ができることといえば、一人ひとりの状態を徹底的に見ておくこと。日報や面談などを通して、何を考えているのか、どんな人なのかを理解できるよう努めています。ある程度の自由な環境が確保されてこそ個性を発揮できるというのは、法人においても同様です。協心は別の組織が集まってできたという独特の経緯があるため、法人全体が同じ方向を向きつつ、各支店の独自性や裁量も保っています。一例として、売上など法人全体の目標は設定しているものの、それに応じた支店の目標設定や進捗管理、職員の教育方法などは、各支店長に任せています。拠点それぞれの独立色が強い、カンパニー制に近い組織形態です。また、支店ごとに地域性や顧客層、企業の規模も異なるため、注力する業種や戦略をひとくくりに設定することはできません。大阪支店であれば、社員20〜50人規模の企業を対象に「社長の右腕コース」を設定。人事や教育分野のニーズに対応できるサービスに力を入れています。最近は小規模な企業でも採用や定着のために人事制度を整えたいというニーズが増えており、メインターゲットの一つを50人規模に設定しています。士業の連携と拡大で日本企業を応援したい画一的なやり方は時代的にも合わないですし、それぞれの特性を引き出せる環境が大切。現在、法人全体で共通する人事制度をつくっているのですが、それも現場に即した管理が支店で可能になるよう調整したいと思っています。法人全体としてのインフラが整いつつある今、各支店の連携を強化しながら、「攻め」に出たいと思っています。全国的に見れば、社労士事務所が近くにない地域もまだありますから、新たな支店展開も考えていきたい。もちろん、過去とまったく同じことの繰り返しではいけませんが、４拠点をまとめてきたノウハウは、今後支店が増えた場合にも活かせるのではないかと思います。また、これからの時代に欠かせないのはデジタル化です。当社でも、kintoneのほか、RPAやBox、KiteRaなど、ひと通りのシステムを導入しています。ただ、業務を効率化するにはデジタル化が必須なのですが、それと同時にアナログ面のさらなる充実も求められているような気がします。私たちの仕事で最も注力するべきことは、お客様と向き合う時間の確保です。社長にとって身近な存在となり、精神的な拠り所として信頼されなければいけない。そのためには、デジタルとアナログの両方を強化していく必要があると思います。私は、すべての日本の会社から、人事・労務機能を引きはがしたいと思っています。さまざまな法改正で給与計算も複雑になるなか、それぞれの会社が自前で給与や労務の担当者を置くのは非効率です。もっと士業を活用してもらうことで、企業が本業に集中できる環境をつくり、国全体を盛り上げていきたい。そのためには、社労士業界全体の気概と、力の結集が必要です。ほかの事務所はライバルでもありますが、それ以上にパートナーだと思っています。方向性が合えば一緒の旗でやっていきたいですし、士業の垣根を越えて会計事務所などとの連携も強化していきたいと考えています。
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【特別対談】社労士生き残りのカギは人事・労務DX
加速するDX （デジタルトランスフォーメーション）の波。多くの中小企業を顧問先に抱える士業が、DXに取り組む意義とは。社会保険労務士法人スマイングの成澤紀美氏に、株式会社SmartHRの小杉和明氏が聞きます。社労士がDXに取り組む3つのメリット１. DXを進めることで業務の効率化はもちろん、場所を問わずに勤務できるようになるため、事務所と顧問先の働き方が変わる！また、事務所のBCP対策としても有効２. デジタル化に移行している企業が多く、「このシステムに対応してくれる士業を探したい」というニーズが増加。企業側と同じシステムを使えることで新規獲得のチャンスが広がる３. 効率化により、高単価業務への移行が可能に。また、顧問先の人事・労務担当者の業務も効率化すれば、人事評価コンサルティングや人材開発の提案がしやすくなり、サービスの幅が広がる DXを推進することで、戦略的な業務に移行する小杉私たちSmartHRでは、士業事務所がDXを推進していくことで、顧問先の企業に新しい価値提供ができるのではないかと考えています。成澤先生は顧問先にIT企業を多く抱えて、ご事務所でもさまざまなクラウドシステムを活用されていますが、士業事務所がデジタル化を進めていく意義、また顧問先のデジタル化をサポートするメリットは、どういうところにあるとお考えですか？成澤一番大きいメリットは、〝働き方が変わる〟ことですね。私は、事務所の職員も顧問先の従業員も、みんなが楽しく仕事をしてほしいと考えています。楽しく仕事をするためには、時間とお金が必要です。時間は１日24時間で全員に平等ですから、時間を生み出すには業務の効率化が必須です。士業事務所も顧問先も、効率することで時間が生まれると、さらに価値の高い新たな業務が見えてきます。私は、そこに意義があると思っています。また、コロナ禍で在宅勤務が普及するなど、働き方が大きく変わりましたよね。実は当社でも、以前から在宅勤務を取り入れていたものの、なかなか根付いていませんでした。だけど、５年分くらいの変化が一気に起きて、みんなの意識が変わり、自分の生活スタイルを見直す人が増えました。多様な働き方を実現するためにも、DXは絶対に必要だと感じます。小杉私たちも、士業の先生方が顧問先とともにDXを進めていくことで、双方に新たに生まれた時間を働き方改革や人事評価のコンサルティング、人材開発など戦略的な業務に使っていただきたいと考えていて、そのために、クラウドサービスで一号業務の効率化に貢献したいと思っています。ところで、成澤先生からご覧になって、士業事務所、特に社労士事務所では、デジタル化はどのくらい進んでいるものなのでしょうか？成澤都心部と地方での違いもあると思いますが、すごくデジタル化できている事務所、ほとんどできていない事務所で、二極化しているように感じます。もちろん、給与計算や電子申請で何かしらのクラウドサービスを導入している事務所は多いのですが、「使いこなせているか」「クラウドサービスのメリットをしっかり活かせているか」という点で見ると、まだまだ活用や改善の余地がある事務所も多いのではないでしょうか。効率化で時間が生まれると、より価値の高い業務が見える。そこにDXの意義があります（成澤氏）デジタル化することで BCP対策も可能になる小杉成澤先生は、士業事務所向けにもクラウドサービス導入のコンサルティングをされていますが、デジタル化が進んでいない事務所は、どんなところがボトルネックになっていることが多いですか？成澤士業事務所はミスの許されない業務が多いこともあり、トライアンドエラーを嫌う人が多いんです。最初から完璧なものを求める。でも、クラウドサービスは日々バージョンアップを繰り返していくものです。突然サービスがなくなってしまうこともあれば、気がついたら既存のシステムよりも良い機能がたくさん装備されていることもあります。ただ、その感覚に戸惑いを感じる人は多いのかもしれません。また、業務フローが変わることに不安を覚える職員は一定数います。所長が旗を振っても、なかなか動かないケースもあります。小杉そういった場合、どのようにサポートするのですか？成澤大事なのは、不安感を取ってあげること。同時にその人たちに「仕事は無くならない」という安心感を与えてあげることです。例えば地方の場合、お客様がまだデジタル対応できていないこともあります。その場合、アナログ専門のチームとして活躍してもらうことも一つの方法です。とはいえ、デジタル化は進んでいきますから、「お客様とのデータ共有の仕方、チェックの仕方が変われば、あなたたちも楽になるんだよ」ということを知ってもらう。そして、「どうしていきたいか？」を自分たちで考えてもらうことも大切です。小杉答えを見せるのではなく、考えてもらうことが大事なんですね。ほかにも、デジタル化すべき理由はありますか？成澤繰り返しになりますが、圧倒的に業務が効率化できることです。情報をお客様が入力し、その情報を預かって社労士事務所で入力し、また同じ情報を会計事務所でも入力している。それを１カ所に集約すれば、今まで１００だった業務が25くらいになります。また、「BCP（事業継続計画）対策になりますよ」ということもよく話します。士業はお客様から重要なデータを預かっていますから、ローカルで管理するのは絶対にダメ。セキュリティのしっかりしたクラウド上で管理することが必要です。セキュリティ対策ができていることをアピールできれば、お客様にも安心してもらえます。 SmartHRは人事DBとしても有効小杉先ほど、効率化することで新たなサービスが生まれるという話がありましたが、士業事務所のビジネスチャンスを広げるという意味で、デジタル対応していることのメリットはありますか？成澤あると思います。特に最近の傾向として、お客様の方が先にクラウドサービスを使っているケースが多いんです。実際当社にも、「SmartHRを導入したいので、対応できる社労士事務所を探しています」というお問い合わせが増えています。すべてが成約になるわけではありませんが、月に10件くらいは来ますよ。小杉そうですか！それは想像していたよりも多いですね。実際にお問い合わせが来た際やお客様に提案される際に、他社のシステムとも比較されると思うのですが、SmartHRが向いている企業かどうかというのは、どこで判断されていますか？成澤「従業員に使ってもらいたいか」というのは一番のキーワードです。SmartHRはUI（ユーザーインターフェース／サイトの使いやすさ）が良いので、「従業員に自分で情報を入力してほしい」「管理を簡単にしたい」という場合は特におすすめしています。人事・労務を専門に担当する社員がいない企業や、人事担当者の労務周りの業務を効率化して人材開発や採用に力を入れたい企業などにはハマりますよ。また、最近では人事・労務領域のクラウドサービスがたくさん出てきていますが、多くの企業が悩んでいるのが、「人事データベースの核をどうするか」ということ。その点、SmartHRは勤怠管理や給与計算などでAPI連携しているシステムが多いので、人事データベースの基盤としても使いやすいと思います。小杉ありがとうございます。私たちも、人事情報の収集のしやすさ、使い勝手の良さという点に関しては、強みを感じています。逆に、SmartHRのデメリットはどのあたりにあると感じていますか？成澤士業事務所としての視点ですが、電子申請のバリエーションでしょうか。申請の内容によっては、他社のシステムの方が使い勝手が良いこともあります。その場合は、SmartHRからデータを落として、他社のシステムで申請しています。ただ、公文書などはすべてクラウドサーバー上で管理して、二重管理にならないようにしています。特に当社の場合はいろいろなシステムを使っているので、管理するデータは１箇所に集約することで効率化しています。事務所で運用するなら UIの良さは絶対必要小杉ご事務所内での使い方について、もう少し教えてください。SmartHRはUIが良いというお話がありましたが、職員さんからの評判はいかがでしょうか？成澤とても良いですよ。当社の場合、未経験で入社する職員も多いんですね。それこそ、「事務職は初めてです」という場合もあります。採用する基準は、〝華があること〟と〝自立していること〟なので、実務経験は問いません。もちろん、基本的なパソコン操作ができるかどうかは確認していますが、「労務関係のシステムは使ったことがありません」という人もいます。さらに、使っているシステムの数もかなり多いと思います。だからこそ、UIが良いというのは絶対です。そうでなければ、事務所のなかで根付かなくて、職員からブーイングが出ます（笑）小杉なるほど。未経験の方でも使いやすいというのは、システムを導入して運用するうえでも重要なポイントですね。評判が良くて安心しました（笑）成澤あとは、必須入力項目が多いシステムだと、情報が１００％集まっていなかったときに業務が止まってしまうんです。それはかなりのストレスです。でも、SmartHRの場合は比較的自由に設定できるので、そういった点でもストレスは少ないですね。小杉ありがとうございます。おかげさまで、SmartHRは少しずつ認知が広がっているのですが、まだまだ努力が必要です。社労士の先生方が新たな領域に挑戦できるよう、ご事務所へのサポートはもちろん、顧問先企業の人事・労務担当者の効率化にも貢献していきたいと思います。DXを進めることで戦略的な業務に移行できる。そのための効率化に貢献したいと考えています（小杉氏）クラウド達人・成澤氏に聞く！ SmartHRのメリット＆デメリット●メリットUIが良いため、未経験者でもすぐに使いこなすことができる。また、入力項目なども比較的に自由に設定できるため、操作へのストレスが少なく、事務所でも顧問先でも運用しやすい●メリット勤怠管理システムや給与計算ソフト、タレントマネジメントシステム。採用管理システムなど、多くのサービスとAPI連携しているため、人事データベースの基盤になるシステムとして使える●デメリット電子申請の内容によっては、他社のシステムの方が使い勝手が良いことも。その場合は、SmartHRからデータを落とし、別システムで申請。ただし、公文書などの管理場所は一つにすることがポイント登録社数4万社以上。人事・労務の大幅な業務効率化を実現。SmartHRの詳細はこちらから※社会保険労務士の方は、下記より資料請求が可能です。社労士専用問い合わせフォーム
全国から士業が集結！ビジョナリーサミット2021速報レポート
「士業事務所の3年後のビジョンを描く」を目的に、 2012年から始まった『ビジョナリーサミット』。士業業界内外で注目される講師が多数登壇し、最新トレンドや成功事例、今後の展望などを紹介します。10月13日（水）に開催された「第10回士業事務所のビジョナリーサミット2021 in東京」の模様を速報レポート！【士業業界革命】これからの日本を士業が支える！10回目となる2021年のビジョナリーサミット。テーマは、「【士業業界革命】これからの日本を士業が支える！」新型コロナウイルスの影響で、経済状況はもちろん、働き方や仕事観も大きく変化しました。先行きが不透明ななかで、中小企業、ひいては日本全体を支えるためには経営者のパートナーである士業が一丸となり、より幅広く、強固なサポートをしていくことが必要です。そこで2021年のビジョナリーサミットは、東京会場を皮切りに、熊本（10/19）、名古屋（11/9）、大阪（11/11）、福岡（11/12）の全国５会場で開催。計20名の講師が登壇します。10月13日に開催された東京会場では、「いま、行うべき組織構築と差別化戦略」を切り口に、税理士、社会保険労務士、弁護士、司法書士をはじめ、いま注目のITベンダーなどが講師となり、14講演をオンラインで配信。申し込み者は約700名と、注目度の高さが伺えました。トップバッターとして登壇したのは、福岡県福岡市に拠点を置くエンジョイント税理士法人・代表社員の智原翔悟氏と伊藤会計事務所・代表税理士の伊藤桜子氏。智原氏はもともと、kintoneやJavascriptなどに精通しており、さまざまなクラウドシステムを活用した業務効率化に取り組んでいました。一方、伊藤氏は、製販分離体制を構築し、記帳経理代行の標準化に成功。その結果、残業時間の削減はもちろん、未経験者採用の強化などにもつながっていました。今回、２事務所それぞれの強みを融合し、kintoneを活用した業務管理システムを開発。本講演は、「ツールの活用で生産性UP！業務管理を徹底して事務所経営に生かすコツを公開」と題し、業務管理により生産性向上に成功した２事務所の取り組みを公開しました。生産性向上のための業務管理３つのポイントアプリ同士をつなげるシステムを使うことで、問い合せから新規契約までのフローを一元管理工数・各企業の時間単価を可視化することで、報酬の見直しが可能になる業務管理は、仕事を効率的・効果的に実施するために、正確性の担保と期限遵守のために行う会計事務所の多くは、・各担当が顧客ごとの資料を管理しているため、フォルダ内の整理がバラバラ・引継ぎ時にどこに何の資料があるのか確認するのに時間がかかる・業務ボリュームや個々のスキルに合わせた仕事の振り分けがうまくいかず、残業が増えてしまう・工数やイレギュラー対応の実態が見えず、適正な報酬を設定できていないといった課題を抱えています。この課題に対し智原氏は、「まずは、ボトルネックがどこにあるのかを可視化することが重要です。当事務所では、顧問先情報、職員の工数管理や生産性管理のすべてを kintoneで一元管理したことで、顧問先ごとの工数分析や作業分布などが可能に。これによって、ボトルネックの洗い出しや解決案が具体的になりました。kintone内の顧客管理のルールも社内で統一することで、引き継ぎもスムーズですさらに、社内の請求発行フローはfreeeで一括管理し、チェックが完了したタイミングで自動的に請求書が発行されるようにしているため、総務担当が請求書作成にかけていた時間も大幅に削減できました」と話します。エンジョイント税理士法人・代表社員の智原翔悟氏また、伊藤氏は、「以前は日報で工数だけチェックし、気になる顧問先だけ時間単価を計算していましたが、kintoneの日報アプリで常に工数や各企業の時間単価を見える化したことで、時間単価が高すぎる、もしくは低すぎるなどの課題が明確になりました。適正価格かどうか判断できるようになったことで、常に報酬の見直しができますし報酬改定の根拠が示せることで、顧問先へも提案がしやすくなりました」とその効果を解説。「残業が増える理由は、見切り発車で仕事を始める、スキルに合っていないなど、タイムマネジメントと業務アサインの失敗、つまり管理不足が原因なのです。実は当事務所は、10年前から日報を活用して工数を集計していましたが、分析も確認もしてなかったのです。ですが、日報は宝の山です。人を軸にした分析を行えば、育成や評価もスムーズになり、顧客を軸にした分析をすれば、報酬UPや生産性向上につながります。さらに、業務内容を軸にした分析をすれば、業務効率化につながります業務管理とは、正確性の担保と期限遵守のために行う管理、そして、仕事を効率的・効果的に実施するために行う管理です。ツールを活用することで、適切な業務管理が可能になり、職員の定着や報酬アップも実現できます」。伊藤会計事務所・代表税理士の伊藤桜子氏智原氏と伊藤氏の業務管理手法、さらに、共同開発した業務管理ツール『Hello! kintone』については、12月3日（金）に開催されるセミナーで詳しく解説します。東京会場ではそのほか、税理士向け、社会保険労務士向け、弁護士向け、司法書士向けに、現在、業界内外で注目される士業が登壇。新たなサービスの構築や、組織拡大に向けた取り組みなどを解説しました。また、初の試みとして、オンラインでの士業交流会も実施。地域別、テーマ別に分かれ、参加者同士の情報交換が行われました。【そのほかの講演】ブルーオーシャン戦略“儲かる人材ビジネス”を今、事務所に取り入れよう—リモートワーク時代の人材ビジネスをサクッと解説—株式会社アックスコンサルティング代表取締役広瀬元義〈税理士向け〉徹底した効率化・仕組化を実現する！島根流・相続業務体制強化のためのJust Do It島根税理士事務所代表税理士島根猛氏内部体制構築こそ成功への一歩！規模拡大のための、採用・育成・組織作りの秘訣とはL＆B税理士法人代表税理士吉田雅一氏“Go to 2030” エプソンが目指す税理士業界との「共創」の世界エプソン販売株式会社特販営業本部 AC営業部 AC・MD課課長勝俣剛志氏〈社会保険労務士向け〉士業が中小企業に新風を呼び込む！今、取り組むべき「採用コンサルティング」とは東北ビジネスサポート代表社会保険労務士神成修太郎氏顧問先と事務所の未来を創る最重要キーワード『オンボーディング』2021社会保険労務士法人An-field代表熊谷篤氏士業事務所の未来のために—SmartHRでできること—株式会社SmartHRセールスグループ事業開発ユニット小杉和明氏〈弁護士向け〉士業の枠を超えていけ！戦う弁護士が取り組む集客・実務ノウハウとは弁護士法人MartialArts代表弁護士堀鉄平氏業界に新しい風を吹き込む若手弁護士成功のための専門性向上の取り組みを解説弁護士法人品川国際法律事務所代表弁護士田中広太郎氏アンケート結果から見る法務部が求める顧問弁護士とは株式会社LegalForceセールスマネージャー浦山博史氏〈司法書士向け〉地域で選ばれる士業になる！日本郵便等地域連携によるLTV向上とSDGs実践司法書士法人あおばの杜司法書士法人統括代表社員高橋英之氏司法書士事務所を成功に導く3つの秘訣F&Partnersが実践する拡大手法徹底レポート司法書士法人F&Partners代表社員仁井勝之氏ーーーーーーーーーーーーーーーーーービジョナリーサミット2021はこの後、熊本、名古屋、大阪、福岡でも開催。それぞれ士業交流会も予定していますので、新たなビジネスパートナー獲得の場としても活用ください。※以下４会場は、オンライン配信はありません。●熊本10月19日(火)15:00-18:45会場：TKP熊本カンファレンスセンターはなしょうぶ【講演】連携から新たな未来がうまれる！士業連携で専門家チームを作り顧客を増やすコツ司法書士法人・行政書士あかりテラス代表宮村和哉氏事業承継事務所の利点を活かす！組織として士業事務所の経営を成功させる仕組み松下会計事務所代表松下亮氏●名古屋11月9日(火)15:00-18:50会場：ウインク愛知【講演】オンライン活用で未来を作る！しんこう流・近未来型会計事務所の作り方しんこう会計事務所代表新美敬太氏2021年の最新営業手法を徹底解説！時流に沿う士業事務所の営業手法とブランディングノエル社会保険労務士事務所代表藤井貴子氏●大阪11月11日(木)13:00-19:00会場：グランフロント大阪北館タワーB10階ナレッジキャピタルカンファレンスルームタワーB RoomB05+06+07【講演】山口市で急成長！「EAP」での付加価値提供方法を解説！弁護士法人牛見総合法律事務所代表弁護士牛見和博氏業界最大手の秘訣！時流に合わせた戦略を大公開！SATOグループ代表佐藤良雄氏事業承継を円滑に進めるためのポイントを紹介！司法書士法人SBCパートナーズ代表大井健氏経営者から頼りにされる「交渉術」の磨き方EMP税理士法人代表あべき光司氏●福岡11月12日(金)15:00-18:45会場：リファレンス駅東ビル貸会議室【講演】市場で選ばれる事務所になる！小規模からでもできる士業事務所の組織化を語るNo1税理士法人代表社員藤浪伸治氏他士業×Saasで実現！小規模事務所の業務効率化ノウハウと事例紹介はやし総合支援事務所代表林雄次氏詳細・お申し込みはこちら士業事務所のビジョナリーサミット2021
北海道から全国へ！会計業界を改革せよ Vol.3
2021年6月15日、元株式会社マネーフォワードビジネスカンパニー執行役員の平野龍一氏が、税理士法人マッチポイントと税理士法人フューチャークリエイト（旧税理士法人シマ会計）に参画したというニュースが飛び込んできました。急成長中の企業を飛び出し、地方のベンチャー事務所とタッグを組んだ理由とは？平野氏、税理士法人マッチポイントの小島匡彦氏、税理士法人フューチャークリエイトの植島悠介氏の3名が目指す「新たな会計業界」について聞きました。撮影：山本晃与（HATch.img）>＞Vol.2はこちら会計事務所に“非連続の成長”をもたらす――ここまで、中小企業をサポートするためには、会計事務所がさらに幅広い視野を持ち、自らさまざまな取り組みを実践していくことが必要だという話を聞いてきました。会計事務所が変化していくために、平野さんは、マッチポイントとフューチャークリエイトにどのように関わっているのでしょうか？平野 CSO（最高戦略責任者）として、経営会議を一緒にやっています。事業計画の立て方、採用計画の立て方はもちろん、ミッションやビジョンも再作成しました。また、評価制度の再構築なども、これまでの会社で得た知見を活かして行っています。植島平野さんが入って一番大きく変えたのが、採用計画です。これまでも毎年経営計画を立てて、採用する人数は決めていました。ただ、これまでは「何人採用します」だったのですが、「どういう戦略で、どんな人を採るのか」まで落とし込むようになりました。今までは、あまり具体的な計画ではなかったので、スタッフも「どうせ採用できないよ」という気持ちがあったと思うのですが、理論に基づいた具体性のある計画になったことで、安心できると思います。平野今回改めて思ったのは、フューチャークリエイトもマッチポイントも優秀な事務所であることは間違いないんです。ただし、それはあくまでクラウド対応ができるとか、紹介でどんどんお客様が増えていっているという部分で、基本的には旧来型のやり方です。だから、新しいやり方をどんどん導入して、いわゆる“非連続の成長”をつくっていきたい。会計業界は、今までなかなか非連続の成長がありませんでした。なぜかと言うと、外部の血が入ってこないからなんです。地方は特に。東京以外の地方すべてで、おそらくそういう課題感があると思うのですが、私がこれまで培ったものを含めて、さまざまな外部の知識や経験を取り入れて、非連続の成長をつくっていきたいと考えています。そしてもう1つ、予実の管理をすること。これは、戦略をしっかり立てるということができていないからこそ起こりうる現象なのですが、予実の管理ができていないんです。例えばマネーフォワードで言えば、予実の管理を毎月しっかりやっています。それは売上だけではなくて、コストも採用計画も含めてです。年間を通して、いつまでに、どの部署で何人採用するという計画を立てていて、それに対してちゃんとできているかどうかを管理している。会計事務所は、計画を立てて、最終的に誰が責任を持ってやるかという管理ができていないところが大きな課題としてあります。それができるようになれば、お客様に対しても同じように価値提供できるようになります。小島これまでの会計事務所は、所長と職人しかいないところが多かったと思います。車の製造に例えるなら、社長と工場しかない。でも、サービスを売る人、情報を発信する人、お客様のメンテナンスをする人など、税務会計以外のことを行う部署をつくっていくことが必要だと考えています。一般企業であれば、専門部署ができて、自社内でうまく回せるようになるところまでで終わるのですが、会計事務所の場合は、その先に顧問先がいます。自社内でうまく回せたことを、顧問先に提供できて、顧問先の成長につながるコンサルティングができるのです。それが会計事務所の強みでもあり、面白いところだと思います。平野この魅力が正しく伝わってないんですよね。コンサルタントは年収が高いイメージがありますが、なぜ年収が高いかというと、付加価値が高いからです。だけど、今の会計事務所の仕事は、“帳簿をつけてくれる人”というイメージを持たれていると思うんです。会社の経営の相談に乗ってくれる相手ではない。特に職員の人たちは。実際に、会計事務所の職員さんが顧問先に月次の訪問に来たところに遭遇したことがあるのですが、黙々と帳簿をチェックしただけで帰って行ったんです。これって、すごくもったいないですよね。小島税理士の資格を持っていない人がコンサルタントとして活躍しているのだから、資格を持っていない職員だって、コンサルティングができるはずなんです。やったことがないだけなんですよね。平野そのくらいのポテンシャルがある業界だからこそ、中から変える必要があると思ったのです。（写真左から）税理士法人フューチャークリエイト代表税理士植島悠介氏税理士法人マッチポイント代表税理士小島匡彦氏平野龍一氏取り組みを公開し、会計業界のビジョンを再構築する――多くの会計事務所がそういった取り組みを実践していけば、その先にいる中小企業にも広がっていきますね。小島そうですね。ただ、今私たちがアクションを起こしても注目されません。業界を変えていくためには、自分たちが影響力を持つ事務所にならないといけない。そのためには規模感も必要です。当社は開業から２年で28名規模になりましたが、まだまだ足りないので、３年後に100人を目指しています。植島私たちも、４年後に100人、売上10億円という目標を立てました。最初は7年後に100人と言っていたのですが、平野さんに修正されました（笑）平野事業計画を立てるときに、「今のペースだったらできるね」というのは、戦略でも計画でもないですから。自分たちの意思を入れることが大事です。4年先のことなんてわからない。でも、ワクワクする未来を自分たちで入れていくことが事業計画なんです。植島夜中に一人で事業計画を立てたのですが、ワクワクしました。平野結局、クラウドサービスを導入して業務効率化ができたとしても、そこにワクワクはないんですよ。なんでワクワクするのかっていうと、やっぱり一番は成長なんです。成長を実感できることが一番なので、そこをつくっていくことが業界にとってすごく大事です。小島会計事務所は、業務効率化して時間が空いても、ワクワクしない方向に行きがちなんです。空いた時間で倍の数の担当を持ちます、みたいな。そうすると職員も「だったら新しいことはやらずに、今のままでいいです」となってしまいます。平野それって理由は明確で、会社としてのミッションやビジョンがないからです。例えば、フューチャークリエイトであれば、「日本中の中小企業を強くする」というメッセージを掲げています。そういったメッセージがあれば、職員もそこに向かって進んでいけます。――マッチポイントとフューチャークリエイトに関しては、明確なビジョンとともに、100人規模を目指すという具体的な目標もあります。では、北海道全体、さらには全国的に業界を改革していくために、どんなことが必要だと考えていますか？平野まずは、北海道の会計事務所のトップ３を入れ替えること。北海道の会計事務所って、トップ３が30年間変わっていないそうなんです。30年あれば、日本の時価総額ランキングはガラッと入れ替わります。なのに、この業界は変わっていない。だから絶対に、この２事務所を北海道のトップ３に入れます。「北海道はすごく勢いがある！挑戦していくんだ」という文化をつくっていきたい。小島トップ３を入れ替えることが、一つの楔を打つことになると思います。北海道は、全国より10年早く労働人口が減っていくと言われています。つまり、私たちがやったことが、全国のお手本になるはずなんです。平野これから、高齢化で会計事務所が少なくなっていくなかで、若い事務所には自動的にお客様が流れてきて、伸びてくると思います。ただ、業界に人を流入させることができなければ、いつかは受け入れられなくなるときがきます。だとしたら、業界の魅力度を上げて、事務所の魅力度を上げて、コンサル業界に行きたい人や、中小企業を元気にしたいという思いを持っている人がどんどん入ってくるようにしなければいけません。そういう思いがあれば、デザイナーでもいいし、マーケッターでもいい。いろいろな人が働けて、中小企業をトータルで支援できる組織をつくっていくこと。そのために、「魅力のある業界なんだ」という発信をしていく必要があります。植島誰でも働ける会社をつくることは必要です。「簿記２級を持っていないと受けられません」ではなくて、「中小企業を良くしたい」という思いがあるなら働けるという状況にしないといけません。平野まずはマッチポイントとフュチャークリエイトとともに北海道での活動に注力しますが、この２事務所だけが伸びればいいというわけではありません。業界全体を良くしていく、業界のブランドをつくっていくために、事業計画の立て方、人事評価制度のつくり方、情報発信の仕方など、今後取り組んでいくことは、プロセスを含めて良かったことも悪かったこともオープンにしていきます。小島真似できるところは、どんどん真似をしてもらいたいと思っています。こんなに楽しそうに働いている30代40代の会計事務所の職員は、そんなにいないと思いますから。平野私は、絶対に業界を変えられると思っています。マネーフォワードでの仕事を通して、中小企業にとって士業が重要なパートナーであることは実感していましたし、士業に対する信頼の厚さも肌身で感じていました。一方で、今の業界に対するブランドの低さ、認知度の低さ、会計事務所として求められているもののレベルの低さに対する課題も感じています。だから、この２事務所とともに会計業界の課題をクリアにしていって、新しい業界をつくっていきたいと思います。
高収益化を実現するにはやらないことを決める
多忙を極める所長が、未来の仕事をつくるためにどうやって時間を捻出するのか。士業事務所の効率化と付加価値業務導入を支援してきたコンサルタントが解説します。何でもできる状態から「しない」を決める士業事務所の所長先生が、将来の事務所づくりのための時間を捻出するためには「選択と集中」が必要です。創業時から特化型であればサービスも限定していますが、多くの士業事務所の場合、オールマイティに何でも対応できるスタイルをとっています。できる選択肢が多い反面、顧客のニーズに応えようとして何を選べばいいのか、または何を「やらない」と決めればいいのか分からなくなってしまうケースをよく見受けます。そこで、まずは事務所の方針を見直してみるところから「やらないこと」を決めていきましょう。次に、既存の顧問先の事業内容や規模などを分析します。例えば、飲食店の顧問を多く抱えている場合なら、相続関係のニーズを掘り起こせる可能性が低いため、「しない」という判断ができます。一方、不動産オーナーを顧問に多く抱えている場合なら、相続や土地活用のコンサルティングメニューを追加してアップセルが見込めます。これまで提供してきたサービスと顧客の属性を分析することで、自社の武器となる強みも明確になってくるはずです。そうすると、やるべきこともさらに明確になってくるのではないでしょうか。高収益化は、難解なコンサルティングメニューを増やすことだけではありません。利益を追い求めることが重要です。つまり、効率化を意識して少ない工数で、利益を出すための「仕組みづくり」が重要といえます。まずは、定型業務の標準化や可視化に取り組みましょう。全体像を把握して細かく分業していき、テクノロジーの活用で効率化できる部分は積極的に導入し、改善のためのPDCAサイクルを繰り返して利益率を向上させていきます。「選択と集中」には、何をして、何をしないかを所長自身が決断し、行動、継続していくことが不可欠です。ブレない意思決定を行うためにも、考える時間を確保して、将来の事務所づくりに集中していきましょう。※月刊プロパートナー2021年2月号より抜粋いかがだったでしょうか？『プロパートナーONLINE』は、士業のための「明日役立つ」記事やセミナー動画などオンラインのコンテンツに加え毎月1冊、士業専門雑誌「月刊プロパートナー」をお届けするサービスです。月額3,000円のサービスを今なら14日間無料でお試しいただけます。▼14日間の無料体験はこちらから▼
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