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  士業の業務改善に書類の電子化は有効か？

  新型コロナウィルスは、私たちの生活様式を一変させました。士業のみなさまにおかれましては、どのような影響がありましたでしょうか？ここ数か月、士業含め多くの企業から「紙書類の扱いをどうしていくべきか」とのご相談をいただいています。・テレワークを始めたが、紙書類へのアクセス環境が整っていない。・テレワークを始めたことで、オフィス縮小を考えている。伴って保管書類を減らしたい。・書類へのアクセスをスムーズにし、顧客対応へのレスポンススピードを上げたい。同じような悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか？とはいえ、多くの書類を目の前に何からどう始めたらいいのか…そのような悩みをお持ちのみなさまに、書類の電子化とはから書類電子化で気を付けるべき点や実施手段についてご紹介します。 書類の電子化とは上記でご紹介したように、紙書類においてよく見られる課題は以下３つです。・リモートからの閲覧ができない・保管場所が必要でコストがかかる・検索や共有に時間や手間がかかるこれらを解決する手段は紙書類の電子化です。一般的には次の２つの対応が検討されます。①    デジタルデータでやり取りする（紙の発生を抑える）②    書類をスキャン電子化する（紙の管理方法を変える）可能な限り①を実現するのが理想的ですよね。自らが作成する書類はデジタルデータで管理する、顧問先やクライアントから受け取る書類についても極力デジタルデータで受け取るということです。メールでのやり取りはもちろん、コミュニケーションツールなどを使って簡単に管理・共有を行える環境を整えることも継続的に①を実現する秘訣といえるでしょう。しかしながら、すでに過去発生してしまった紙書類、どうしても紙でやり取りせざるを得ない書類は存在します。その場合は②で対応していくことになります。今回のコラムでは②の対応が必要となっているみなさまに、お役に立てる情報をお届けしたいと思っています。 書類電子化のメリット・デメリットでは、書類電子化にはどのようなメリット・デメリットがあるでしょうか。一般的には以下のようなことが言われています。 【メリット】 検索しやすくなるどこからでも閲覧できるセキュリティ管理が容易になる共有しやすくなる紛失リスクが減る保管スペース・コストが削減できる 【デメリット】 電子化する時間と人手の確保が必要大量の書類への対応が必要な場合がある電子化のルール設定と運用が必要検索しやすく、どこからでも閲覧ができれば、メンバーとの情報共有、顧客への対応もスムーズになります。そして、あまり知られていませんが、情報漏洩の多くは紙書類からといわれており、データで管理することで紛失リスクも軽減できます。また、紙書類が減ることで保管スペースやコストが削減できるのは言うまでもありません。以上のように書類を電子化することは多くのメリットをもたらすように思われます。では、なぜいままであまり取り入れられてこなかったのでしょうか？または定着してこなかったのでしょうか？ 書類電子化が進まない・定着しない理由 ～書類電子化で抑えるべきポイント～士業において電子化が進まないひとつの理由として、検索性は低くとも閲覧性が高い紙書類のほうが重宝されてきた面があると考えられます。しかし、行動様式を変えざるを得ないいま、書類電子化は避けられない課題でしょう。ここからはデメリットを紐解きながら、書類電子化を推進するにはどんなことが懸念され、どんなことに気を付けてすすめるべきかをご紹介したいと思います。 ①    想像以上にかかる手間と時間…思うようには進まない。電子化作業をするには「人・機械・時間」が必要となります。電子化を行うには対象となる書類のボリュームに応じた「人・機械・時間」という資源を確保できることが前提となります。特に人手と時間については慎重に検討されないことが多く、想定していたように電子化が進まなくなってしまうケースがあるので注意が必要です。実際にどのくらいの人手と時間が必要となるかをテストすることをおすすめします。 ②    大量の書類をスキャン電子化する必要がある…と思われている。検索メリットを高めるには、対象となる書類数は多いに越したことはありません。しかし、①で述べた通り、電子化作業にはいくつかの資源、つまり多くのコストを必要とします。よって大量の書類の電子化が必要と考えること自体を改める必要があります。電子化をする必要がある書類はどれであるか、その選定が書類電子化を検討するうえで最も重要な作業となるでしょう。電子化せずに廃棄する、保管は必要だが閲覧頻度が高くないものは外部倉庫に保管する、などの手段も含めて検討しましょう。 ③    気づけば電子のごみ箱に…環境維持には多少の工夫が必要です。データ化することで検索性は上がりますが、管理方法としては紙書類と一緒でルールを設け書類管理をしていく必要があります。容易に電子化でき紙のときよりも多くのデータを保管できることから、気づけば不要なデータであふれているという状況が発生しがちだからです。例えば、次のような管理方法があります。・フォルダの階層一般的に３階層までに収めると管理しやすいとされています。・版管理、廃棄サイクルの設定古いデータは一定期間で削除するなど、誰が見ても最新版がわかるよう版管理のルールを設けましょう。・フォルダへのナンバリングフォルダが複数存在する場合にはナンバリングして管理するとよいでしょう。不要なフォルダを作らせない効果もあります。難しいルールではないですが、維持するのは意外と難しいもの。ルールを明確にし、定期的に教育、棚卸をすることで、いつ誰がアクセスしても保管先が常に同じ状態で保たれているという状況を作ることを心掛けましょう。 書類電子化の実施手段電子化作業は、先に述べた通り、人・機械・時間が確保できれば自社で行うことが可能です。想像以上に手間や時間がかかる作業になりますので、余裕をもって計画的に行うようにしましょう。一方、人手や時間の確保が難しそう、電子化すべき書類の選出方法が分からない…など、なかなか実行が難しそうという印象を持たれた方もいらっしゃるかもしれません。そのような企業・事務所さまには、書類電子化のアウトソーシングの利用をおすすめします。電子化という専門領域で培ってきたノウハウで電子化業務を効率よくデザインし、人・機械・時間を提供してくれます。きっと不安に感じた項目についても多種多様な業界業態のお客様に対応してきたベンダーであれば、適切なアドバイスをしてくれることでしょう。書類電子化でひらける業務の新しい形、書類電子化の注意ポイントと実施手段についてご理解いただけましたでしょうか？生活様式の変化に伴い、働き方だけでなく人々の価値観もさらに多様化することが想像されます。これからはどこからでも繋がれる分、お互いを理解するためにコミュニケーションをとることがさらに重要となってくるのではないでしょうか？良質なコミュニケーションのためにも情報アクセスに不自由を感じない環境を整えることから始めませんか？キヤノンマーケティングジャパンはみなさまの書類電子化を支援します。 キヤノンMJのスキャン電子化BPOサービススキャン電子化で 情報資産のフル活用を実現！長年培ってきたノウハウで、電子化の効果を最大限発揮させるご提案をお届けします。キヤノンマーケティングジャパンの「スキャン電子化ＢＰＯ」はこちら  2021.01.18
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  士業が日本を元気にする！『第9回ビジョナリーサミット2020』に全国から約700名の士業が参加

  この度、2020年10月13日（火）、14日（水）、15日（木）にオンラインイベント『第9回 士業のためのビジョナリーサミット2020』を開催しました。“士業事務所の3年後のビジョンを描く”を目的に、2012年から始まった『ビジョナリーサミット』。士業業界内外で注目される講師が、最新トレンドや成功事例、今後の展望を共有するイベントで、全国から税理士・公認会計士・司法書士・社会保険労務士・弁護士などが参加しています。第9回のテーマは、「士業が日本を元気にする！」。新型コロナウイルスの影響で日本全体の経済状況が悪化しているなか、中小企業、ひいては日本そのものを支えるために、業界をリードする士業や新たなビジネスを構築して急成長している士業が、独自のノウハウを公開。初めてのオンライン開催となった今回は、前夜祭を含めた３日間で昨年の約２倍となる約700名が参加しました。また、今回多くの企業様に協賛いただき大盛況のうちに幕を閉じることができました。誠にありがとうございます。 10/13（火）ビジョナリーサミット前夜祭本編に先駆けて開催された前夜祭では、小規模／中規模／大規模事務所を代表する3名の士業が登壇。「リモートワークと課題解決」「コロナでどのような影響があったか」「職員教育」「中小事務所の利益拡大」「大型事務所の戦略」 をテーマに、弊社代表の広瀬元義が、各事務所での取り組みをインタビューしました。また、秋の大抽選会も開催。幸運な3名の参加者に、オーパス・ワンなどの豪華ワインがプレゼントされました。【講師】税理士法人SS総合会計 代表社員 鈴木 宏典氏キャストグローバルグループ 代表社員 上野 興一氏税理士法人阿比留会計事務所 代表社員 阿比留 一裕氏 10/14（水）ビジョナリーサミット1日目1日目のテーマは、「少数精鋭でさらなる高みを目指す！ 新時代の士業が知っておきたい経営戦略術2020！」。小規模ながら独自の戦略で高い生産性を上げ、成長している若手士業の講演を中心に、新たな士業事務所の経営スタイルを紹介しました。 【10/14（水）講演内容】====================================================①「開業4年目、YouTubeとブログで年間280件の相続案件受注士業のための情報配信＆メディア戦略を大公開！」円満相続税理士法人 統括代表社員 橘慶太氏②「大手事務所に負けない小規模事務所を作るための阿比留式・超生産性型の組織経営のすすめ」税理士法人阿比留会計事務所 代表社員 阿比留一裕氏③「従業員１名当たり2,000万円の売上を実現！少人数事務所だからこそできる中小企業コンサルティングとは」パワーザイム株式会社 代表取締役社長 石光仁氏④「開業1年目で売上5,000万円達成！会計税務＋αを標準化する教育メソッド大公開！」伊東祐生税理士事務所 代表税理士 伊東祐生氏⑤「開業6年で、全国3拠点、顧問先100件以上を実現！日本一になるための弁護士法人がとる成長戦略とは」弁護士法人キャストグローバル 代表社員 飛渡貴之氏==================================================== 10/15（木）ビジョナリーサミット2日目2日目のテーマは、「新規サービスでさらなる拡大を目指す！ 注目のコンサルティングサービスで事務所の成長を叶える」。人事コンサルティングや相続など、高付加価値業務で拡大している事務所を中心に、近年ニーズの高まっているサービスを提供するためのノウハウを紹介しました。====================================================【10/15（木）講演内容】①「新しい時代、新しい働き方に対応した新サービスとは！人事コンサルにおけるHRツール導入サポートの仕組みを大公開」社会保険労務士法人アドバンス 代表社員 伴芳夫氏②「ここでしか見られない情報が満載！最新版！士業事務所の給与・評価の実情」株式会社アックスコンサルティング 主任コンサルタント 景山健市③「残業ゼロの最適な事務所経営で売上アップ！年間売上5,000万円を達成した相続ビジネス構築ノウハウ！」島根税理士事務所 代表税理士 島根猛氏④「今、注目の月額顧問契約型で成功！継続的な売上アップのための司法書士事務所経営術」司法書士法人グッドブレイン 代表司法書士 和出吉央氏⑤「ここから民事信託第2章がはじまる！実務視点で斬る、これからの民事信託活用法」司法書士法人トリニティグループ 統括代表 磨和寛氏==================================================== 開催概要開催日時：10月13日（火）17時00分～19時00分10月14日（水）10時30分～18時00分10月15日（木）10時30分～18時00分開催場所：オンライン開催（ZOOM）参加費：無料主催：株式会社アックスコンサルティングhttps://www.accs-c.co.jp/lp/shinshun/ 協賛企業一覧株式会社オープンハウス ウェルス・マネジメント事業部 ～【アメリカ不動産投資】東証一部上場、株式会社オープンハウスがワンストップでサポート！ ～株式会社FPデザイン～税理士×IFAで実現するこれからの資産管理ビジネス～株式会社ロココ～ 1,000名以上の勤怠管理ならRocoTime(ロコタイム) ～株式会社日本Ｍ＆Ａセンター～世界が変わった。今、経営が変わらなければ「次」は無い！Ｍ＆Ａ・事業承継に関する総合サービス～株式会社フリップロジック～売上・仕入・在庫をクラウドで簡単一元管理！クラウド販売管理サービスflam～一般社団法人社会人養成塾～同一労働同一賃金はコンサル業への進出機会 中小企業向け評価制度、賃金制度構築パッケージ「人事パック」～黒船イノベーションズ株式会社（士業クラウドファンディング支援協会）～誰もが夢にチャレンジできる。士業クラウドファンディング支援協会～株式会社ＤＳテクノロジーズ～クラウド型・弁護士事務所業務管理サービス  Librack（リブラック）～ゼネラル・パーチェス株式会社～コスト分析を会計サービスのスタンダードにコストドック | Cost Dock～株式会社来い顧問ドットコム～会計事務所専門営業代行で10年の信用実績  来い顧問ドットコム～株式会社シスプラ～予実管理による顧問先の経営支援で収益拡大  クラウド予算実績管理システム「YOJiTSU」～ササエル株式会社～社労士による社労士のための専用ツール  SMART!!社労士～株式会社ワイズマネジメント～『あなたにとっての専門家』Dental Solution～株式会社ビービーシー～導入事務所様 もうすぐ2,000！ 2in1相続管理システム～株式会社アグリード/会計求人プラス～会計業界の採用なら特化型の会計求人プラス～株式会社SmartHR～人事・労務を、ラクラクに。SmartHR～株式会社KnowHows～【会員7000名】士業の新しい集客メディア  事業課題を解決するプラットフォーム｜KnowHows～株式会社デジジャパン～顧問先のDX化支援ツールに最適！ 200万人が使用するクラウド型勤怠システム Touch On Time～株式会社オウケイウェイヴ～士業事務所の業務効率化、クラウド化を推進 『OKWAVE IBiSE』（オウケイウェイヴ アイヴィス）～株式会社Photosynth～初期費0円のオフィス向けスマートロック Akerun入退室管理システム～ 2020.10.27
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  第２講【士業のための新・資産管理ビジネス～企業オーナー編～】

  こちらの第２講の動画では、株式会社FPデザインの主要なクライアントである「企業オーナー」様について解説いただきます。 この動画の他にも900以上のコンテンツが今なら無料で14日間見放題！ 2020.03.26
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  コロナショックを機に見直す今後の資産管理の考え方

  現在、日本を襲っている「コロナショック」日本経済も大きく影響を受けています。この状況の中、資産運用を見直すというクライアントも多いのではないでしょうか。この動画では、今後予想される事態と、どのような点に留意すべきかについて解説いただきます。 この動画の他にも900以上のコンテンツが今なら無料で14日間見放題！ 2020.03.26
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  第１講【士業のための新・資産管理ビジネス～値上げせずに顧問料を増やす方法～】

  こちらの第１講の動画では、以下の内容について解説いただきます。●IFAとFPの違い●米国と日本のマーケットの違い●IFAと付き合うメリット●FPデザインの主要クライアントについて この動画の他にも900以上のコンテンツが今なら無料で14日間見放題！ 2020.03.26
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  【士業のための新・資産管理ビジネス】

  お客様の人生の伴走者として一生お付き合いのできる総合金融コンサルティングサービスを提供している、株式会社FPデザイン取締役 小山敦彦氏に税理士事務所の新しいビジネスとなりうる、資産運用への切り口についてお話いただいています。ぜひご覧ください。 第１講【士業のための新・資産管理ビジネス～値上げせずに顧問料を増やす方法～】 コロナショックを機に見直す今後の資産管理の考え方 第２講【士業のための新・資産管理ビジネス～企業オーナー編～】いかがだったでしょうか。こちらの動画をぜひ今後の事務所経営にお役立てください。  2020.03.26
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  士業事務所の事業承継実例とその後の仕組みづくり

  【全国の士業事務所の経営・営業・マーケティングの取り組みをセミナー撮り下ろしでご紹介！】●M&Aに至った経緯とは?●合併後のメリット・デメリット●401Kのチャネル拡大戦略大公開! 2019.10.15
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  社労士が取り組む採用支援サービスの事例

  皆さんこんにちはアックスコンサルティングの中村です。今回は社会保険労務士事務所が取り組む採用支援の事例をお届けします。最近ご訪問させて頂く社労士の先生方から人材採用を入口にして顧問先を獲得したいというご希望を伺うことが非常に増えてきております。そのようなご希望をお持ちの先生に、すでに実際に採用支援サービスを提供されていらっしゃいますか？と質問するとほとんどの事務所が、まだ取り組んでいないとおっしゃいます。その理由として、多いのがこちらです。・採用支援の実務経験がない・どんなサービスを提供したら良いかわからないそのようにおっしゃられるお気持ちはよくわかります。確かに採用支援のノウハウが無い状態でのサービス提供は大変ですよね。そんな中で私のご支援させて頂いてる都内の先生で、採用支援の未経験の状態からサービスを立ち上げて、月5万円×6か月の採用コンサルティング＋顧問契約の獲得に成功された先生がいらっしゃいます。その先生が提供されている主なサービスがこちらです。・採用基準の作成相談・ハローワーク求人票の原稿作成・無料の採用特化HPの制作支援・indeedへの情報掲載・WEB適性検査これらは採用支援の実績が無くても比較的簡単に実施できるサービスです。部分的には既に相談ベースでアドバイスされている先生も多いと思います。大事なことは、これらを事務所の採用支援サービスとしてしっかり定義づけることです。商品が決まって、はじめて潜在見込客へのアプローチが可能になります。ちなみにこの先生は上記の採用支援サービスをダイレクトメールにして事務所周辺の企業約300件に送って、3件の新規契約につながっています。今巷では人材不足で困っている企業が増え続けております。採用支援は社会保険労務士事務所の新規顧客開拓の強力な入口商品になります。もし、これから採用支援サービスを始めたいが、どんな業務を提供したら良いか分からないという先生がいらっしゃいましたら、是非一度アックスコンサルティングにご相談ください。ご相談お待ちしております。  2019.04.23
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  AIを〝パワースーツ〞にして テクノロジーで法務を支える

  AIによる契約書レビュー支援ソフトを開発している株式会社LegalForce（リーガルフォース）。約書のチェック時間を大幅に短縮させる注目の〝リーガルテック〞で、弁護士の仕事はどう変わるのでしょうか？自身も弁護士として活躍する代表の角田望氏に聞きました。 AIの得意分野を活かし契約書のリスクを検出「テクノロジーで法務を支える」というのが弊社の理念です。そのために、AIによる契約書レビューで、契約書のリスク発見にかける時間を短縮し、かつ精度を上げることを目指しています。私たち弁護士や企業の法務部の方たちは、リスクの発見に時間をかけるより、そのリスクをどう回避するか、契約書に何をどこまで入れるかという取捨選択の判断に時間をかけるべきだと考えているからです。弊社のサービス『LegalForce』は、契約書のワードファイルをアップロードすると、「競業避止義務」や「違約金」といった自社に不利な条項などを判断し、契約書に潜むリスクを瞬時に指摘します。AIは、ものを記憶することが得意です。弊社のAIであれば、「この契約書は、こういう部分が危険だ」ということを記憶しています。その項目が、例えば秘密保持契約書なら60項目くらい、業務委託契約書なら委託側で百数十項目くらいあり、それを一瞬で検査するのです。これは人間には不可能な芸当です。頭の中に何百項目も入っていて、きちんと突合できる人はいないでしょう。人によって重点的に見る点が違ったり、チェックリストがあってもムラが出たりします。また、「大丈夫だろう」という先入観も落とし穴となります。リスクの多そうな条項だけをチェックしたら、そうでないところに大事なことが書いてあった、ということも起こり得ます。しかし、AIには先入観はありません。もれなく、すべての項目をチェックするため、一定のクオリティーが担保されるのです。   ※現在のオープンβ版は、大手企業を中心に約30社が利用。実運用実験を通してサービスを改善、高度化していく。正式版は2019年1月にリリース予定。 取捨選択の判断は人間にしかできないもちろん、人間の方が得意なこともあります。それが、イレギュラーを発見することです。AIは過去の学習データに含まれていないもの、想定していない表現は見分けられません。例えば、「ただし、第何条と第何条は除く」といった、どんでん返し的な表現は苦手です。また、契約書ができあがるまでには、さまざまな意思決定や判断が積み重ねられています。私たちが契約書の作成を依頼された場合、相手企業の資本金や役員数、有価証券報告書に記載された情報、クライアントとのパワーバランス、リスクが顕在化したときのインパクトなどを踏まえ、最終的に何を入れて何を入れないかの取捨選択をします。その無数の判断の集大成が契約書なのですが、これらの情報をすべてAIにインプットすることはできません。つまり、この分析や判断、落とし所を探ることは、人がやらないといけません。AIが担うのは、その判断を助けるためのリスクの可視化です。 世の中にないサービスを自分たちでつくる弁護士になった当初から、こういったソフトを開発しようと考えていたわけではありません。司法修習後は、森・濱田松本法律事務所に勤務し、企業法務に携わっていました。毎日新しい業務をこなす日々のなか、4年目になると仕事の全体像が見え、ほかの世界にも視野が広がってきたのです。  2018.11.08
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  労働審判、労働訴訟で後悔しないためのサービス残業代請求対策

  現・元従業員の申告を契機にして、労基省からサービス残業など未払い残業代の是正勧告を受けるケースが増えています。加えて、未払い残業代を従業員の代理人弁護士が会社に請求するビジネスが発展し始めています。これは、昨今の過払いビジネスより広く、大手貸金業者に限らない、あらゆる業種・規模の使用者にリスクが生じ得ます。経営的に厳しい「新しい状況」の下では、「うちの会社に限って」と成り行きに任せず対策を取るのが、経営者の役割です。訴えられてからでは、緊急手術しかできません。当動画では「知らなかった」「うちとは関係ない」では済まされない、最新の労務問題の現状と対策について解説いたします。 主な内容●「知らなかった」では済まされない、多くの企業で起きているサービス残業問題●「今まで大丈夫だったから、今後も大丈夫」ではなくなる理由●未払い残業代を請求されることによる企業ダメージ●労基も訴訟もなしに支払うリスクあり! 労働審判の威力●答弁書、提出期限に間に合いますか? すぐに相談できる弁護士を持たないリスク●下手に頑張ると「付加金請求」で返り討ちのリスクあり! 労働訴訟の威力●「当社では大丈夫」でしょうか? 未払い残業代請求リスクのチェックポイント●「万一、未払い残業代を請求されたら?●未払い残業代を請求されない仕組み作りは経営戦略の一環です  2018.11.01