• 【日本経済と会計事務所の未来を考える】今こそ会計人が中心となり中小企業を支えるとき!

    近年、企業の成長戦略としても活況を見せていたM&A。コロナ禍を機に、どのような変化が起きたのか?また、多くの企業の「出口戦略」に携わってきたスペシャリストが考える会計事務所の役割とは?株式会社日本M&Aセンターの金子義典氏に聞きました。 リスク分散のために多角的なM&Aが増加コロナ禍を機に、相談を含めてM&Aの件数は増えています。理由の一つは、今後の経営への不安。先行き不透明な経済状況のなか、「自分の経営力で会社を継続できるのか」「後継者にこのまま引き継いでいいのか」と考える経営者が増えているのです。一方、会社を存続させるためのM&Aにも変化が起きています。以前は、企業の成長速度を早めるため、同業や類似業種の企業をグループ化するM&Aがメインでした。しかしコロナ禍により、事業ポートフォリオの拡充、事業の多角化を目的にしたM&Aが増えています。これは、一つの事業や一つの顧客に依存していると、想定外の事態が起きたときに売上90%減のような大きなダメージを受けると実感したためです。実際に、駅前限定で出店していた飲食店が郊外でレストランを展開している企業を買収する、アパレル会社が日用雑貨を扱う会社を買収するなど、これまであまり見られなかったM&Aが増えはじめています。 出口戦略の支援はまだまだ足りない2025年には、中小企業の経営者の約64%が70歳以上になるといわれています。そのため、後継者がいる118万社に向けて、2018年から事業承継税制の特例措置が始まりました。また、後継者のいない127万社に対しても、マッチング支援の強化や第三者承継促進税制の創設など、国をあげて抜本的な改革が進められていて、10年間で60万社の第三者承継実施を目指しています。ところが、事業承継税制の特例措置を活用するために必要な特例承継計画の2019年度の申請件数は約3800件。2019年のM&A件数は約4000件。どちらも圧倒的に足りていません。株式会社日本M&Aセンターでは、日本M&A協会というネットーワークで全国の会計事務所と連携し、M&Aの支援をしていますが、会員数は約900事務所。60万社の中小企業をサポートしていくためには、まだまだ少ないのです。 中小企業を救うのは会計人のコンサルシフトここで立ち上がるべきは会計人の先生方だと思っています。もっとも経営者から信頼されていて、公平公正かつ客観的立場で経営のサポートができるのが、会計人だからです。そのためにまずは、経営者へのヒアリング、経営相談が入り口になると思います。企業がこれから先も成長を目指すのであれば、経営計画の策定はもちろん、経営通りに進めるためにはどんな手を打つべきかの選択・決断のサポートをする、経営計画のマネジメントが必要です。そして、経営者が選択・決断をするためには、管理会計に踏み込むことが重要です。どの部門、どの時期、どのサービスが利益を上げていて、どこを改善すべきかを数字で出す。コロナ禍で当面の資金繰りを支援している今こそ、会計事務所が資金繰りだけではなくコンサルティングにシフトしなければ、日本の経済は縮小する一方です。借りた資金をきちんと返済していくためには、どのような計画が必要なのか?経営者が真剣に危機と向き合ったタイミングだからこそ、今後の戦略を話しやすいと思うのです。そのコンサルティングのなかでM&Aやそのほかの専門知識が必要になれば、専門業者と連携していただく。先生方が中心となり、さまざまな専門業者と力を合わせて中小企業のサポートしていくことで、日本の経済を救えるのではないでしょうか。 ※月刊プロパートナー2020年11月号より抜粋 ★【先着20名様】「書籍」特別プレゼント★事業承継対策やM&A支援にご関心をお持ちの方に朗報です!先着20名様限定で、人気書籍『M&A思考が日本を強くする JAPAN AS NO.1をもう一度』をもれなくプレゼントします!プレゼントをご希望の方は下記の申込フォームより必要事項を記載の上お申込み下さい!↓↓↓  2021.03.04
  • 一貫したキャラクターで顧客ではなくファンをつくる

    withコロナ/afterコロナといわれるなか、ニューノーマルな働き方をはじめ、人びとの価値観や考え方は大きく変化しています。VUCA(ブーカ/変動性、不確実性、複雑性、曖昧性)の時代を生き抜くために必要な能力を日向崇文氏が解説! キーワード①数字を正しくとらえる数字を利用するならプロセスを見せるマーケティングにおいて、「数字をどう見せる(使う)か?」というのは大きなポイントです。数字は、誰もが信用しているものだからこそ、与える印象を操作できるからです。例えば、ホームページを見た人や就職希望の人に向けて、「従業員数が○人になりました」と 打ち出せば、「成長している事務所なんだ」と安心感を持ってもらえるでしょう。しかし、ただ数字でアピールすればいいわけではありません。インターネットが普及したこともあり、最近では受け手側も「数字の裏側を見抜く力」を持っています。従業員数でいえば、10人入社していても、7人辞めているのなら、「ブラック企業なのでは?」と思われます。つまり、その数字に至るまでのプロセスを示したうえで数字を利用しなければ、説得力が弱まってしまうのです。SNSのフォロワーも同様です。 フォロワーが何十万人いても、すべてのフォロワーがしっかり情報を受け取っているわけではありません。一方で、最近増えている有料のオンラインサロンは、積極的にその人から情報を得ようとしている人の集まりです。となると、オンラインサロンの人数の方が信用できるのかもしれません。このように、数字の裏側、本質を理解して使うことが重要です。 キーワード②キャラ経済自分自身がブランドになる近年、マーケットは資本経済から信用経済へと移行しました。信用経済とは、「うそをつかない人にお金が集まる経済」です。忖度なしに本音を語るタレントや著名人に人気が集まっていることが良い例です。そしてさらに、信用経済から〝キャラ経済〞に変化しはじめています。キャラ経済とは、「魅力的で明確な個性を持つ人が支持される経済」です。先ほど出たオンラインサロンもその一つです。情報があふれている時代では、正しい情報、うそのない情報に対する価値も薄れてしまいます。その代わり、人格や魅力的な個性を持っている人の価値が高まっているのです。個性が明確だと、「どんな人か」がわかりやすいので、人に紹介しやすいというメリットもあります。 キーワード③ファンをつくるファンを増やすには 引き算がポイント近年のマーケティングにおいて重要なことは、顧客を増やすことではなく〝ファンをつくる〞ことです。顧客は、自社のサービスを支持してくれる人ですが、サービス内容を重視するため、他社がもっと良いサービス、もっと安いサービスを出せば、そちらに乗り替えてしまいます。一方で、ファンとは、〝サービス提供者を支持してくれる人〞です。提供者自身や、その人とのコミュニケーション、提供される空間などを好んでくれるので、他社に乗り替える可能性が低いのです。ファンをつくるためには、「どういう人が自分を応援して(選んで)くれるのか?」を相手からの目線で問い続けることが重要です。 そのためには、自分のキャラクターを知ること。そして、自分のキャラクターを活かせるマーケットを探すことがポイントです。その際に考えるべきは〝STP〞。Sはセグメンテーション、Tはターゲティング、Pはポジショニングです。市場を細分化し、細分化したなかのどこを狙えば競合と差別化できるのか?そのなかで自分を活かせる市場を探すのです。また、キャラ経済においてファンを獲得するには、個性がブレないことも重要です。ホームページやSNS、動画サイトなど、情報を発信できる媒体が多いからこそ、発信するキャラクターに一貫性がなければいけません。そこで必要なのが〝引き算〞です。やらないことを明確にして、理念やキャラクターに一貫性を持たせるためには、「あれもこれも」と詰め込まないことが大切です。 ※月刊プロパートナー2020年11月号より抜粋いかがだったでしょうか?『月刊プロパートナー』2020年11月号では士業事務所に給与・評価についてアンケート調査を実施。結果から見えてくる実態をお伝えするとともに、コロナ禍で見直しが迫られる人事評価制度の仕組みを解説しています。『プロパートナーONLINE』は、士業のための「明日役立つ」記事やセミナー動画などオンラインのコンテンツに加え毎月1冊、士業専門雑誌「月刊プロパートナー」をお届けするサービスです。月額3,000円のサービスを今なら14日間無料でお試しいただけます。▼14日間の無料体験はこちらから▼ 2021.02.25
  • 職員の能力に依存しない小規模事務所の成功戦略とは?

    美容室と飲食店に特化し、残業ゼロで一人あたり売上1,450万円(フルタイム換算)を実現している税理士法人阿比留会計事務所の阿比留一裕氏。そのビジネスモデルの秘密と、小規模事務所における経営理論を聞きました。 競合のいないマーケットを狙う開業する前、地方銀行でM&Aや事業再生などを担当していました。そのため、2009年の開業当初は専門であるM&Aや事業再生などの会計士業務を中心に仕事を受けていました。ただ、〝事業〞をしたことがないのに事業再生などをサポートすることに違和感を感じ、「まずは自分でビジネスモデルを構築してみよう」と考えました。ビジネスモデルを構築するには、属人的な会計士業務よりも税理士業務が向いていると考えたものの、税理士業務は未経験。申告書もほとんど見たことがありません。そこでいろいろ考えた結果、美容室・飲食店に特化したサービスをはじめました。 美容室・飲食店に特化した理由は大きく2つ。1つ目は、顧問税理士がついていない業種であること。税務業務の実績がないなかで、顧問税理士の乗り替えを狙うのは困難です。そこで、税理士と顧問契約を結んでいる割合が低い美容室・飲食店を選びました。2つ目は、福岡市には美容室・飲食店が多くあるにもかかわらず、当時は美容室や飲食店を専門にした会計事務所がほとんどなかったことです。ただし、競合がいないのには理由があります。美容室や飲食店は高い顧問料を負担できるお店が少なく、事務作業が苦手。つまり、会計事務所にとっては「顧問料は安いのに作業は多い」顧客です。となると、特化するには、お客様の会計業務や申告書の作成など、直接的に価値を生む作業以外の間接コストをいかに下げるかが重要です。 間接コスト削減と業務標準化を実現間接コストである移動時間を減らすために、事務所から30分圏内で行ける範囲を商圏に設定。さらに、サービスを「開業資金の融資サポート」と「低価格パッケージ型の税務顧問」の2つに絞りました。業種は限定しているので、サービスを絞れば、よりフォーマット化できます。また、開業したての段階からサポートすることによって、私たちがブレーン的な存在になり、こちらの効率の良い方法を受け入れてくれやすいのです。次に、業務の標準化を進めました。とはいえ入力業務すらしたことがありません。そこで、 父親が経営する会計事務所で一番入力の早い職員に協力してもらい、入力作業を動画で撮影。入力手順や確認ポイントも教わりました。あとは、会計ソフトの説明書や機能を調べて、効率の良いオリジナルのマニュアルを作成しました。また、業務管理に時間と手間をかけないことも重要です。その点、美容室や飲食店は規模もほぼ同じで、業務も絞り込んでいるので、全体のボリュームさえわかれば、必要な人数と日数が算出でき、細かな進捗を把握する必要はありません。ですから、進捗管理は顧問先名を書いたホワイトボードのみ。どの工程まで進んだかをマグネットで見えるようにしています。阿比留会計事務所では、正社員1名+パート2名を1ユニットとして、1ユニットあたり80件、1920万円の売上を担当します。業務は標準化していますし、高度な管理も必要ないので、未経験者でも3カ月あればひと通りの作業をこなせるようになります。仕事に関しては、職員個人のオリジナリティは不要で、事務所としてのオリジナリティを全員が同じ品質で再現できることが重要だと考えています。この仕組みを構築したことで、職員のワーク・ライフ・バランスも実現できました。月次の業務を始めるのは毎月18日ごろから。毎日18時に帰宅しても、翌月10日前後には月次業務が終わるので、次の18日までの約1週間は休みです。この勤務形態で、ユニットの管理を担当する正社員の年収は700万円が目安。人事評価もシンプルで、基本給を担当件数で決めて、売上の歩合分を賞与で還元します。顧客のセグメント、顧客に提供する価値、その価値を提供するために職員に求める能力やスキル、人材に左右されない仕組み。小規模事務所で生産性を上げるには、これらを戦略的に組み立てることが必要だと思います。※月刊プロパートナー2020年11月号より抜粋弊社アックスコンサルティングが、阿比留先生監修のもと発売した、『職員10人以下の事務所のための新ビジネス経営理論講座 』も必見です。職員6名以下という小規模ではありますが、独自のビジネスモデルにより年間売上1,450万円という高い生産性を実現している阿比留先生より、全士業の先生方に「働かなくても儲かる事務所」の作り方を解説いただきました。いかがだったでしょうか?『月刊プロパートナー』2020年11月号では士業事務所に給与・評価についてアンケート調査を実施。結果から見えてくる実態をお伝えするとともに、コロナ禍で見直しが迫られる人事評価制度の仕組みを解説しています。『プロパートナーONLINE』は、士業のための「明日役立つ」記事やセミナー動画などオンラインのコンテンツに加え毎月1冊、士業専門雑誌「月刊プロパートナー」をお届けするサービスです。月額3,000円のサービスを今なら14日間無料でお試しいただけます。▼14日間の無料体験はこちらから▼ 2021.02.18
  • 【税理士替えたい110番】〝問い合わせメール〟を一週間も放置。もっと親身になって相談に乗ってほしい!

    顧問先の不満の声から、契約解消を防ぐヒントを紹介。今回は、問い合わせメールを放置してしまったために起きたトラブルです。 契約直後と数年後の態度があまりにも違ってがっかり小さいながらも自分で広告会社を立ち上げて3年。順調に仕事の依頼をもらえるようになり、確定申告を自身で行うには知識量にも業務量にも限界を感じはじめたので、税理士と顧問契約を結びました。当初は予算的に厳しかったため、日々の入力業務や請求書発行などは会計ソフトを使用して自身で行い、確定申告前にアドバイスをもらうという、一番安価なプランを契約しました。「私がアドバイザーをしているから、このソフトを使えば細かいフォローができます」と勧められ会計ソフトも導入。最初こそ初歩的な質問でもメールをすると、すぐに返信してくれていました。ところが、最近では質問に対するメールへの返信が遅れるように。ひどいときには1週間も放置されたままということもありました。困り果てて事務所に電話すると、明らかに迷惑そうな感じで「忙しくて手が回らないので、会計ソフト会社の問い合わせ窓口に聞いてみてはいかがですか?」と取り合ってくれませんでした。揚げ句、「私はそのソフトのアドバイザーを辞めたので、お答えできません」とまで言われてしまいました。創業したばかりで周囲に相談できる人がいなかったので、経営や助成金などの相談もしたいと考えていたのですが……。安価とはいえ、きちんと依頼しているのに、と憤りを感じてしまいました。高度なサービスは望んでいないのですが、親身になってアドバイスしてくれて、レスポンスの早い先生にお願いしたいと思っています。高望みしすぎでしょうか? まずは契約書でフォロー範囲を明確にし、事務所から発信を解決策は2つあります。まず、顧問先との契約項目がどこまであるかを確認しましょう。お客様が求めている範囲と、フォローすべき業務量に相違があるのかもしれません。どこまでが対応すべき業務で、どこからがオプション業務なのか明記してあれば、不要なトラブルも防げるはずです。2つめは、普段から事務所から情報を発信していくなど、顧客満足度を上げる努力をしておきましょう。たとえば、メルマガで定期的に情報を発信したり、あえて顧客満足度のアンケート調査をお願いしてみるのも有効な手段です。※月刊プロパートナー2020年11月号より抜粋いかがだったでしょうか?『月刊プロパートナー』2020年11月号では士業事務所に給与・評価についてアンケート調査を実施。結果から見えてくる実態をお伝えするとともに、コロナ禍で見直しが迫られる人事評価制度の仕組みを解説しています。『プロパートナーONLINE』は、士業のための「明日役立つ」記事やセミナー動画などオンラインのコンテンツに加え毎月1冊、士業専門雑誌「月刊プロパートナー」をお届けするサービスです。月額3,000円のサービスを今なら14日間無料でお試しいただけます。▼14日間の無料体験はこちらから▼ 2021.02.11
  • 案件数300件超のスペシャリストに聞く! 民事信託の最新トレンド

    2030年には認知症により200兆円規模の金融資産が凍結するといわれています。その対策として有効なのが「民事信託」です。そこで、これまで300件超の民事信託に対応してきた司法書士法人トリニティグループの磨和寛氏に、最新のマーケット動向と顧客へ提案する際のポイントを聞きました。 中小企業のBCPは民事信託を入り口にブームが始まり、5年ほど経ちました。マーケットには、どのような変化があると感じていますか?民事信託が普及し始めた当初は、相続税節税や遺留分請求を消滅させるスキームなど、突飛なスキームが目立ちましたが、2018年9月に家族信託の一部無効判決が出たことなどを要因に、「安全性のある民事信託」が求められるフェーズに移行したと感じます。また、当初からあるニーズですが、認知症対策としての信託のニーズは普遍で、直近でも熱を帯びているように感じます。セミナーなどでも「認知症対策」と打ち出すと非常に反響があります。民事信託はさまざまなスキームがある分、いろいろな打ち出しができますが、入り口を難しくしないことが重要です。その点認知症は誰にでも起こりうることで、想像しやすいのです。この数カ月はコロナ禍で不安感が高まったこともあり、問い合わせは増えています。当社はオンライン面談でも対応しているため全国から相談が来ていて、6〜7月は過去最高の問い合わせ数でした。特に中小企業の経営者からの相談が増えています。経営者の場合、どのような切り口で提案するのでしょうか?経営者に関しても認知症対策です。特に、BCP(事業継続計画)の入り口として、まずは「経営者自身の認知症対策」を提案しています。中小企業はBCPを策定しているところは少ないのですが、コロナ禍を機に必要性を感じている経営者は多くいます。トップのマンパワーが大きい分、経営者に万が一のことがあったときのダメージも大きいですから。そこで、民事信託と保険を組み合わせたBCPを提案しています。まずは、経営者個人のリスク対策としての民事信託。その後、IPOやM&Aの準備、事業承継での出口戦略へとつなげます。これから民事信託に取り組む士業事務所であれば、まずは顧問先の経営者、特に 歳以上の経営者に案内するのがおすすめです。また、2019年頃から認知症保険の販売が始まったこともあり、保険の営業マンから「民事信託とセットで提案したい」という声も増えています。民事信託と保険は万が一の「対策」という意味で、とても親和性が高いと思います。 インフラの整った今こそ参入のチャンス民事信託はさらに広がっていくと思いますが、士業事務所が取り組むうえで気をつけなければいけないことはありますか?受託者が信託の目的に従い、受益者のために財産管理をすることが民事信託の目的です。ですから当社では、民事信託本来の目的から外れるもの、例えば相続税の節税を目的とした受益権の複層化、差押回避目的や遺留分の回避などを目的にした信託はお受けしません。これらは税務署や裁判所に否認され、クライアントに損害を与えてしまうからです。こういった点からも、法務と税務どちらの領域も理解したうえで提案することが重要です。だからこそ、専門分野を持ち、倫理観の高い士業が積極的にサポートするべきだと考えています。民事信託は提案型のサービスです。市場での認知度が上がり、ニーズはありますから、きちんと提案できるプレーヤーがいれば案件を増やすことはできます。地方でまだ民事信託案件が少ないのは、ニーズがないからではなく、提案できる人が少ないからです。また、顧客と継続的な関係を築けることで、不動産の売却など関連した提案も出てきます。こういったクリエイティブな提案を楽しめることも重要だと思います。スキームも増え、委託者が亡くなり相続が発生した事例も出始め、行政の対応も見えてきました。ある程度インフラが整った今こそ、参入のチャンスといえます。そのためには、実務を体系的に学ぶ場を用意することも必要です。民事信託を事務所の強みの一つにできれば、さらにお客様のニーズに応えられるようになるはずです。※月刊プロパートナー2020年10月号より抜粋弊社アックスコンサルティングが、磨先生監修のもと発売した、『実務視点から見た民事信託最新論点マスター講座(全3巻)』も必見です。・これから民事信託に取り組みたい・民事信託での案件獲得がうまくいっていないという先生方には特におすすめです。民事信託対応時のフレームワークから、法務・税務のリスクポイントまでを解説したこのDVDとツールで、他事務所との差別化をはかることが可能になります。▼詳細はこちらから▼いかがだったでしょうか?『月刊プロパートナー』2020年10月号では士業事務所のデジタルマーケティング手法や、田舎で伸びる士業事務所の経営戦略法などを詳しく解説しています。『プロパートナーONLINE』は、士業のための「明日役立つ」記事やセミナー動画などオンラインのコンテンツに加え毎月1冊、士業専門雑誌「月刊プロパートナー」をお届けするサービスです。月額3,000円のサービスを今なら14日間無料でお試しいただけます。▼14日間の無料体験はこちらから▼ 2021.02.04
  • オンライン面談のプロが教える印象UP神ワザ②

    今後は新規面談からオンラインで行う機会も増えてきます。少しでも印象を良くし、成約率を上げるための印象アップの秘訣をスペシャリストが解説! アイスブレイクの後は画面オフにする勇気も大事顔が見える状態で、慣れないオンライン面談をするのは大変です。月次面談などでは、最初と最後に談笑する時間を設けておき、入力作業の際や資料提示の際には顔が見えないようカメラをオフするのも、スムーズな面談を行う秘訣です。顔が見えない間はお客様も資料を読んだり休憩できるため、よいブレイクタイムにもなるでしょう。変わり映えしない画面は、お客様の集中力が低下する原因にもなります。資料提示とアイスブレイクのメリハリをつけて、効率の良い面談をつくりましょう。 名刺交換代わりのツールで信用度アップ初回面談からお客様に多くの情報を公開してもらうためには、自己紹介で自身を信頼してもらうことが一番の近道です。自身のプロフィールを公開できる機能があるオンライン面談システムなどを活用し、より多くの情報を相手に公開するとスムーズです。 話に集中してほしいときは資料の文字を少なめにするお客様へ提示する資料を作成する場合、紙で作成するよりも文字などの情報量を少なめにしましょう。資料を画面共有すると、お客様の視線は文字資料に集中してしまいます。会話に集中してもらうためにも、文字資料は少なめにし、話しながら補足していきましょう。文字は少なめでも色味やデザインなどにインパクトのある資料だと、お客様も飽きずに集中できます。情報を詰め込み過ぎず、ときには質問を投げるなどして面談を進めてみてください。   ※月刊プロパートナー2020年7月号より抜粋いかがだったでしょうか?『月刊プロパートナー』2020年7月号ではリモートワークで生産性を上げるコツや田舎で伸びる士業事務所の作り方などを紹介しています。『プロパートナーONLINE』は、士業のための「明日役立つ」記事やセミナー動画などオンラインのコンテンツに加え毎月1冊、士業専門雑誌「月刊プロパートナー」をお届けするサービスです。月額3,000円のサービスを今なら14日間無料でお試しいただけます。▼14日間の無料体験はこちらから▼ 2021.01.28
  • オンライン面談のプロが教える印象UP神ワザ①

    今後は新規面談からオンラインで行う機会も増えてきます。少しでも印象を良くし、成約率を上げるための印象アップの秘訣をスペシャリストが解説! 面談時はジャケット必須!見た目も気持ちも引き締めるオンライン面談は、視線が画面に集中するため、服装などの身だしなみには対面と同じくらい気をつけてください。多くの方はジャケットを着用して対面面談に臨むと思います。オンラインでも基本的には同じです。ジャケットを羽織っているだけで、清潔感ときちんと感が出ます。色は特にこだわりませんが、インナーは明るい色を着ると華やかな印象になります。視覚から入る情報は、とても強く印象に残ります。ですから、オンラインだからとい って油断することなく、服装には気をつけましょう。 対面以上に細かな表情に気を使おう対面と変わらない会話ができるよう、普段以上にオンラインでは表情に気をつけましょう。相手が話しているときは頷くことや相槌を声に出さずにジェスチャーだけにするのも、相手の会話を妨げない手法のひとつです。 リアクションは 1.5倍オーバーにする相手への反応は、普段よりもゆっくりとした動作で大きめにリアクションすると伝わりやすくなります。相手と同時に話してしまうことを避けるために、適度な間を取ってもよいでしょう。 周囲の映らない明るい場所を確保意外に気づかないのが背景についてです。自席で面談をすると後ろに映るファイルに顧問先の情報が明記されていたり、個人情報が見えてしまうこともあります。できれば、会議室などの壁を背にしたり、後ろに何もない面談専用の席を用意するなどの配慮を忘れないようにしましょう。また、自分に集中してもらうよう、シンプルなバーチャル背景にするのもおすすめです。オンライン面談時に顔色が暗く映ると感じる場合は、PC画面の明るさを、明るく調節してみてください。照明機材や外付けカメラが無くてもそれだけで顔色が明るく映ります!  ※月刊プロパートナー2020年7月号より抜粋いかがだったでしょうか?『月刊プロパートナー』2020年7月号ではリモートワークで生産性を上げるコツや田舎で伸びる士業事務所の作り方などを紹介しています。『プロパートナーONLINE』は、士業のための「明日役立つ」記事やセミナー動画などオンラインのコンテンツに加え毎月1冊、士業専門雑誌「月刊プロパートナー」をお届けするサービスです。月額3,000円のサービスを今なら14日間無料でお試しいただけます。▼14日間の無料体験はこちらから▼ 2021.01.21
  • 士業の業務改善に書類の電子化は有効か?

    新型コロナウィルスは、私たちの生活様式を一変させました。士業のみなさまにおかれましては、どのような影響がありましたでしょうか?ここ数か月、士業含め多くの企業から「紙書類の扱いをどうしていくべきか」とのご相談をいただいています。・テレワークを始めたが、紙書類へのアクセス環境が整っていない。・テレワークを始めたことで、オフィス縮小を考えている。伴って保管書類を減らしたい。・書類へのアクセスをスムーズにし、顧客対応へのレスポンススピードを上げたい。同じような悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか?とはいえ、多くの書類を目の前に何からどう始めたらいいのか…そのような悩みをお持ちのみなさまに、書類の電子化とはから書類電子化で気を付けるべき点や実施手段についてご紹介します。 書類の電子化とは上記でご紹介したように、紙書類においてよく見られる課題は以下3つです。・リモートからの閲覧ができない・保管場所が必要でコストがかかる・検索や共有に時間や手間がかかるこれらを解決する手段は紙書類の電子化です。一般的には次の2つの対応が検討されます。①    デジタルデータでやり取りする(紙の発生を抑える)②    書類をスキャン電子化する(紙の管理方法を変える)可能な限り①を実現するのが理想的ですよね。自らが作成する書類はデジタルデータで管理する、顧問先やクライアントから受け取る書類についても極力デジタルデータで受け取るということです。メールでのやり取りはもちろん、コミュニケーションツールなどを使って簡単に管理・共有を行える環境を整えることも継続的に①を実現する秘訣といえるでしょう。しかしながら、すでに過去発生してしまった紙書類、どうしても紙でやり取りせざるを得ない書類は存在します。その場合は②で対応していくことになります。今回のコラムでは②の対応が必要となっているみなさまに、お役に立てる情報をお届けしたいと思っています。 書類電子化のメリット・デメリットでは、書類電子化にはどのようなメリット・デメリットがあるでしょうか。一般的には以下のようなことが言われています。 【メリット】 検索しやすくなるどこからでも閲覧できるセキュリティ管理が容易になる共有しやすくなる紛失リスクが減る保管スペース・コストが削減できる 【デメリット】 電子化する時間と人手の確保が必要大量の書類への対応が必要な場合がある電子化のルール設定と運用が必要検索しやすく、どこからでも閲覧ができれば、メンバーとの情報共有、顧客への対応もスムーズになります。そして、あまり知られていませんが、情報漏洩の多くは紙書類からといわれており、データで管理することで紛失リスクも軽減できます。また、紙書類が減ることで保管スペースやコストが削減できるのは言うまでもありません。以上のように書類を電子化することは多くのメリットをもたらすように思われます。では、なぜいままであまり取り入れられてこなかったのでしょうか?または定着してこなかったのでしょうか? 書類電子化が進まない・定着しない理由 ~書類電子化で抑えるべきポイント~士業において電子化が進まないひとつの理由として、検索性は低くとも閲覧性が高い紙書類のほうが重宝されてきた面があると考えられます。しかし、行動様式を変えざるを得ないいま、書類電子化は避けられない課題でしょう。ここからはデメリットを紐解きながら、書類電子化を推進するにはどんなことが懸念され、どんなことに気を付けてすすめるべきかをご紹介したいと思います。 ①    想像以上にかかる手間と時間…思うようには進まない。電子化作業をするには「人・機械・時間」が必要となります。電子化を行うには対象となる書類のボリュームに応じた「人・機械・時間」という資源を確保できることが前提となります。特に人手と時間については慎重に検討されないことが多く、想定していたように電子化が進まなくなってしまうケースがあるので注意が必要です。実際にどのくらいの人手と時間が必要となるかをテストすることをおすすめします。 ②    大量の書類をスキャン電子化する必要がある…と思われている。検索メリットを高めるには、対象となる書類数は多いに越したことはありません。しかし、①で述べた通り、電子化作業にはいくつかの資源、つまり多くのコストを必要とします。よって大量の書類の電子化が必要と考えること自体を改める必要があります。電子化をする必要がある書類はどれであるか、その選定が書類電子化を検討するうえで最も重要な作業となるでしょう。電子化せずに廃棄する、保管は必要だが閲覧頻度が高くないものは外部倉庫に保管する、などの手段も含めて検討しましょう。 ③    気づけば電子のごみ箱に…環境維持には多少の工夫が必要です。データ化することで検索性は上がりますが、管理方法としては紙書類と一緒でルールを設け書類管理をしていく必要があります。容易に電子化でき紙のときよりも多くのデータを保管できることから、気づけば不要なデータであふれているという状況が発生しがちだからです。例えば、次のような管理方法があります。・フォルダの階層一般的に3階層までに収めると管理しやすいとされています。・版管理、廃棄サイクルの設定古いデータは一定期間で削除するなど、誰が見ても最新版がわかるよう版管理のルールを設けましょう。・フォルダへのナンバリングフォルダが複数存在する場合にはナンバリングして管理するとよいでしょう。不要なフォルダを作らせない効果もあります。難しいルールではないですが、維持するのは意外と難しいもの。ルールを明確にし、定期的に教育、棚卸をすることで、いつ誰がアクセスしても保管先が常に同じ状態で保たれているという状況を作ることを心掛けましょう。 書類電子化の実施手段電子化作業は、先に述べた通り、人・機械・時間が確保できれば自社で行うことが可能です。想像以上に手間や時間がかかる作業になりますので、余裕をもって計画的に行うようにしましょう。一方、人手や時間の確保が難しそう、電子化すべき書類の選出方法が分からない…など、なかなか実行が難しそうという印象を持たれた方もいらっしゃるかもしれません。そのような企業・事務所さまには、書類電子化のアウトソーシングの利用をおすすめします。電子化という専門領域で培ってきたノウハウで電子化業務を効率よくデザインし、人・機械・時間を提供してくれます。きっと不安に感じた項目についても多種多様な業界業態のお客様に対応してきたベンダーであれば、適切なアドバイスをしてくれることでしょう。書類電子化でひらける業務の新しい形、書類電子化の注意ポイントと実施手段についてご理解いただけましたでしょうか?生活様式の変化に伴い、働き方だけでなく人々の価値観もさらに多様化することが想像されます。これからはどこからでも繋がれる分、お互いを理解するためにコミュニケーションをとることがさらに重要となってくるのではないでしょうか?良質なコミュニケーションのためにも情報アクセスに不自由を感じない環境を整えることから始めませんか?キヤノンマーケティングジャパンはみなさまの書類電子化を支援します。 キヤノンMJのスキャン電子化BPOサービススキャン電子化で 情報資産のフル活用を実現!長年培ってきたノウハウで、電子化の効果を最大限発揮させるご提案をお届けします。キヤノンマーケティングジャパンの「スキャン電子化BPO」はこちら  2021.01.18
  • 部下とのコミュニケーションは下心を白状すればうまくいく

    withコロナ / afterコロナといわれるなか、ニューノーマルな働き方をはじめ、人びとの価値観や考え方は大きく変化しています。VUCA(ブーカ/変動性、不確実性、複雑性、曖昧性)の時代を生き抜くために必要な能力を日向崇文氏が解説! キーワード①「チームからコミュニティへ」価値観でつながった 安心・安全な組織これからのチームづくりには、〝コミュニティ〞の考え方を取り入れることが必要です。これは、家族、地域、SNSなど、「会社以外のコミュニティのあり方を参考にする」ということです。今までは〝個の時代〞でした。会社でいえば、目標を達成するために「全員が4番バッター」となるスペシャリスト集団が求められ、スキルのある即戦力の採用が重視されてきました。しかしこれからは、〝集落の時代〞になっていきます。集落とは、価値観や理念でつながった、安心感を感じられるコミュニティです。そのためには、能力より人柄を重視した採用をすることです。コミュニティでは、周囲の人の力を借りながら物事を進めていくのが当たり前です。自分のキャパシティのなかだけでしか対応できない人より、はるかに情報が集まり、質の高い仕事ができます。そのためには、人柄が重要。人柄を重視すれば、能力も同時に手に入るともいえます。さまざまな職業を掛け合わせて「複業」をすることが当たり前になり、一つの会社に縛られない働き方が広がっています。これは、会社の位置付けが、一つのプラットフォームになったということです。 これからは「社員が会社を切る時代」になるので、チームのあり方も変えていかなければいけません。経営層や幹部はコミュニティの考え方を取り入れる。若い層はチームの考え方を取り入れながら、融合していくことが必要です。 キーワード②「下心を白状する」本音を出し合える風土をつくる部下とコミュニケーションをとるときに、〝下心を白状させるマネジメント〞を心がけます。下心というのは、「これを相談することで、何を得たいのか?」という本音です。下心を知った方が、部下が知りたい答えを最短距離で伝えられるからです。相談者の中には、「業界を良くしたい」と言いながら、実は「自分が儲けたい」という人も少なくありません。部下であれば、「上司を利用したい」という下心での相談なのか、それとも純粋に 「プロジェクトを成功させたい」という相談なのかといった違いです。 その下心を探る時間は非効率的ですし、結果、欲しい答えを示せず、 遠回りになってしまいます。さらに、相手に悪い印象を与えてしまう場合もあります。むしろ、下心を正直に白状する人の方が、好感度は上がるのです。ですから、部下から相談があったら「どういうつもりで聞いているの?」「何が知りたいの?」と投げかけ、下心を白状できる風土をつくりましょう。これは、上司側も同じ。相談に乗る側にも下心はあります。「自分は何をしたいのか?」「部下に何をして欲しいのか?」を、一人ひとりに伝えることが重要です。事務所の規模によっては、「所長対その他大勢」という組織構成になっている場合もあるかもしれませんが、そのなかでも1対1の関係性が大事なのです。 キーワード③「圧倒的成果」部下を成長させるのは結果を出せる上司チームにおける上司の仕事は大きく4つ。1. 自分がいなくなっても続くビジネスモデルを構築すること2. 部下を打席に立たせること3. 部下が空振りしても何度でも打席に立たせ続けること4. 部下が何度三振してもいいように、自分がいつでもホームランを打てるようすること多くの組織を見てきたなかで、特に3.4ができない上司が多いように感じます。なぜなら、部下に任せるとクオリティが落ちてしまうからです。ですが、圧倒的な結果を出せる上司がサポートするから、結果がついてくるのです。 ※月刊プロパートナー2020年10月号より抜粋いかがだったでしょうか?『月刊プロパートナー』2020年10月号では士業事務所のデジタルマーケティング手法や、田舎で伸びる士業事務所の経営戦略法などを詳しく解説しています。『月刊プロパートナー』のバックナンバーも読み放題のプレミアム会員 14日間無料体験ならその他様々な記事もお楽しみいただけます。ぜひご事務所の経営にお役立てください。▼月刊プロパートナーバックナンバー読み放題はこちらから▼ 2021.01.14
  • 問い合わせが2倍に増える!ランディングページの見せ方

    サービスを全面に押し出すランディングページから代表取締役の加藤利彦氏を全面に押し出した見せ方にしたことで、問い合わせが2倍も増えたというグッドマネジメント総合研究所。問い合わせが増える見せ方のポイントを解説します。 POINT 1メイン画像にはインパクトを与える画像を配置して差別化ランディングページは伝えたいことを明確にすることが重要です。自社の強みは何なのか、このページで何を伝えたいのかを最大限アピールしていきましょう。その際、強みとなる部分はページの頭に持ってくることを意識すると、閲覧者を誘導しやすくなります。誰がサポートするのかわかるようにメイン画像に写真を載せて、IT導入支援に至ったきっかけやサポートしていくうえでの思いなどをしっかり明記しています。 POINT 2登壇セミナー動画をページ内に埋め込み説得力を与えるセミナーで話している普段の姿を動画で見てもらうことで、人柄をある程度理解してもらえると思います。話している内容にどれだけ共感できたかという点も、依頼者にとっては重要な判断材料になります。 POINT 3自分の情報は決して出し惜しみしない!顧問契約を獲得するには自身がどのくらいのレベルの相談に応えられるか相手に理解してもらう必要があります。資料や情報はランディングページで出し惜しみすることなく詳しく公開することが新規獲得の近道です。 POINT 4見込み客をクロージングする無料相談フォームを作成確度の高い見込み客を確実にクロージングするには、自分を信頼してもらう決定打が必要です。その際に有効なのが、30分間無料で相談に乗るサービスに申し込めるフォームです。ここまで誘導できれば8割は顧客獲得できるでしょう。 POINT 5FacebookやTwitterなどSNSと連動を忘れずにランディングページを充実させることも大事ですが、ランディングページ自体の存在を周知させなくては、潜在顧客にアプローチすることすらできません。ランディングページが完成したら、SNSで存在を拡散し、流入量を増やすことも忘れずに。 ※月刊プロパートナー2020年10月号より抜粋いかがだったでしょうか?『月刊プロパートナー』2020年10月号では士業事務所のデジタルマーケティング手法や、田舎で伸びる士業事務所の経営戦略法などを詳しく解説しています。『月刊プロパートナー』のバックナンバーも読み放題のプレミアム会員 14日間無料体験ならその他様々な記事もお楽しみいただけます。ぜひご事務所の経営にお役立てください。▼月刊プロパートナーバックナンバー読み放題はこちらから▼ 2021.01.07
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