• オンライン面談のプロが教える印象UP神ワザ①

    今後は新規面談からオンラインで行う機会も増えてきます。少しでも印象を良くし、成約率を上げるための印象アップの秘訣をスペシャリストが解説! 面談時はジャケット必須!見た目も気持ちも引き締めるオンライン面談は、視線が画面に集中するため、服装などの身だしなみには対面と同じくらい気をつけてください。多くの方はジャケットを着用して対面面談に臨むと思います。オンラインでも基本的には同じです。ジャケットを羽織っているだけで、清潔感ときちんと感が出ます。色は特にこだわりませんが、インナーは明るい色を着ると華やかな印象になります。視覚から入る情報は、とても強く印象に残ります。ですから、オンラインだからとい って油断することなく、服装には気をつけましょう。 対面以上に細かな表情に気を使おう対面と変わらない会話ができるよう、普段以上にオンラインでは表情に気をつけましょう。相手が話しているときは頷くことや相槌を声に出さずにジェスチャーだけにするのも、相手の会話を妨げない手法のひとつです。 リアクションは 1.5倍オーバーにする相手への反応は、普段よりもゆっくりとした動作で大きめにリアクションすると伝わりやすくなります。相手と同時に話してしまうことを避けるために、適度な間を取ってもよいでしょう。 周囲の映らない明るい場所を確保意外に気づかないのが背景についてです。自席で面談をすると後ろに映るファイルに顧問先の情報が明記されていたり、個人情報が見えてしまうこともあります。できれば、会議室などの壁を背にしたり、後ろに何もない面談専用の席を用意するなどの配慮を忘れないようにしましょう。また、自分に集中してもらうよう、シンプルなバーチャル背景にするのもおすすめです。オンライン面談時に顔色が暗く映ると感じる場合は、PC画面の明るさを、明るく調節してみてください。照明機材や外付けカメラが無くてもそれだけで顔色が明るく映ります!  ※月刊プロパートナー2020年7月号より抜粋いかがだったでしょうか?『月刊プロパートナー』2020年7月号ではリモートワークで生産性を上げるコツや田舎で伸びる士業事務所の作り方などを紹介しています。『プロパートナーONLINE』は、士業のための「明日役立つ」記事やセミナー動画などオンラインのコンテンツに加え毎月1冊、士業専門雑誌「月刊プロパートナー」をお届けするサービスです。月額3,000円のサービスを今なら14日間無料でお試しいただけます。▼14日間の無料体験はこちらから▼ 2021.01.21
  • 士業の業務改善に書類の電子化は有効か?

    新型コロナウィルスは、私たちの生活様式を一変させました。士業のみなさまにおかれましては、どのような影響がありましたでしょうか?ここ数か月、士業含め多くの企業から「紙書類の扱いをどうしていくべきか」とのご相談をいただいています。・テレワークを始めたが、紙書類へのアクセス環境が整っていない。・テレワークを始めたことで、オフィス縮小を考えている。伴って保管書類を減らしたい。・書類へのアクセスをスムーズにし、顧客対応へのレスポンススピードを上げたい。同じような悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか?とはいえ、多くの書類を目の前に何からどう始めたらいいのか…そのような悩みをお持ちのみなさまに、書類の電子化とはから書類電子化で気を付けるべき点や実施手段についてご紹介します。 書類の電子化とは上記でご紹介したように、紙書類においてよく見られる課題は以下3つです。・リモートからの閲覧ができない・保管場所が必要でコストがかかる・検索や共有に時間や手間がかかるこれらを解決する手段は紙書類の電子化です。一般的には次の2つの対応が検討されます。①    デジタルデータでやり取りする(紙の発生を抑える)②    書類をスキャン電子化する(紙の管理方法を変える)可能な限り①を実現するのが理想的ですよね。自らが作成する書類はデジタルデータで管理する、顧問先やクライアントから受け取る書類についても極力デジタルデータで受け取るということです。メールでのやり取りはもちろん、コミュニケーションツールなどを使って簡単に管理・共有を行える環境を整えることも継続的に①を実現する秘訣といえるでしょう。しかしながら、すでに過去発生してしまった紙書類、どうしても紙でやり取りせざるを得ない書類は存在します。その場合は②で対応していくことになります。今回のコラムでは②の対応が必要となっているみなさまに、お役に立てる情報をお届けしたいと思っています。 書類電子化のメリット・デメリットでは、書類電子化にはどのようなメリット・デメリットがあるでしょうか。一般的には以下のようなことが言われています。 【メリット】 検索しやすくなるどこからでも閲覧できるセキュリティ管理が容易になる共有しやすくなる紛失リスクが減る保管スペース・コストが削減できる 【デメリット】 電子化する時間と人手の確保が必要大量の書類への対応が必要な場合がある電子化のルール設定と運用が必要検索しやすく、どこからでも閲覧ができれば、メンバーとの情報共有、顧客への対応もスムーズになります。そして、あまり知られていませんが、情報漏洩の多くは紙書類からといわれており、データで管理することで紛失リスクも軽減できます。また、紙書類が減ることで保管スペースやコストが削減できるのは言うまでもありません。以上のように書類を電子化することは多くのメリットをもたらすように思われます。では、なぜいままであまり取り入れられてこなかったのでしょうか?または定着してこなかったのでしょうか? 書類電子化が進まない・定着しない理由 ~書類電子化で抑えるべきポイント~士業において電子化が進まないひとつの理由として、検索性は低くとも閲覧性が高い紙書類のほうが重宝されてきた面があると考えられます。しかし、行動様式を変えざるを得ないいま、書類電子化は避けられない課題でしょう。ここからはデメリットを紐解きながら、書類電子化を推進するにはどんなことが懸念され、どんなことに気を付けてすすめるべきかをご紹介したいと思います。 ①    想像以上にかかる手間と時間…思うようには進まない。電子化作業をするには「人・機械・時間」が必要となります。電子化を行うには対象となる書類のボリュームに応じた「人・機械・時間」という資源を確保できることが前提となります。特に人手と時間については慎重に検討されないことが多く、想定していたように電子化が進まなくなってしまうケースがあるので注意が必要です。実際にどのくらいの人手と時間が必要となるかをテストすることをおすすめします。 ②    大量の書類をスキャン電子化する必要がある…と思われている。検索メリットを高めるには、対象となる書類数は多いに越したことはありません。しかし、①で述べた通り、電子化作業にはいくつかの資源、つまり多くのコストを必要とします。よって大量の書類の電子化が必要と考えること自体を改める必要があります。電子化をする必要がある書類はどれであるか、その選定が書類電子化を検討するうえで最も重要な作業となるでしょう。電子化せずに廃棄する、保管は必要だが閲覧頻度が高くないものは外部倉庫に保管する、などの手段も含めて検討しましょう。 ③    気づけば電子のごみ箱に…環境維持には多少の工夫が必要です。データ化することで検索性は上がりますが、管理方法としては紙書類と一緒でルールを設け書類管理をしていく必要があります。容易に電子化でき紙のときよりも多くのデータを保管できることから、気づけば不要なデータであふれているという状況が発生しがちだからです。例えば、次のような管理方法があります。・フォルダの階層一般的に3階層までに収めると管理しやすいとされています。・版管理、廃棄サイクルの設定古いデータは一定期間で削除するなど、誰が見ても最新版がわかるよう版管理のルールを設けましょう。・フォルダへのナンバリングフォルダが複数存在する場合にはナンバリングして管理するとよいでしょう。不要なフォルダを作らせない効果もあります。難しいルールではないですが、維持するのは意外と難しいもの。ルールを明確にし、定期的に教育、棚卸をすることで、いつ誰がアクセスしても保管先が常に同じ状態で保たれているという状況を作ることを心掛けましょう。 書類電子化の実施手段電子化作業は、先に述べた通り、人・機械・時間が確保できれば自社で行うことが可能です。想像以上に手間や時間がかかる作業になりますので、余裕をもって計画的に行うようにしましょう。一方、人手や時間の確保が難しそう、電子化すべき書類の選出方法が分からない…など、なかなか実行が難しそうという印象を持たれた方もいらっしゃるかもしれません。そのような企業・事務所さまには、書類電子化のアウトソーシングの利用をおすすめします。電子化という専門領域で培ってきたノウハウで電子化業務を効率よくデザインし、人・機械・時間を提供してくれます。きっと不安に感じた項目についても多種多様な業界業態のお客様に対応してきたベンダーであれば、適切なアドバイスをしてくれることでしょう。書類電子化でひらける業務の新しい形、書類電子化の注意ポイントと実施手段についてご理解いただけましたでしょうか?生活様式の変化に伴い、働き方だけでなく人々の価値観もさらに多様化することが想像されます。これからはどこからでも繋がれる分、お互いを理解するためにコミュニケーションをとることがさらに重要となってくるのではないでしょうか?良質なコミュニケーションのためにも情報アクセスに不自由を感じない環境を整えることから始めませんか?キヤノンマーケティングジャパンはみなさまの書類電子化を支援します。 キヤノンMJのスキャン電子化BPOサービススキャン電子化で 情報資産のフル活用を実現!長年培ってきたノウハウで、電子化の効果を最大限発揮させるご提案をお届けします。キヤノンマーケティングジャパンの「スキャン電子化BPO」はこちら  2021.01.18
  • 部下とのコミュニケーションは下心を白状すればうまくいく

    withコロナ / afterコロナといわれるなか、ニューノーマルな働き方をはじめ、人びとの価値観や考え方は大きく変化しています。VUCA(ブーカ/変動性、不確実性、複雑性、曖昧性)の時代を生き抜くために必要な能力を日向崇文氏が解説! キーワード①「チームからコミュニティへ」価値観でつながった 安心・安全な組織これからのチームづくりには、〝コミュニティ〞の考え方を取り入れることが必要です。これは、家族、地域、SNSなど、「会社以外のコミュニティのあり方を参考にする」ということです。今までは〝個の時代〞でした。会社でいえば、目標を達成するために「全員が4番バッター」となるスペシャリスト集団が求められ、スキルのある即戦力の採用が重視されてきました。しかしこれからは、〝集落の時代〞になっていきます。集落とは、価値観や理念でつながった、安心感を感じられるコミュニティです。そのためには、能力より人柄を重視した採用をすることです。コミュニティでは、周囲の人の力を借りながら物事を進めていくのが当たり前です。自分のキャパシティのなかだけでしか対応できない人より、はるかに情報が集まり、質の高い仕事ができます。そのためには、人柄が重要。人柄を重視すれば、能力も同時に手に入るともいえます。さまざまな職業を掛け合わせて「複業」をすることが当たり前になり、一つの会社に縛られない働き方が広がっています。これは、会社の位置付けが、一つのプラットフォームになったということです。 これからは「社員が会社を切る時代」になるので、チームのあり方も変えていかなければいけません。経営層や幹部はコミュニティの考え方を取り入れる。若い層はチームの考え方を取り入れながら、融合していくことが必要です。 キーワード②「下心を白状する」本音を出し合える風土をつくる部下とコミュニケーションをとるときに、〝下心を白状させるマネジメント〞を心がけます。下心というのは、「これを相談することで、何を得たいのか?」という本音です。下心を知った方が、部下が知りたい答えを最短距離で伝えられるからです。相談者の中には、「業界を良くしたい」と言いながら、実は「自分が儲けたい」という人も少なくありません。部下であれば、「上司を利用したい」という下心での相談なのか、それとも純粋に 「プロジェクトを成功させたい」という相談なのかといった違いです。 その下心を探る時間は非効率的ですし、結果、欲しい答えを示せず、 遠回りになってしまいます。さらに、相手に悪い印象を与えてしまう場合もあります。むしろ、下心を正直に白状する人の方が、好感度は上がるのです。ですから、部下から相談があったら「どういうつもりで聞いているの?」「何が知りたいの?」と投げかけ、下心を白状できる風土をつくりましょう。これは、上司側も同じ。相談に乗る側にも下心はあります。「自分は何をしたいのか?」「部下に何をして欲しいのか?」を、一人ひとりに伝えることが重要です。事務所の規模によっては、「所長対その他大勢」という組織構成になっている場合もあるかもしれませんが、そのなかでも1対1の関係性が大事なのです。 キーワード③「圧倒的成果」部下を成長させるのは結果を出せる上司チームにおける上司の仕事は大きく4つ。1. 自分がいなくなっても続くビジネスモデルを構築すること2. 部下を打席に立たせること3. 部下が空振りしても何度でも打席に立たせ続けること4. 部下が何度三振してもいいように、自分がいつでもホームランを打てるようすること多くの組織を見てきたなかで、特に3.4ができない上司が多いように感じます。なぜなら、部下に任せるとクオリティが落ちてしまうからです。ですが、圧倒的な結果を出せる上司がサポートするから、結果がついてくるのです。 ※月刊プロパートナー2020年10月号より抜粋いかがだったでしょうか?『月刊プロパートナー』2020年10月号では士業事務所のデジタルマーケティング手法や、田舎で伸びる士業事務所の経営戦略法などを詳しく解説しています。『月刊プロパートナー』のバックナンバーも読み放題のプレミアム会員 14日間無料体験ならその他様々な記事もお楽しみいただけます。ぜひご事務所の経営にお役立てください。▼月刊プロパートナーバックナンバー読み放題はこちらから▼ 2021.01.14
  • 問い合わせが2倍に増える!ランディングページの見せ方

    サービスを全面に押し出すランディングページから代表取締役の加藤利彦氏を全面に押し出した見せ方にしたことで、問い合わせが2倍も増えたというグッドマネジメント総合研究所。問い合わせが増える見せ方のポイントを解説します。 POINT 1メイン画像にはインパクトを与える画像を配置して差別化ランディングページは伝えたいことを明確にすることが重要です。自社の強みは何なのか、このページで何を伝えたいのかを最大限アピールしていきましょう。その際、強みとなる部分はページの頭に持ってくることを意識すると、閲覧者を誘導しやすくなります。誰がサポートするのかわかるようにメイン画像に写真を載せて、IT導入支援に至ったきっかけやサポートしていくうえでの思いなどをしっかり明記しています。 POINT 2登壇セミナー動画をページ内に埋め込み説得力を与えるセミナーで話している普段の姿を動画で見てもらうことで、人柄をある程度理解してもらえると思います。話している内容にどれだけ共感できたかという点も、依頼者にとっては重要な判断材料になります。 POINT 3自分の情報は決して出し惜しみしない!顧問契約を獲得するには自身がどのくらいのレベルの相談に応えられるか相手に理解してもらう必要があります。資料や情報はランディングページで出し惜しみすることなく詳しく公開することが新規獲得の近道です。 POINT 4見込み客をクロージングする無料相談フォームを作成確度の高い見込み客を確実にクロージングするには、自分を信頼してもらう決定打が必要です。その際に有効なのが、30分間無料で相談に乗るサービスに申し込めるフォームです。ここまで誘導できれば8割は顧客獲得できるでしょう。 POINT 5FacebookやTwitterなどSNSと連動を忘れずにランディングページを充実させることも大事ですが、ランディングページ自体の存在を周知させなくては、潜在顧客にアプローチすることすらできません。ランディングページが完成したら、SNSで存在を拡散し、流入量を増やすことも忘れずに。 ※月刊プロパートナー2020年10月号より抜粋いかがだったでしょうか?『月刊プロパートナー』2020年10月号では士業事務所のデジタルマーケティング手法や、田舎で伸びる士業事務所の経営戦略法などを詳しく解説しています。『月刊プロパートナー』のバックナンバーも読み放題のプレミアム会員 14日間無料体験ならその他様々な記事もお楽しみいただけます。ぜひご事務所の経営にお役立てください。▼月刊プロパートナーバックナンバー読み放題はこちらから▼ 2021.01.07
  • 顧問先&事務所永続のためにこれから提案すべきこと

    今後も起こり得る感染症蔓延や天災に備え、顧問先のビジネスを強くするために士業事務所が提案、サポートするべきこととは何か?士業コンサルタントが解説します。 1.バックオフィス部門のリモートワーク化バックオフィス部門にITツールを導入すれば、長期的なコスト削減はもちろん、リモートワークにも対応できます。そこで、新型コロナを受け、事務所で導入したリモートワークのノウハウ(業務ソフトの使い方の標準化、業務管理など)を顧問先の経理部や総務部、人事部などに提供しましょう。IT導入支援サービスを行っている企業と連携してサポートすると効率的です。★追加で提案できるサービス・経理代行、人事代行・リモートワークに伴う就業規則の改定・リモートワークを想定した人事評価制度の見直し 2.新規ビジネスの立ち上げ支援資金調達のためには、儲かるビジネスを生み出す必要があります。また、収益の柱が1つしかない場合、その収益を失うと一気に経営難に陥ります。例えば、飲食店で来店型ビジネスができなくなった場合には、テイクアウトなどの新規ビジネスが必要です。経営者の新規ビジネス立ち上げのための情報収集ができるようサポートしましょう。★士業事務所に求められるサポートSNSやWebで構築したつながりを活かして、専門家同士(経営者同士)を紹介。ビジネスのアイデアを刺激させる環境を提供する。 3.事業のスマート化・スモール化のサポート今後は、人員削減や事業削減を考える企業が増えると考えられるので、そのサポートが必要です。また、自分で稼ぐ能力の高い優秀層の従業員には、会社組織に固執しないパラレルキャリアという考え方が浸透してきています。会社の規模を追うのではなく、スモールビジネスを多数持つことは、経営のリスクヘッジはもちろん、優秀層の引き止めにもつながります。★士業事務所に求められるサポート・組織再編、M&A・人的コスト削減支援・従業員のキャリア構築支援 顧客に発言権のある士業が求められていく新型コロナによる経済危機で、顧問先は今まで以上にコストにシビアになり、自社のビジネスに危機感を抱いています。顧問先から相談されたら考えるというスタイルでは、不満を抱かれてしまうかもしれません。また、リモートワークやパラレルキャリアなど、会社に縛られない働き方も定着していきます。これまで以上に事業計画や人材戦略に踏み込んだ提案、新しいビジネスを生み出すサポートをしてくれる発言力、発信力のある士業、コンプライアンスに強い士業が求められていくでしょう。※月刊プロパートナー2020年6月号より抜粋いかがだったでしょうか?『月刊プロパートナー』2020年6月号ではリモートワークの導入やビジネスモデル見直し、顧問先への新サービスなど、withコロナで士業事務所をどう変えるか、詳しく解説しています。『月刊プロパートナー』のバックナンバーも読み放題のプレミアム会員 14日間無料体験ならその他様々な記事もお楽しみいただけます。ぜひご事務所の経営にお役立てください。▼月刊プロパートナーバックナンバー読み放題はこちらから▼ 2020.12.31
  • 危機に負けない事務所をつくる12STEP

    未曾有の経済危機のなか、顧問先を守るためには士業事務所も従来型の業務やサービスからの脱却が必要です。業務効率化と顧客満足度向上を両立させた事務所をつくるために必要なことを、士業コンサルタントが解説します。 STEP1.顧問先の状況を把握する新型コロナの影響は、飲食業や観光業に限らず、さまざまな業界に波及しています。まずは、顧問先にどのような変化が起きているのか、今後どのような影響が考えられるのかをヒアリングしましょう。 STEP2.支援が必要な顧問先を分類するSTEP1のヒアリングをもとに、今までのように事業継続ができるかできないかで、クライアントを分類します。事務所からの対策、支援が必要か必要でないかを分類の目安にすると良いでしょう。 STEP3.コロナ対策プロジェクトの立ち上げ所長をリーダーに、支援が必要な顧問先を担当している職員全員が参加してプロジェクトチームを立ち上げます。資金調達や調達後の事業計画策定のほか、事務所でサポートできることがないかを話し合いましょう。また、事務所で対応できない場合も専門家を紹介するなどの支援をします。月次の業務に加える形でコロナプロジェクトの業務を担当させることで、業務管理をしていきます。 STEP4.業務管理をクラウド化する社内サーバーや個々のパソコン内での資料保管、Excelでの顧客管理はリモートワークに向かないほか、業務の属人化にもつながるため、クラウドで管理するようにしましょう。①顧問先にある文書、事務所内の書類のデータ化②業務ソフトのデジタル化、もしくは遠隔ソフトで外部からのアクセスを可能にする③事務所および自宅のインターネット環境を整備する④機密保持ルールを整備する STEP5.クラウド化に対応した業務標準化データを共有する場合、個人での保管ルールのままでは、ほかの人がファイルを探しにくいなど、非効率です。ファイル名の付け方やフォルダ分けのルールなどの整備を行いましょう。 STEP6.成果管理ルールの設定「何をもって仕事をしたと判断するのか?」のルールを決めます。アウトソーシング業務のように、「何時間でこの業務を終える」というルールを決めることで、成果を管理しやすくなります。 STEP7.リモートワークを導入するSTEP1~6を実施せずにリモートワークを導入しても、うまく進みません。本格導入を考えているのであれば、再度見直しをしてみましょう。 STEP8.顧客セグメントの再設定有事の際にも対応品質を落とさずにフォローできる顧客や、有事の際に伸びた業種をターゲットに設定します。例えば、日常のフォローを訪問ではなくチャットで行う場合、それに対応できる顧客を増やすことで、有事の際も同品質のフォローが可能です。また、ユーチューバーに特化した税務会計サービスなどは、今後ニーズが高まると考えられます。 STEP9.マーケティング方法の再検討STEP8で設定したターゲットに合わせたマーケティングを検討します。今回、対面での営業ができない状況になったように、もはやWebマーケティングは必須です。独自のメディア構築には時間もコストもかかるため、所長や職員の人脈を活用できるSNSやレポート活用が有効です。①事務所のSNSページを作成。顧客、提携先など、 すでにあるネットワークに友達申請し、Web上で常につながっている状態をつくる②無料でダウンロードできるレポート(例「特別融資の申請方法完全マニュアル」など)を 事務所サイトやSNSにアップし、問い合わせが来たら無料相談のアポを入れる STEP10.事務所の強みの再構築顧客にとって、「なぜこの事務所に依頼するのか?」の理由が明確であることが重要です。例えば、新型コロナを受け、資金調達、資金繰りサービスは、もはやスタンダードなサービスであると認識する顧客が多いでしょう。PLの改善よりBSの改善提案ができることなど、顧客が自社を選ぶ理由を明確にし、新たな強みを構築しましょう。 STEP11.2軸のビジネスで価値提供例えば、アウトソーシング業務は固定費削減の対象になりやすいですが、日頃から経営相談にも対応していれば、解約される可能性は低くなります。また、アウトソーシング業務を受任していれば、試算表をすぐに作成できて融資の計画表作成にも素早く対応できるため、コンサル業務に加えてスポットの売上も見込めます。収益の柱を複数持つことで、有事の際のリスクヘッジができるのです。提供できるサービスをメニュー化し、アウトソーシングと付加価値業務の2軸でビジネスを進めましょう。 STEP12.定期的な情報発信網を用意するメルマガやSNSなど、有事の際でもすべてのお客様に情報を発信できる手段を準備しましょう。特にメルマガは、開封率や開封履歴がわかるシステムであれば、追加で個別の連絡が必要かどうかもわかります。しっかり活用するためには、常に顧客データーベースの管理、メルマガの配信管理をしていることも重要です。実は、STEP12の定期的な情報発信網があれば、STEP1~11もスムーズに進みます。例えば、顧問先に「現状を教えてください」とアンケートをメルマガで配信することで、ヒアリングが効率化できます。顧客データベースの構築とアップデートは、必ず取り組んでください。 顧問先を支援するならまずは事務所改革を新型コロナの影響を受け、IT化推進を決意した先生も多いと思います。IT化を効率良く、高品質で進める近道は、「成功した人のやり方を真似ること」です。業務効率化のためのITツールは豊富にあるため、自分で勉強してから導入しようとすると、なかなか進みません。ですから、成功した人が使っているツールを取り入れて使ってみる。そして、詳しい人に聞きながら慣れていくのが一番です。IT化支援サービスを使うのもおすすめです。また、アンケートのなかで、「顧問先がオンライン面談に納得してくれるか」「既存の方法を変えることに不満を持つのではないか」という声がありました。しかし、成長している会社は、新しいツールや仕組みを上手に活用しています。これからリモートワークはさらに浸透していくでしょうから、「会社を伸ばすためには、こういったツールを取り入れることが必要です」と提案し、時代に合わせた変化を促すことが、顧問先の成長にもつながるのです。今後、新型コロナ以外にも、競合他社の出現や人材流出など、顧問先1社1社に異なる危機が訪れます。そのとき、顧問先にとって価値ある士業事務所とはどんな事務所なのか?価値あるサービスとは何なのか?もはや、資金調達や資金繰り改善は、顧問先にとって「当たり前」のサービスになっていくでしょう。それに加えて、より経営戦略に踏み込んだ提案や、今後を見据えたビジネスのヒントを与えてくれる士業事務所へのニーズが高まるはずです。そのニーズに応える体制は整っていますか?顧問先をしっかりサポートするためには、STEP1〜12を繰り返し、まずは士業事務所から変化することが重要です。今こそ、事務所のビジネスのあり方を見直すタイミングではないでしょうか。※月刊プロパートナー2020年6月号より抜粋いかがだったでしょうか?『月刊プロパートナー』2020年6月号ではリモートワークの導入やビジネスモデル見直し、顧問先への新サービスなど、withコロナで士業事務所をどう変えるか、詳しく解説しています。『月刊プロパートナー』のバックナンバーも読み放題のプレミアム会員 14日間無料体験ならその他様々な記事もお楽しみいただけます。ぜひご事務所の経営にお役立てください。▼月刊プロパートナーバックナンバー読み放題はこちらから▼ 2020.12.24
  • 士業事務所の育成あるあるお悩み相談室②

    10名以上規模の事務所に成長すると、頭を悩ませることの多くなる職員の教育・研修問題。そこで、実際に寄せられたお悩みをコンサルタントがご紹介・解説します。 新入職員研修後にレポートを提出してもらっているが、そのレポートを書く業務で残業になっている人がいる。このやり方は間違っていますか?統一的なフォーマットを使用。具体的に書く内容を指示しても可「研修を受けて学んだことを自由に書け」という指示をしていませんか?こういったレポートは作成に時間がかかるうえ、個人の感想や意見も入ってしまうため、効果的ではありません。研修内容の習熟度や理解度チェック、実務で使えるレベルであるかの把握であれば、より具体的にレポートを書く指示をするのがベター。 コロナ禍で新入職員研修をほとんどオンラインに切り替えることになりました。オンラインでもしっかり身につくやり方を教えてください。研修後のアフターフォローと理解度把握が重要基本的にはオフラインと変わりませんが、研修後に理解度チェックのためのレポートやテストでアフターフォローをしたり、個別面談での理解度把握が重要です。また、回線の不具合で聴き取れないこともあるので、研修のレジュメ資料をしっかりつくり込んでおき、当日の意見交換がスムーズにいくよう、自分の意見をまとめておくと良いでしょう。 基礎研修はもちろん、一つひとつの研修がしっかり身についているかをチェックするにはテストしか方法はない?理解度チェックのテストやOJTを通じて役割を持たせる基本的には理解度チェックのテストや、OJTを通じて役割を徐々に持たせていくことで、インプットからアウトプットができているかどうか、現場で把握することがほとんどです。実際どのくらい身になっているのか、明確に判断する具体的な基準があれば、判断する上司にバラつきが出てしまう心配もありません。研修した内容が実際身についているか上司が判断できる明確なルールを設定しましょう。 新入職員を公平に判断する「研修制度を策定したのはいいけれど、その研修がちゃんと身についているか、評価できる基準がないので、判断できない」と言った質問を受けることがあります。せっかく研修の制度を策定しても、職員がどのくらい習得できたかを評価する上司の判断にバラつきがあっては、職員の不信感やモチベーション低下を招きかねません。研修制度を策定したら、合わせて職員が技術や知識をどのレベルでどれだけ習得できている必要があるか、判断する評価基準のルールもつくりましょう。そして、それぞれ小テストを行う、ロープレを行うなど、具体的な行動に落とし込んでいくことも重要です。こうして、直属の上司が「このテストで80点を取れたから、知識を習得できた」と研修担当者に報告できる具体的な指針が出来れば、〝上司によって評価基準が異なる不公平〞と言った不満もなくなるはずです。 ※月刊プロパートナー2020年9月号より抜粋いかがだったでしょうか?『月刊プロパートナー』2020年9月号では士業事務所の新人育成術について研修制度がうまくいく3つのヒントを紹介しています。『月刊プロパートナー』のバックナンバーも読み放題のプレミアム会員 14日間無料体験ならその他様々な記事もお楽しみいただけます。ぜひご事務所の経営にお役立てください。▼月刊プロパートナーバックナンバー読み放題はこちらから▼ 2020.12.17
  • 士業事務所の育成あるあるお悩み相談室①

    10名以上規模の事務所に成長すると、頭を悩ませることの多くなる職員の教育・研修問題。そこで、実際に寄せられたお悩みをコンサルタントがご紹介・解説します。 学生気分が抜けていない新入職員にはどんな研修が必要ですか?マインド研修を行い、心構えや覚悟を教える!社会人としての心構えや覚悟などを教えるマインド研修を所長や上長とコミュニケーションを取りながら行うのがベストです。この研修のゴールは、自分が事務所で働いていくうえで変わらなければいけない点や目標についてしっかりコミットさせ、当事者意識と問題解決意識を高めることです。 新入職員全員が同じ研修を受けていても、理解度にバラつきが出てしまいますバラつきがあるのは当然。理解度チェックで個別フォローを新入職員といっても、これまでの経験や育った環境、本人の潜在能力でバラつきが生まれます。ですから、一斉に行う形式の研修では、研修後に個々の理解度チェックを行い、個別フォローすることが重要です。理解に時間のかかる社員には、何が理解できないのか、どこでつまづいたか、根気よく指導していきましょう。 そもそも研修のマニュアルが社内にないから、教える人によってバラつきが出てしまいますテーマごとにマニュアルを作成して対応指導担当によって研修内容や教え方に差が出ないよう、テーマごとにマニュアルを作成してみましょう。ほかにも、それぞれが使っている研修のレジュメをとりまとめて精査する研修委員を設置するなど工夫も必要です。また、わかりやすい研修にするためには、指導担当者に対する訓練も別途行うことも有効です。 社内研修と外部研修、どのくらいの比率で行うのが正解ですか?また、これだけは外部の方がいい、もしくは内部の方がいいという研修はありますか?企業文化に関わることは内部、コンテンツ購入できるものは外部一概に割合を出すのは難しいですが、事務所内部のリソースだけでは行えないものや、コンテンツとして購入できるものは外部を活用するのも一つの方法。特にオンラインで視聴できるものは業務の空き時間で見られるメリットがあります。一方、事務所独自の業務や考え方、企業文化に関わる研修は内部で行うのが理想です。 ※月刊プロパートナー2020年9月号より抜粋いかがだったでしょうか?『月刊プロパートナー』2020年9月号では士業事務所の新人育成術について研修制度がうまくいく3つのヒントを紹介しています。『月刊プロパートナー』のバックナンバーも読み放題のプレミアム会員 14日間無料体験ならその他様々な記事もお楽しみいただけます。ぜひご事務所の経営にお役立てください。▼月刊プロパートナーバックナンバー読み放題はこちらから▼ 2020.12.10
  • 【税理士替えたい110番】説明もなくなんでもかんでも経費に仕訳するので心配です!

    顧問先の不満の声から、契約解消を防ぐヒントを紹介。今回は、説明なく何でもかんでも経費に回してしまったために起きたトラブルです。 顧問先にきちんと説明して不安を解消してますか?5年前に一般社団法人を立ち上げて、働く子育て世代の支援の一環でセミナーやチャリティなどを開催する事業を夫婦で行っています。夫が理事長で私が代表を務める、職員5人の小さな規模の組織です。昨年まで依頼していた会計事務所が廃業してしまったので、今年に入ってから、別の事務所に顧問をお願いすることにしました。その先生とは、実は昔からの顔馴染み。地元が同じで夫婦でよく飲みにも行きました。気心が知れているのは良いのですが、少し気になる部分があって「知り合いに頼むんじゃなかったな……」と、契約したことを少し後悔しています。なので、契約を更新するか悩んでいるんです。その先生は、社用車として新しく購入した代金に加えて、夫の衣類、私の美容院代なども経費として計上できると言いました。「少しでも納税額が抑えられるなら……」と思って了承したのですが、それ以降、事前の相談もなく経費として何でも計上しているのです。本人は「大丈夫。任せてよ」というだけで、きちんと説明してくれません。また、説明してくれたとしても難しく、理解できずにいると、「だから任せてくれれば良いんだって」とこちらの不安を他所に取り合ってくれないのです。会計の知識がないため、前年度と比べて明らかに経費が高くなっている状態で申告したら、「税務署に目をつけられるんじゃないか」と、心配になっています。いくら気心が知れているとはいえ、説明もなく、私の理解も追いつかない状態で先走られる先生では、安心してお任せできなくて困っています。 お客様の声を吸い上げる仕組みをつくりましょう〝もともと知り合いだったから〟といった理由で契約したお客様は、気心が知れている分、顧問事務所に言い出せない不満を抱えている場合があります。そして、不満が噴出したときには、プライベートでの関係にまで亀裂が入ってしまったりと、トラブルに発展してしまう恐れもあります。知り合いとはいえ、サービス業だという感覚を常に持つことが大切です。定期的に悩みや、気になることはないか聞いてみたり、満足度調査アンケートを行う、事務所全体としてのお客様相談窓口を設けるなど、お客さんの声を吸い上げ・還元することのできる仕組みをつくることもポイントです。※月刊プロパートナー2020年9月号より抜粋いかがだったでしょうか?『月刊プロパートナー』2020年9月号では士業事務所の新人育成術について研修制度がうまくいく3つのヒントを紹介しています。『月刊プロパートナー』のバックナンバーも読み放題のプレミアム会員 14日間無料体験ならその他様々な記事もお楽しみいただけます。ぜひご事務所の経営にお役立てください。▼月刊プロパートナーバックナンバー読み放題はこちらから▼ 2020.12.03
  • 実践事務所に聞く!採用・教育・評価編

    顧問先の生産性はもちろん、職員の生産性も「見える化」に成功している御堂筋税理士法人。新人研修も習熟度や進捗を可視化しているツール活用とその効果について、同社の神﨑慧氏に聞きました。 隙間時間で的確なフィードバックができる!ツール導入で研修回数が4倍に!時間の有効活用が可能上司と部下の都合の良い時間帯を調整して、研修を行う流れは対面で行うためお互いの時間を確保しなければならず、突発的な業務が入ると研修日を再調整することも…時間を有効活用できて、研修が捗る仕組みを探してましょう。①ツール導入で学習機会が増加し知識が身につく! 研修のための時間調整も不要に。研修カリキュラムを細かく設定すると、内容の充実と時間管理が課題になりますがツールを導入し取り入れることで、時間を効率的に使えるようになります。いつでもフィードバックができ、習熟度を確認できるので、スキルの向上が確実です。クラウド・トレーニングツール「リフレクトル」は、時間の有効活用ができ、また、ロープレの効果を最大限に発揮することができます。②座学→実践→現場の研修サイクルが高速化し、習熟スピードアップツールによって上司のフィードバックも細やかになり、課題点が明確化してきます。例えば、会計用語を自分なりに理解して人に伝えられるか、基本的な対人コミュニケーションがとれるかを確認するお題を設定します。部下は1テーマ3~5分程度で回答する動画を撮影して、クラウドにアップします。動画撮影からアップまでは1時間以内で完了し、通知がくるため上司の見落としも防止できます。このように、インプットした知識を創出することで、スキルアップにも繋がります。③リモートワーク下でもカリキュラム通りに研修が可能に。座学の動画研修に加えて、ロープレ研修ツールを導入することで、研修スケジュールも通常通り遂行することができます。上司は動画を確認して評価するので、移動時間や自宅など、空き時間を有効利用できるのが大きなポイントです。 ※月刊プロパートナー2020年8月号より抜粋いかがだったでしょうか?『月刊プロパートナー』2020年8月号では本当にいい仕事ツール100や、はじめてでもできるオンラインセミナー必勝法、田舎で伸びる士業事務所の作り方などを紹介しています。『月刊プロパートナー』のバックナンバーも読み放題のプレミアム会員 14日間無料体験ならその他様々な記事もお楽しみいただけます。ぜひご事務所の経営にお役立てください。▼月刊プロパートナーバックナンバー読み放題はこちらから▼ 2020.11.26
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