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タグ “業務” を含むコンテンツを表示しています。

  • コンビニの経理代行が熱い！

    工数負担が少なく、安定して売上見込みを立てられるフランチャイズ展開のコンビニオーナーのバックオフィス業務。そのメリットを詳しく紹介します。 営業活動不要で属人化のリスクもなし！エリアも選ばないと密かに注目確実性の高い経済状況のなか、安定した収益源の確保は、事業を継続していくうえで要となります。労働集約型の士業のビジネスモデルは、標準化・生産性向上が売上アップのカギとなりますが、景気に左右されにくく、業務フロー完全統一が可能な業態があるのです。それは、フランチャイズ展開（FC）のコンビニです。一般企業の会社生存率は、創業から３〜５年のスパンでみて約40〜60％といわれています（中小企業庁データより）。一方、FCのコンビニは、本部からの経営指導やサポート体制といった管理体制が徹底されているので、契約期間も10〜15年と長く、廃業リスクが低いのです。さらに、会計・税務の指導もあり、PL・BSの作成はFC本部が対応。オーナーは経費処理や確定申告を対応します。とはいえ、自らが店頭に立って勤務するケースもあるため、これらを代行するサービスが、いま密かに注目を集めているのです。「日本コンビニオーナーズ会計」は、多忙なオーナーのために必要最低限のサービスに絞り、価格を抑えて代行業務を提供。そのため、訪問なし、定期面談なし、やりとりはメール・郵送・電話のみ。本部が発行した帳票のコピーと、オーナーの経費などをもとに申告書作成を行うため、一般企業の記帳代行と比較して大幅な工数カットを実現。さらに、本部の管理体制が徹底しているので、税務調査が入りにくく、イレギュラー対応も発生しないため、専門知識のない職員でも実務対応が可能です。業務フローの完全統一、廃業リスクが少なく、安定的な売上を見込めるコンビニFCの記帳・経理代行なら、これから代行業務参入を検討している士業事務所や定型業務に手間をかけられない事務所にぴったりです。  ※月刊プロパートナー2021年6月号より抜粋いかがだったでしょうか？『プロパートナーONLINE』は、士業のための「明日役立つ」記事やセミナー動画などオンラインのコンテンツに加え毎月1冊、士業専門雑誌「月刊プロパートナー」をお届けするサービスです。月額3,000円のサービスを今なら14日間無料でお試しいただけます。▼14日間の無料体験はこちらから▼ 2021.06.18

  • 高収益化を実現するにはやらないことを決める

    多忙を極める所長が、未来の仕事をつくるためにどうやって時間を捻出するのか。士業事務所の効率化と付加価値業務導入を支援してきたコンサルタントが解説します。 何でもできる状態から「しない」を決める士業事務所の所長先生が、将来の事務所づくりのための時間を捻出するためには「選択と集中」が必要です。創業時から特化型であればサービスも限定していますが、多くの士業事務所の場合、オールマイティに何でも対応できるスタイルをとっています。できる選択肢が多い反面、顧客のニーズに応えようとして何を選べばいいのか、または何を「やらない」と決めればいいのか分からなくなってしまうケースをよく見受けます。そこで、まずは事務所の方針を見直してみるところから「やらないこと」を決めていきましょう。次に、既存の顧問先の事業内容や規模などを分析します。例えば、 飲食店の顧問を多く抱えている場合なら、相続関係のニーズを掘り起こせる可能性が低いため、「しない」という判断ができます。一 方、不動産オーナーを顧問に多く抱えている場合なら、相続や土地活用のコンサルティングメニューを追加してアップセルが見込めます。これまで提供してきたサービスと顧客の属性を分析することで、自社の武器となる強みも明確になってくるはずです。そうすると、やるべきこともさらに明確になってくるのではないでしょうか。高収益化は、難解なコンサルティングメニューを増やすことだけではありません。利益を追い求めることが重要です。つまり、効率化を意識して少ない工数で、利益を出すための「仕組みづくり」が重要といえます。まずは、定型業務の標準化や可視化に取り組みましょう。全体像を把握して細かく分業していき、テクノロジーの活用で効率化できる部分は積極的に導入し、改善のためのPDCAサイクルを繰り返して利益率を向上させていきます。「選択と集中」には、何をして、何をしないかを所長自身が決断し、行動、継続していくことが不可欠です。ブレない意思決定を行うためにも、考える時間を確保して、将来の事務所づくりに集中していきましょう。※月刊プロパートナー2021年2月号より抜粋いかがだったでしょうか？『プロパートナーONLINE』は、士業のための「明日役立つ」記事やセミナー動画などオンラインのコンテンツに加え毎月1冊、士業専門雑誌「月刊プロパートナー」をお届けするサービスです。月額3,000円のサービスを今なら14日間無料でお試しいただけます。▼14日間の無料体験はこちらから▼ 2021.06.17

  • 相続申告業務で売上をあげられない税理士の3つの誤解

    通常、年間数件しか案件が来ない「相続申告業務」。突発的に案件が来るので、経験豊富な先生が対応することが多く、業務フローの見直しや業務効率化が困難な分野です。さらに、案件ごとに内容が異なるため、過去の事例が参考にならないこともあり、職員の方に任せるのが怖いという意見もあります。確かに、内容も複雑で責任も重い業務の1つです。しかし、ある税理士事務所では、所長先生1人＋職員1人で年間60件もの相続案件を受注されており、相続ビジネスで安定的に売上をあげています。なぜ同じ相続申告案件にもかかわらず、ここまで成果の違いが出るのでしょうか？そこには、3つの誤解があるからだと私たちは考えています。 1.「相続申告業務は対応できる先生だけが頑張るものである」という誤解冒頭でもお伝えした通り、相続申告業務は通常、年に数件しか依頼がないものです。責任も重い業務であるため、所長先生ご自身で対応されるケースがほとんどです。そのため、職員に任せることができないと、どうしても先生の業務時間が増えてしまいます。職員に業務を引き継ぐのが怖いのは、どの業務なら職員に引き継げるのかの線引きが上手くできていない、そして相続申告業務を職員がこなすためのマニュアルがないことが原因です。結果、「相続申告業務は所長だけが対応するもの」になってしまっている事務所が多いようです。しかし、相続申告業務は本来、業務内容と担当範囲を明確にして標準化できれば、先生の負担も減らすことができ、かつ職員も安心して取り組むことができる業務なのです。ただ、そこに取り組む事務所が少ないというのが現状です。 2.「自分のノウハウだけで教育、ルーティン化しづらい業務である」という誤解相続申告業務はその特性上、通常業務と並行して案件対応をするため、納期に追われることも多くなりがちです。忙しい所長先生が業務の合間を縫って相続申告業務の業務フローの確立を行ったり、ましてやそのフローを明文化したりするということは非常に困難です。とはいえ、結局は所長先生ご自身の記憶や経験、ノウハウのみで相続申告業務のマニュアルを作成しなければならないとお考えではありませんか？相続申告業務においては、事務所専用のオリジナルマニュアルを作る必要はなく、成功している会計事務所のやり方を参考にすることができます。これは、記帳代行や月次顧問業務においても同じことが言えます。もし、マニュアルを作ることで精いっぱいになってしまい、いつまでも職員に業務を下ろせないままでは本末転倒です。注力するべきはマニュアル作りではなく、実際に業務をおろして職員が実務にあたった際のフォローや、さらなる案件の獲得です。 3.「自分で読んでわかりやすいマニュアル＝職員にもわかりやすいマニュアル」という誤解仮にマニュアル作りの時間を確保できて、先生の納得のいくマニュアルができたとします。しかし、所内で所長以外に相続申告業務を扱える人材がいない場合、「そのマニュアルの中身をチェックできる人がいない」状況になってしまいます。つまり、そのマニュアルが本当に使いやすいかどうかは、実際に職員に見てもらってからでないと分からないのです。「専門的な言葉ばかりで難しい・・・」「資料がたくさんあり過ぎて理解が追い付かない・・・」「肝心なところの説明が足りない・・・」など、職員からフィードバックをもらって、さらにマニュアルをブラッシュアップすることを繰り返していると、やはりマニュアルの完成が遠のいてしまいます。「先生の視点から」の完璧なマニュアルと「職員の視点から」の完璧なマニュアルは必ずしもイコールではないのです。これら3つの誤解があるため、多くの方が相続申告業務獲得で本来注力するべきポイントに力を割けず、いつまでも現状の案件数を維持したまま、という状況になってしまうのです。では、相続申告業務で案件を増やし、売上を上げるには何に取り組めばよいのでしょうか？それは、・相続申告業務ができない職員の方でもできる作業、役割をつくり出す・業務の全体像を共有し、ノウハウを蓄積する仕組みや指導できる環境を整える・業務内容を可視化・ルール化し、いつでも誰でも確認できるようにすることでサービス品質を高めるこれら3つを実施することで、品質を維持したまま案件1件ごとにかける時間を削減し、今までのリソースでより多くの相続申告業務に取り組むことができます。今回お伝えした方法を実践することで、・年間60件以上の相続申告案件を受注・相続申告業務未経験の職員を3カ月で戦力に教育を実現した税理士事務所のノウハウを凝縮したマニュアルもございます。ご興味がありましたら、ぜひ下記ページをご覧ください。↓ ↓ ↓https://www.accs-c.co.jp/lp/shimane_dvd2020/?from=ppo 2021.06.09

  • 【税理士替えたい110番】開業後に思い描いているビジョンをハッキリと否定されてしまった

    顧問先の不満の声から、契約解消を防ぐヒントを紹介。今回は、開業後のビジョンを完全否定されてしまったために起きたトラブルです。 顧客の気持ちを無視したアドバイスに意味はある？現在勤めている会社からの独立を予定しており、開業にあたって経営相談に乗ってくれる税理士を探しています。職種はWebをメインとした広告サービス業で、今年度中に開業予定。今から仲間に声をかけるなどして、開業から1年以内にメンバー7〜8名の体制にしようと頑張っています。しかし、知人から紹介を受けた税理士に相談したところ、資本金を含めた開業後のキャッシュ状況の試算を提示され、「開業からしばらくは1人の体制のままで、従業員なんて雇用せずに外注するべきだ」とハッキリ言われてしまいました。そのほかの事業の展望を話しても、どこか批判的な返答ばかり。会社側とも話し合って、現在担当している案件や顧客の一部を開業後も引き継ぐことになっていますし、資金面に関しても親の援助を受けられる可能性があるので、こちらとしては十分な見通しを立てていたつもりです。確かに安全策を取るのであれば、その税理士の言うことも正しいのかもしれませんが、起業はスタートダッシュが何よりも大切ですし、こちらとしてはいち早くメンバーを揃えることが会社の成長につながると考えています。その税理士は経営に関するアドバイザリー業務なども行っているようですが、どこまで私の仕事内容を理解しているのかわかりませんし、共感性の低い方と付き合っていけるかわかりません。とはいえ、お世話になった知人からの紹介なので無下にはできず、少し困っています。もっと親身になって資金調達や会社の成長について相談に乗ってくれる税理士が見つかればいいのですが……。 相手の意向を尊重しながら、ホスピタリティのある対応を経営に関するアドバイザリー業務も行っているということなので、実は先生のアドバイスが正しいのかもしれません。しかし、士業は接客業でもあるので、相手の意向を尊重することも大切です。すべての意向に沿う必要はありませんが、「なぜ、そう考えたのか？」と、理由を聞きながら同意・共感をするなかで「でも、こういう方法もありますよ」と伝えると理解を得やすいのではないでしょうか。知り合って日が浅いため、信頼関係が築けていないのも要因の一つです。相手が求めていることをよく考え、ホスピタリティのある対応を心がけましょう。 ※月刊プロパートナー2021年6月号より抜粋いかがだったでしょうか？『プロパートナーONLINE』は、士業のための「明日役立つ」記事やセミナー動画などオンラインのコンテンツに加え毎月1冊、士業専門雑誌「月刊プロパートナー」をお届けするサービスです。月額3,000円のサービスを今なら14日間無料でお試しいただけます。▼14日間の無料体験はこちらから▼ 2021.06.03

  • わずか3カ月で1人前に！未経験でも安心の相続マニュアルとは？

    年間60件を超す相続税申告業務をこなす島根税理士事務所。その秘訣は、未経験の社員でもわずか3か月で、一通りこなせるように手順をまとめた『相続マニュアル』にありました。考案者である島根猛氏の実績やノウハウを詰め込んだ独自マニュアルについて、本誌編集長・広瀬元義が島根氏のもとへ取材しました。マニュアルがもたらす効果や営業手法について語り合います！ 相続業務の効率化と質の担保の共存を実現広瀬 島根先生は 、相続案件の業務フローをマニュアル化して、税理士の先生向けに販売されています。マニュアルに沿って業務を進めることで、どのような効果が期待できるのでしょうか。島根 業務効率化を図れるのはもちろん、〝質〞を担保できるという面が大きいと思います。広瀬 質の担保ですか。島根 はい。マニュアルは財産の計上漏れや、お客様に対する聞き漏れが起こらないように作成しています。相続案件は、まず初めにお客様へのヒアリングを行うのですが、マニュアルに沿って聞いていけば、必要な情報はすべて収集することができますし、時間も短縮できます。私の事務所でもマニュアルを活用していますが、漏れもなく、1時間ほどでヒアリングを終わらせています。広瀬 それは早いですね。相続業務について独自のマニュアルを作成している税理士の先生もいらっしゃると思うのですが、そのような方も島根先生のマニュアルと見比べることで改善点が見えてくるかもしれませんね。島根 そうですね。これから相続の分野へ踏み出したい先生はもちろん、すでに相続案件を継続的に受託していて、現在の業務フローに課題を感じている先生にも、ぜひ手にしていただきたいです。 ノウハウを集積し未経験でも業務可能に広瀬 マニュアルがあれば未経験者でも相続業務を手がけられるというのは驚きでした。島根 もちろんお客様に対してスムーズに説明をするには経験や練習が必要かもしれませんが、基本的には相続業務に関するすべてのノウハウを落とし込んであるので、たとえばまったくの未経験であっても、マニュアルを見て一つずつ進めていくだけで、最低限の相続業務はこなせると思います。広瀬 島根先生のコンピテンスを顕在化させているわけですね。マニュアルによって「暗黙知」を「形式知」にされている。島根 誰でもできるということは、必ずしも一人で手がける必要はないということです。マニュアルは土地や有価証券など、財産ごとに分かれているので、それぞれを別の人が担当してもいいのです 。広瀬 分業化ですね。島根 はい。このマニュアルは教育ツールとしても活用できますので、事務所のスタッフを育て、その能力に応じて振り分けることもできます。広瀬 相続業務を強化したいと考えている先生は、スタッフに任せることも視野に入れたほうがいいわけですね。現在、島根先生の事務所では、相続業務は全体の何割くらいを占めていますか？島根 今は8割が相続業務です。広瀬 マニュアルで効率化が図れているわけですから、時間単価は上がっていますよね？島根 そうですね。もちろん案件によってかかる時間も報酬もばらばらなので、一概には言えないのですが、たとえば先日手がけた案件ですと、お客様の所にお邪魔して、往復でだいたい3時間。そこからお客様からいただく資料を待つ時間などを省いて、社内での業務が3〜4時間の合計7時間くらいですべて終わりました。 年間60件もの案件を獲得する営業手法広瀬 どうやって年間60件もの相続案件を受託されているのかというのは気になります。島根 確かに「60件」という数字にはセミナーなどでも興味を持たれることが多いですね。結局、相続業務を始めてみたいという先生は多いのですが、相続案件はどうしても属人化してしまい、ノウハウを持っている経験者に流れてしまう。しかし、マニュアルがあれば、相続業務の全体像を把握できますし、実際に活用もできますので、あとは営業でいかに顧客を増やしていくのかが大事になってくると思います。広瀬 すでに顧客を多く抱えている先生であれば、ニーズの掘り起こしも営業の一環ですよね。島根 おっしゃるとおりです。顧問先に相続税の申告案件がなくても、将来のシミュレーションをしてあげて、相続に関する提案をしてしてみてもいい。他にも、不動産会社や保険会社、 銀行との関係をつくったり、司法書士などほかの士業の先生と連携を深めたりなど、さまざまなアプローチ方法があると思います。広瀬 島根先生のマニュアルには、営業の手法も含まれていますね。島根 はい。実は私が生命保険会社の営業出身で、そこで培ったノウハウを入れています。広瀬 もともと会計業界にいらっしゃって、そこから生命保険会社を経て、戻ってきたとお伺いしています。税理士の資格を取得したのはおいくつのときですか？島根 大学を卒業して2年目でしたので、25歳ですね。そこから専門学校で税理士講座の講師を経験して、26歳で税理士法人に入社し、基礎を学びました。そこでは1年半ほど働いたのですが、ご縁もありまして、生命保険会社の営業に転職しました。もちろん興味があったから移ったのですが、なかなか厳しい世界でしたね。広瀬 営業は難しかったですか。島根 そうですね。今の仕事にも通じると思うのですが、仕事を継続して獲得する難しさは身にしみて感じました。その分、当時の教えや出会いが今の礎となっています。基本的に保険会社は「紹介で人脈を広げていきなさい」 という教えなんですけど、紹介にも限度がありますから。ただ、 トップセールスマンが自分の営業ノウハウを公開するなど、社内には教え合う文化があり、マーケットの取り合いにはなりませんでした。広瀬 素晴らしい文化ですね。島根 そうですね。「この人の営業スタイルを参考にしたいな」という人に聞きに行けば教えてもらえる雰囲気はありがたかったです。おかげさまで、お客様の話に耳を傾ける重要さや信頼関係を築く建設的なコミュニケーションを学び、毎週契約をいただくことができました。その後、税理士に戻ったのが30歳くらいです。 より深く関わるために顧客を見定める広瀬 最初の税理士法人で税理士としての基礎を、保険会社で営業の基礎を学ばれたんですね。独立されたのはなぜですか？島根 保険会社から別の会計事務所に移って、資産税の経験を積んだのですが、やはり自分のやり方でやっていきたかったというのが大きいと思います。独立直前には年間100件ほどの案件を担当していたので、2017年に思い切って独立することにしました。広瀬 100件はすごい！今も手掛けている案件は多いと思うのですが、今後も増やしていこうと考えていますか？島根 いえ、今の規模で十分だと考えています。手広くしてしまうと管理も大変ですし、限られたお客様に集中するほうが結果的に売上も伸びていくと思うんです。また、今は準備段階なのですが、新しいビジネスも考えています。広瀬 なるほど。顧客を絞るというのは良い考えだと思います。島根 2015年に相続税法の改正がありまして、より広い範囲で相続税がかかるようになりました。たとえば、改正前の基準ですと100人のうち4人にしか相続税が発生しなかったのですが、改正後は100人のうち8人に相続税が発生する。ただ、改正前の4人と、新たに相続税がかかることになった4人では、財産の額に大きな差があります。お客様を選ぶ形にはなってしまうのですが、事務所の将来を考えたうえで、基本的には改正前の4人に絞って対応していこうと考えています。広瀬 考えているという新しいビジネスも、改正前の4人をターゲットにされているのですか？島根 はい。過去にお仕事をさせていただいて、私のことを覚えてくださっているお客様が5～600人はいますので、改正前の基準に当てはまるお客様を対象に、ライフプランをはじめ、保険も財産組み替えも資産運用もすべての相談に乗る、ファイナンシャルプランナーやプライベートバンカーのような仕事を考えています。広瀬 つまり、相続業務を入口に、そこからお客様と深く関わっていくというわけですね。島根先生のお話をお伺いすると、将来を見据えている人ほど、クライアントとの信頼関係を重視していると感じました。島根 税理士というだけでお客様の信頼は厚いので、その思いには応えたいと考えています。相続業務の作業部分はマニュアルを用いて対応していきながら、繰り返しお客様と接することで、信頼を勝ち取ることもできるのではないでしょうか。広瀬 なるほど。マニュアルがお客様との関係構築の一助となるわけですね。これまで相続業務というのは、寿司職人のように先輩の仕事を見て覚えていく職人のイメージがあったのですが、マニュアルによって誰もが業務に携われるようにしたというのは、すごく革新的ですよね。島根 実際に私の事務所でも、続業務未経験の状態で入社したスタッフを3カ月で一人前に育てた実績があります。相続に関して、そんなに難しく考える必要はないんです。相続業務は、税理士の仕事のなかでも、一番仕事の流れが見えやすい、 把握しやすい業務でもあります。マニュアルで全体像を掴んでもらって、あとは現場に出てもらえれば、未経験の方でもすぐに成長できると思います。広瀬 なるほど。このマニュアルがあれば、相続業務はもうバッチリというわけですね（笑）。島根 はい、バッチリです（笑）。広瀬 とても良い話が聞けました。ありがとうございます。※月刊プロパートナー2021年2月号より抜粋いかがだったでしょうか？『プロパートナーONLINE』は、士業のための「明日役立つ」記事やセミナー動画などオンラインのコンテンツに加え毎月1冊、士業専門雑誌「月刊プロパートナー」をお届けするサービスです。月額3,000円のサービスを今なら14日間無料でお試しいただけます。▼14日間の無料体験はこちらから▼ 2021.05.13
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    事務所の電話対応、見直しませんか？ 月額1万円~の電話受付代行サービス「fondesk（フォンデスク）」

    普段から電話の多い士業事務所において、「電話対応が多くて大変」「業務効率がなかなか上がらない」と悩む方も多いのではないでしょうか？またテレワークに移行するにあたって、従業員の健康・出勤方法に配慮が必要になっていますよね。そこでオススメなのが、電話受付代行サービス「fondesk（フォンデスク）」です。fondesk公式サイト（申込・問い合わせ）はこちら 電話が業務効率を悪くしているかも2020年に急速に広まった『在宅勤務・テレワーク』を実践する上で「電話対応」は大きな課題になっています。電話対応でこんなこと起きてませんか？「いつも同じ人が電話に出ている（押し付けられている）」「在宅勤務中に携帯がずっと鳴っている」「商談中に着信が来て出られない」「電話のせいで業務に集中できない」 2021年3月に株式会社うるるが行った調査では、66.3%もの方が電話対応をストレスに感じていることがわかりました。テレワークを実践していく今が、まさに電話対応を見直すべきタイミングといえます。fondesk公式サイト（申込・問い合わせ）はこちら fondesk（フォンデスク）で電話対応をアップデート電話対応のお悩みは「fondesk」が解決できます。 ▼fondeskとは？ 自社の電話を転送をしてすぐに使えるシンプルな電話代行サービス 受けた電話内容は、EメールやSlack・Chatwork・LINE・Teams等で受け取れる 利用申込や初期設定はすべてウェブで完結（10分で設定完了！） 月額1万円から利用できる 2,000社以上が利用中fondeskは、事務員さんの代わりに電話対応をいたします。電話内容はEメールやチャットで即時送付。fondeskがあれば、月額1万円から電話対応と電話取次ぎから解放されます。 2,000社以上導入、急成長する電話代行「fondesk（フォンデスク）」を活用しましょう 大手からベンチャー、税理士事務所や個人事業主まで。fondeskの有料導入企業は2,000社を突破しました。利用企業の10%は士業事務所です！▶ご利用実績のある士業事務所様：税理士、司法書士、弁護士、社会保険労務士、公認会計士、司法書士など。▼fondeskユーザーの声────────────────────────────────「士業事務所でも電話代行は活用できます 」（行政書士法人GOAL 様）お客様の相談にすぐに対応したい士業でも、仕組み化を上手くすることで業務効率化のために電話代行は有効活用できるのでオススメです。行政書士はいわゆる「ひとり事務所」が多いので、電話代行によって『複数人感』が出て、お客様に安心感を与えられるのもいいですね。事例記事はこちら────────────────────────────────「集中する時間は、お金をかけてでも作るべき」（中村太郎税理士事務所 様）全員で離席する研修や昼の休憩、事務所に人が少ないときでもfondeskにスイッチすれば、集中できる環境が手に入ります。全員が見ているChatworkに通知が飛ぶので、確認が簡単です。テレワーク中で事務所に人が少ないときでも電話対応の負担が軽減しましたね。事例記事はこちら────────────────────────────────「伝言がChatworkに残るから確認がスムーズ」（税理士法人青山パートナーズ 様）税務署からの大事な伝言をしっかりとメモし、Chatworkに残してくれる。後からメモを確認しながら作業ができるのは、本当に助かっています。意識的に集中したいときに電話に邪魔されないのもありがたいです。電話対応の効率化だけじゃないメリットがありましたね。事例記事はこちら────────────────────────────────fondesk公式サイト（申込・問い合わせ）はこちら 14日間、無料トライアルできますfondeskは14日間無料トライアルできます。無料期間中も有料契約時と同じ機能が利用できます。さらに下記リンクから申し込めば、初月の利用料金が5,000円オフに！初月基本利用料金5,000円オフはこちらからまずは御社に合うサービスか、気軽にお試しください。今日から生産性がグッと上がりますよ！  2021.05.11

  • 業務効率化＆高収益体質をつくる7つの「やらない」コトと4つのツールの活用方法とは？

    今回ののテーマは、「高収益体質をつくるための業務効率化」。FSG税理士事務所の藤田耕司先生が業務効率を上げるために「やらない」と決めていること、士業事務所が高収益体質に移行するために必要な考え方などをお話しいただきました。 最大の業務改善は所長の時間をつくること近い将来、パソコン内で完結できる単純作業は、テクノロジーによって自動化されていきます。技術の進化によって起こることは、低コスト化による相場の下落です。つまり、低コスト化できていない企業は利益が出ず、一方で年功序列的な人件費増が追い打ちをかけることになります。士業事務所も同様で、一件あたりのお客様にかける時間を減らし、低価格で受注しても利益が出る体質をつくると同時に、自動化されにくい高付加価値サービスをつくり、収益率を上げることが必要です。では、高収益な体質をつくるためにはどうするか？それは、「所長の時間を高収益率実現のための仕事に使うこと」です。高収益率を実現するための仕事、例えば戦略立案や新事業の創出、人脈づくりなどは、「緊急性は低いが重要性は高い」仕事です。所長の時間は、この仕事に割くべきですが、どうしても申告書などの作成やお客様との打ち合わせなど、締め切りの見える「重要性は低いが緊急性は高い」仕事に時間を取られがちです。そこで私は毎年、自分が何の業務にどれくらいの時間をかけたかを2週間分、 15分刻みで記録するようにしています。すると、自分がいかに雑務に追われているのかが見えて愕然とします。ですから、高収益率を実現するための仕事をする時間を先に予定表に書き込み、強制的に時間を確保するようにしています。そして、部下を育成してプレイヤーやマネージャーとしての自分の仕事を任せること、業務を効率化することが重要です。また、Chatwork、クラウド会計ソフト、スプレッドシート、Dropboxを活用しながら、「やらないこと」を決めました。例えば、訪問のための移動、仕訳の手入力、資料がぐちゃぐちゃの記帳代行、紙資料の郵送・整理などです。そして、業務効率化のもう一つのカギは、職員の意識の統一。業務を効率化すること、ITツールを使いこなすことについて意識の浸透が必要です。そのために重要なのが経営理念です。経営理念に沿った行動ができているかを随時フィードバックし、できていたら褒める、できていなかったら注意する。所長には、それをやりきる強いリーダーシップが必要なのです。士業は、お客様の経営参謀として、「今後、どういう会社にしていきたいのか？」「経営者としてどんな人生を歩みたいのか？」を聞き出し、お客様にとっての魅力的な未来を共有すること。そして、その未来の実現を支援するための事業の創出、専門業者との提携によるサポートが求められています。・自動化されにくい高付加価値サービスで収益率を上げることが必要・所長の時間を高収益率実現のための仕事に使うこと・ビジネスモデルに合わない仕事は「やらない」と決める・経営理念を浸透させて事務所一丸となって業務改善に取り組む※月刊プロパートナー2021年1月号より抜粋いかがだったでしょうか？『プロパートナーONLINE』は、士業のための「明日役立つ」記事やセミナー動画などオンラインのコンテンツに加え毎月1冊、士業専門雑誌「月刊プロパートナー」をお届けするサービスです。月額3,000円のサービスを今なら14日間無料でお試しいただけます。▼14日間の無料体験はこちらから▼ 2021.04.29

  • 【税理士替えたい110番】決算申告を依頼したら当初の見積りより高額な請求をされた

    顧問先の不満の声から、契約解消を防ぐヒントを紹介。今回は、見積りより多額に請求されてしまったために起きたトラブルです。 説明のない高額請求 もう信用できない......アパレルの会社を立ち上げて今年で3年目になります。自社ブランドも始動して業務自体は順調なのですが、従業員も少なく、会計業務まで手が回らないため、今年度は知人から紹介してもらった税理士に決算申告をお願いしました。最初はレスポンスも早く、融資や節税についての相談にも乗ってくれて、とても信頼していました。しかし、最終的に向こうから届いた請求が当初の見積もりよりもかなり高額で驚いてしまいました。高額になった理由を問いただしても、専門用語を並べるだけで、要領を得ません。紹介してくれた知人にも聞いてみたのですが、「たぶん相談料やオプションの費用が含まれているのではないか」などといいます。私がお願いしたのは決算申告だけで、それ以外の業務はお願いしていません。もし見積り以上の金額を請求してくるのであれば、料金が発生する前に報告してほしかったです。何度かやり取りをしたなかで、その旨もお伝えしたのですが、「支払ってもらわないと困る」の一点張りで、こちらが納得できる説明がないままです。不当な高額請求だとは思ったのですが、知人の手前、これ以上揉めたくなかったので、最終的には全額支払いました。弁護士に相談した方がいいのかとも思いましたが、時間もないため、泣き寝入りしました。業務はスムーズに進めてもらえたので、請求のことさえなければ顧問契約を結ぼうと思っていただけに、残念でなりません。これから会社を成長させていくには信頼できる先生を選びたいので、今後は別の税理士にお願いしようと思っています。 業務の範囲を明確に示し、追加料金は必ず事前に連絡をお客様は、税理士の業務内容をすべて把握しているわけではありません。融資や節税に関する相談に料金設定している場合は、無用なトラブルを避けるためにも、業務内容と受け持つ業務の範囲をあらかじめ決め、メニュー表を用意するなど、明確にしておく必要があります。また、受任したあとに揉めないように、メールや紙などで記録を残しておくと良いでしょう。イレギュラーな対応などが発生して見積りよりも料金が高くなってしまう場合には、お客様へ説明し、確認をとることも重要です。   ※月刊プロパートナー2021年1月号より抜粋いかがだったでしょうか？『プロパートナーONLINE』は、士業のための「明日役立つ」記事やセミナー動画などオンラインのコンテンツに加え毎月1冊、士業専門雑誌「月刊プロパートナー」をお届けするサービスです。月額3,000円のサービスを今なら14日間無料でお試しいただけます。▼14日間の無料体験はこちらから▼ 2021.04.22

  • 職員の能力に依存しない小規模事務所の成功戦略とは？

    美容室と飲食店に特化し、残業ゼロで一人あたり売上1,450万円(フルタイム換算)を実現している税理士法人阿比留会計事務所の阿比留一裕氏。そのビジネスモデルの秘密と、小規模事務所における経営理論を聞きました。 競合のいないマーケットを狙う開業する前、地方銀行でM&Aや事業再生などを担当していました。そのため、2009年の開業当初は専門であるM&Aや事業再生などの会計士業務を中心に仕事を受けていました。ただ、〝事業〞をしたことがないのに事業再生などをサポートすることに違和感を感じ、「まずは自分でビジネスモデルを構築してみよう」と考えました。ビジネスモデルを構築するには、属人的な会計士業務よりも税理士業務が向いていると考えたものの、税理士業務は未経験。申告書もほとんど見たことがありません。そこでいろいろ考えた結果、美容室・飲食店に特化したサービスをはじめました。 美容室・飲食店に特化した理由は大きく2つ。1つ目は、顧問税理士がついていない業種であること。税務業務の実績がないなかで、顧問税理士の乗り替えを狙うのは困難です。そこで、税理士と顧問契約を結んでいる割合が低い美容室・飲食店を選びました。2つ目は、福岡市には美容室・飲食店が多くあるにもかかわらず、当時は美容室や飲食店を専門にした会計事務所がほとんどなかったことです。ただし、競合がいないのには理由があります。美容室や飲食店は高い顧問料を負担できるお店が少なく、事務作業が苦手。つまり、会計事務所にとっては「顧問料は安いのに作業は多い」顧客です。となると、特化するには、お客様の会計業務や申告書の作成など、直接的に価値を生む作業以外の間接コストをいかに下げるかが重要です。 間接コスト削減と業務標準化を実現間接コストである移動時間を減らすために、事務所から30分圏内で行ける範囲を商圏に設定。さらに、サービスを「開業資金の融資サポート」と「低価格パッケージ型の税務顧問」の2つに絞りました。業種は限定しているので、サービスを絞れば、よりフォーマット化できます。また、開業したての段階からサポートすることによって、私たちがブレーン的な存在になり、こちらの効率の良い方法を受け入れてくれやすいのです。次に、業務の標準化を進めました。とはいえ入力業務すらしたことがありません。そこで、 父親が経営する会計事務所で一番入力の早い職員に協力してもらい、入力作業を動画で撮影。入力手順や確認ポイントも教わりました。あとは、会計ソフトの説明書や機能を調べて、効率の良いオリジナルのマニュアルを作成しました。また、業務管理に時間と手間をかけないことも重要です。その点、美容室や飲食店は規模もほぼ同じで、業務も絞り込んでいるので、全体のボリュームさえわかれば、必要な人数と日数が算出でき、細かな進捗を把握する必要はありません。ですから、進捗管理は顧問先名を書いたホワイトボードのみ。どの工程まで進んだかをマグネットで見えるようにしています。阿比留会計事務所では、正社員1名+パート2名を1ユニットとして、1ユニットあたり80件、1920万円の売上を担当します。業務は標準化していますし、高度な管理も必要ないので、未経験者でも3カ月あればひと通りの作業をこなせるようになります。仕事に関しては、職員個人のオリジナリティは不要で、事務所としてのオリジナリティを全員が同じ品質で再現できることが重要だと考えています。この仕組みを構築したことで、職員のワーク・ライフ・バランスも実現できました。月次の業務を始めるのは毎月18日ごろから。毎日18時に帰宅しても、翌月10日前後には月次業務が終わるので、次の18日までの約1週間は休みです。この勤務形態で、ユニットの管理を担当する正社員の年収は700万円が目安。人事評価もシンプルで、基本給を担当件数で決めて、売上の歩合分を賞与で還元します。顧客のセグメント、顧客に提供する価値、その価値を提供するために職員に求める能力やスキル、人材に左右されない仕組み。小規模事務所で生産性を上げるには、これらを戦略的に組み立てることが必要だと思います。※月刊プロパートナー2020年11月号より抜粋弊社アックスコンサルティングが、阿比留先生監修のもと発売した、『職員10人以下の事務所のための新ビジネス経営理論講座 』も必見です。職員6名以下という小規模ではありますが、独自のビジネスモデルにより年間売上1,450万円という高い生産性を実現している阿比留先生より、全士業の先生方に「働かなくても儲かる事務所」の作り方を解説いただきました。いかがだったでしょうか？『月刊プロパートナー』2020年11月号では士業事務所に給与・評価についてアンケート調査を実施。結果から見えてくる実態をお伝えするとともに、コロナ禍で見直しが迫られる人事評価制度の仕組みを解説しています。『プロパートナーONLINE』は、士業のための「明日役立つ」記事やセミナー動画などオンラインのコンテンツに加え毎月1冊、士業専門雑誌「月刊プロパートナー」をお届けするサービスです。月額3,000円のサービスを今なら14日間無料でお試しいただけます。▼14日間の無料体験はこちらから▼ 2021.02.18

  • 【税理士替えたい110番】〝問い合わせメール〟を一週間も放置。もっと親身になって相談に乗ってほしい！

    顧問先の不満の声から、契約解消を防ぐヒントを紹介。今回は、問い合わせメールを放置してしまったために起きたトラブルです。 契約直後と数年後の態度があまりにも違ってがっかり小さいながらも自分で広告会社を立ち上げて3年。順調に仕事の依頼をもらえるようになり、確定申告を自身で行うには知識量にも業務量にも限界を感じはじめたので、税理士と顧問契約を結びました。当初は予算的に厳しかったため、日々の入力業務や請求書発行などは会計ソフトを使用して自身で行い、確定申告前にアドバイスをもらうという、一番安価なプランを契約しました。「私がアドバイザーをしているから、このソフトを使えば細かいフォローができます」と勧められ会計ソフトも導入。最初こそ初歩的な質問でもメールをすると、すぐに返信してくれていました。ところが、最近では質問に対するメールへの返信が遅れるように。ひどいときには１週間も放置されたままということもありました。困り果てて事務所に電話すると、明らかに迷惑そうな感じで「忙しくて手が回らないので、会計ソフト会社の問い合わせ窓口に聞いてみてはいかがですか？」と取り合ってくれませんでした。揚げ句、「私はそのソフトのアドバイザーを辞めたので、お答えできません」とまで言われてしまいました。創業したばかりで周囲に相談できる人がいなかったので、経営や助成金などの相談もしたいと考えていたのですが……。安価とはいえ、きちんと依頼しているのに、と憤りを感じてしまいました。高度なサービスは望んでいないのですが、親身になってアドバイスしてくれて、レスポンスの早い先生にお願いしたいと思っています。高望みしすぎでしょうか？ まずは契約書でフォロー範囲を明確にし、事務所から発信を解決策は2つあります。まず、顧問先との契約項目がどこまであるかを確認しましょう。お客様が求めている範囲と、フォローすべき業務量に相違があるのかもしれません。どこまでが対応すべき業務で、どこからがオプション業務なのか明記してあれば、不要なトラブルも防げるはずです。２つめは、普段から事務所から情報を発信していくなど、顧客満足度を上げる努力をしておきましょう。たとえば、メルマガで定期的に情報を発信したり、あえて顧客満足度のアンケート調査をお願いしてみるのも有効な手段です。※月刊プロパートナー2020年11月号より抜粋いかがだったでしょうか？『月刊プロパートナー』2020年11月号では士業事務所に給与・評価についてアンケート調査を実施。結果から見えてくる実態をお伝えするとともに、コロナ禍で見直しが迫られる人事評価制度の仕組みを解説しています。『プロパートナーONLINE』は、士業のための「明日役立つ」記事やセミナー動画などオンラインのコンテンツに加え毎月1冊、士業専門雑誌「月刊プロパートナー」をお届けするサービスです。月額3,000円のサービスを今なら14日間無料でお試しいただけます。▼14日間の無料体験はこちらから▼ 2021.02.11
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